Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Voorbeeld: hotelkosten automatisch specificeren

Voorbeeld: hotelkosten automatisch specificeren

In dit voorbeeld ziet u één manier om een onkostenitem te configureren, zodat hotelkosten op onkostendeclaratieregels automatisch worden gespecificeerd.
Uw begunstigden van onkosten gebruiken regelmatig onkostencreditcards om hotelkosten te betalen. Tijdens een hotelverblijf van twee nachten gebruikt uw werknemer de creditcard voor:
  • Deze eenmalige kosten:
    • Parkeren voor 1 nacht.
    • 3 maaltijden.
  • Deze terugkerende dagelijkse kosten:
    • Kamerprijs.
    • Kamerbelasting.
U wilt een hotelonkostenitem configureren dat begunstigden kunnen gebruiken om de betalingen op onkostendeclaratieregels te specificeren.
  1. Open de taak
    'Onkostenitem maken
     '.
  2. Geef in de sectie
    Overzicht
     de volgende waarden op:
    Optie
    Omschrijving
    Itemnaam
    Hotel
    Uitgavecategorie
    Selecteer.
  3. Selecteer de volgende opties in de sectie
    Verwerking
     :
    Werkelijk bedrag
     uit de subsectie
    'Type bedrag onkostenitem'
     .
    Geen van de bovenstaande items
     in de subsectie
    'Berekening onkostenitem'
     .
  4. Voeg in het raster
    met kenmerken van onkostenitems
     de volgende waarden toe:
    Kenmerken
    Onkostendeclaratie: weergeven voor gebruiker
    Onkostendeclaratie: vereist
    Aankomstdatum
    Selecteer.
    Selecteer.
    Vertrekdatum
    Selecteer.
    Selecteer.
  5. Op het tabblad
    Specificatietoewijzing
     :
    1. Schakel de volgende selectievakjes in:
      • Hotelkosten
      • Specificatie automatisch invullen voor creditcardtransactiegegevens niveau 3
    2. Geef de volgende waarden op in het specificatieraster:
      Onkostenitem
      Onkosten specificeren op basis van
      Vereist
      Kamerprijs
      Specificatieregel altijd genereren
      Productcode
      Maaltijden
      Kostenoverzicht
      Laat dit veld leeg.
      Laat dit veld leeg.
      Laat dit veld leeg.
      MasterCard - restaurantkosten (L-1101)
      Parkeren
      Kostenoverzicht
      Laat dit veld leeg.
      Laat dit veld leeg.
      Laat dit veld leeg.
      MasterCard - parkeerkosten (L-1110)
      Kamerprijs en belasting
      Periodieke kosten per dag
      Selecteer.
      Selecteer.
      Dit selectievakje wordt automatisch ingeschakeld wanneer u het selectievakje
      'Vereist'
       inschakelt.
      MasterCard - kamerprijs (L-1000)
      MasterCard - ruimtebelasting (L-1020)
  6. Klik op
    OK
    .
  7. Configureer de beveiliging voor uw onkostenitem.
Hotelkosten worden automatisch gespecificeerd wanneer begunstigden van onkosten:
  • Maak een onkostendeclaratie.
  • Creditcardtransacties hebben die gegevens van niveau 3 bevatten die u hebt toegewezen aan het onkostenitem Hotel.
In de onkostendeclaratie wordt een sectie
Specificatie
 weergegeven met een subsectie
Dagelijkse onkosten
 met details over terugkerende dagelijkse kosten. We geven ook een overzicht van de kosten weer in een afzonderlijke subsectie onder de sectie
Specificatie
 .
Als u gegevens voor automatisch gespecificeerde hotelonkostenitems wilt beoordelen, maakt u aangepaste rapporten en neemt u de volgende rapportvelden op uit het bedrijfsobject 'Onkostendeclaratieregels en -specificaties':
  • Specificatie omvat regels die automatisch zijn gemaakt op basis van transactiegegevens van niveau 3
  • Automatisch gemaakt op basis van transactiegegevens niveau 3
Een hoteltransactie wordt niet automatisch opnieuw gespecificeerd wanneer een gebruiker de details van het onkostenitem van automatisch gespecificeerde hotelonkosten handmatig wijzigt. Als u de automatische specificatie van hotels opnieuw wilt starten, verwijdert u de bestaande onkostendeclaratieregel en voegt u de creditcardtransactie opnieuw toe aan de onkostendeclaratie.
Hotelonkosten worden niet automatisch gespecificeerd wanneer u handmatig een onkostenitem toevoegt. We raden u aan de toewijzing van standaardcodes voor onkostenitems of retailers in te stellen.