Overwegingen bij instellen: aaneengesloten volgnummers

Administrator Guide

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van aaneengesloten volgnummers op facturen. Het volgende wordt uitgelegd:

Redenen om deze functionaliteit in te stellen.

De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.

Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.

Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.

Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.

Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

Met aaneengesloten volgnummers kunt u opeenvolgende aaneengesloten factuurnummers maken en toewijzen in een of meer grootboekjaren of grootboekperioden voor een bedrijf. Dit nummer wordt zowel op klant- als leveranciersfacturen weergegeven in plaats van het standaardfactuurnummer. U kunt de getallen op volgorde zetten:

Goedkeuringsdatum van een klantfactuur.

Boekingsdatum van een leveranciersfactuur.

Boekingsdatum.

Wanneer u de functionaliteit inschakelt, wordt een volgnummergenerator gemaakt. U kunt de volgnummergenerator configureren om:

Stel elke grootboekperiode, grootboekjaar of kalenderjaar opnieuw in zodat ze matchen met de boekingsperiode van een bepaald factuurtype.

Definieer het volgnummer van de factuurnummers.

Belangrijkste voordelen

Aaneengesloten volgnummers gebruiken:

Verbetert de zichtbaarheid van uw transactiedetails en vermindert audits.

Helpt u te voldoen aan de rapportagevereisten van de lokale belastingdienst.

Hiermee kunt u voldoen aan de wettelijke factureringsvereisten.

Gebruiksscenario's

Uw bedrijf factureert in een land waarvoor een aaneengesloten volgnummer op facturen is vereist.

Wanneer er een audit van uw bedrijf is, kunnen auditors een willekeurig factuurnummer selecteren om te testen en dat nummer niet vinden, wat zorgen veroorzaakt. Ze hebben dan aanvullend bewijs nodig om aan te tonen dat de factuur echt niet bestaat.

Belangrijke vragen

Vragen	Overwegingen
Wanneer wilt u aaneengesloten getallen aan uw facturen toewijzen?	Workday maakt aaneengesloten volgnummergeneratoren na het begin van een nieuwe periode of een boekjaar wanneer er geen volgnummergeneratoren voor een bedrijf aanwezig zijn. Dit is van toepassing op zowel het primaire boekjaar als het alternatieve boekjaar wanneer aaneengesloten volgnummers zijn ingeschakeld. Als u een aaneengesloten volgnummergenerator wilt maken voor een alternatief boekingsschema, moet de begindatum van het alternatieve schema overeenkomen met de begindatum van een primaire grootboekperiode. De duur van een alternatief boekjaar moet worden gedekt door de bijbehorende primaire boekjaren.
Wanneer kunt u de regelconfiguratie of de levensduur van de volgnummergenerator wijzigen?	Wijzigingen zijn alleen van toepassing op: Nieuwe volgnummergeneratoren in de volgende open periode. Ongebruikte generatoren in de bestaande open periode.
Wilt u regels voor automatische toepassing van het type betalingsspecificatie blijven gebruiken?	U kunt de regels voor automatische toepassing blijven gebruiken. Het type betalingsspecificatie heeft de mogelijkheid om te verwijzen naar een aaneengesloten factuurnummer , als dit bestaat.
Moet u datumbeperkingen op klantfacturen afdwingen?	Het aaneengesloten factuurnummer wordt in Workday aan klantfacturen toegewezen na goedkeuring van de factuur. Facturen kunnen niet in de juiste volgorde zijn op basis van of u factuurdatums of boekingsdatums die later zijn gebruikt. Als u wilt dat de aaneengesloten volgorde chronologisch is op een van deze datums, gebruikt u aangepaste validaties om de datums te beperken tot de huidige dag.

Aanbevelingen

U kunt de volgnummergeneratoren niet meer wijzigen als ze in gebruik zijn. Controleer eerst het patroon in uw sandbox om er zeker van te zijn dat de volgnummers overeenkomen met uw verwachtingen.

Gebruik dezelfde regel voor de volgnummergenerator als u de volgorde van elk factuurdocumenttype wilt gebruiken. Als u een afzonderlijke volgnummering voor elk factuurdocument wilt maken, maakt u verschillende regels.

Om te voorkomen dat er hiaten ontstaan, mag u een gesloten periode niet opnieuw openen wanneer u het aaneengesloten documentnummer wilt toepassen op nieuw goedgekeurde leveranciersfacturen en aanpassingen. Wanneer de boekingsdatum eerder is dan de boekingsdatum van het laatste document, kan de volgnummering een hiaat bevatten.

Om verwarring te voorkomen, geeft u de aaneengesloten factuurnummers een andere notatie dan de bestaande factuurnummers. U kunt uw bedrijfs- en landspecifieke volgnummerregels gebruiken om het patroon van aaneengesloten getallen te bepalen.

Om te voldoen aan de lokale wettelijke rapportagevereisten voor operationele transacties, kunt u uw bedrijven configureren om boekingen op de goedkeuringsdatum van de klantfactuur toe te staan.

Vereisten

Als u aaneengesloten volgnummergeneratoren wilt maken, schakelt u de functionaliteit in voor een gewenst bedrijf.

Geef de beginperiode voor aaneengesloten volgnummers op om te bepalen wanneer in Workday generatoren worden gemaakt.

Als u een aaneengesloten getal wilt hebben, moeten de klantfacturen de status 'Goedgekeurd' hebben. Voor leveranciersfacturen moet u de periode echter sluiten.

Configureer of selecteer een regel voor volgnummergeneratoren voor elke factuur, creditaanpassing, debetaanpassing en opnieuw factureren van de creditbedragen. Het aaneengesloten factuurnummer wordt op basis van deze regels toegewezen.

Als u het aaneengesloten factuurnummer in een factuur wilt opnemen, moet u uw aangepaste BIRT-indeling bijwerken omdat dit een afzonderlijk kenmerk is van het standaardfactuurnummer.

Beperkingen

Nadat in Workday een aaneengesloten volgnummer aan een factuur is toegewezen, kunt u de factuur niet meer annuleren of wijzigen. Gebruik in plaats daarvan factuuraanpassingen om wijzigingen aan te brengen.

Wanneer u een bestaande configuratieregel wijzigt, zijn de updates alleen van toepassing op nieuwe volgnummergeneratoren.

U kunt de volgnummergeneratoren alleen bewerken of vervangen als ze niet in gebruik zijn.

Nadat u de eerste factuur hebt gemaakt met behulp van aaneengesloten volgnummers voor een alternatief boekingsschema, kunt u niet meer teruggaan naar het gebruik van aaneengesloten volgnummers voor het primaire boekingsschema.

Tenantinstellingen

Geen invloed.

Beveiliging

Configureer deze beveiligingsdomeinen voor aaneengesloten volgnummers:

Domein	Overwegingen
Stel het domein Algemeen bedrijf in het functionele gebied Algemeen financieel beheer in.	Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen de functionaliteit voor aaneengesloten volgnummers inschakelen en regels voor de volgnummergenerator configureren.
Instellen: domein Belasting in het functionele gebied 'Common Financial Management'.	Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen regels voor het genereren van aaneengesloten volgnummers configureren voor goedgekeurde klant- of leveranciersfacturen op wettelijk factuurtype.
Domein Openbare rapportage-items .	Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen aangepaste rapporten maken om het factuurnummer of het aaneengesloten documentnummer weer te geven.

Bedrijfsprocessen

Als u een chronologisch aaneengesloten volgnummer op klantfacturen wilt configureren wanneer de factuurdocumentdatum niet de huidige datum is, kunt u aangepaste validaties toevoegen in de voorwaarden van uw bedrijfsprocesregel.

Rapportage

Als het aaneengesloten getal voorkomt in een bepaalde periode, kunt u alle bestaande standaardrapporten gebruiken om facturen met een aaneengesloten documentnummer voor een bedrijf bij te houden.

U kunt het aangepaste rapportveld '

Factuurdatum is in gesloten periode'

voor het bedrijfsobject Klantfactuurdocument
gebruiken in uw aangepaste validaties om een chronologisch aaneengesloten volgnummer op klantfacturen te configureren.

Integraties

U kunt deze webservices gebruiken voor aaneengesloten volgnummers:

Webservice	Overwegingen
Definities bedrijfs-ID ophalen Definities bedrijfs-ID plaatsen	Hiermee worden de vereiste ID's opgehaald om aaneengesloten volgnummers in te schakelen voor een bedrijf.
Klantfacturen ophalen Klantfactuuraanpassingen ophalen	Werk uw EIB-sjablonen voor deze webservices bij om aaneengesloten factuurnummers te ondersteunen.
Klantfactuur importeren	Hiermee kunt u klantfacturen met een aaneengesloten volgnummer toevoegen of bijwerken.
Klantfactuur verzenden Klantfactuuraanpassing verzenden	Hiermee kunt u klantfacturen en aanpassingen maken met een aaneengesloten volgnummer.

Wanneer u deze functionaliteit inschakelt, werkt u uw integratiesjablonen bij om het aaneengesloten factuurnummer te gebruiken in plaats van het standaardfactuurnummer.

Relaties en interacties

Wanneer u de aaneengesloten volgnummers voor een bedrijf inschakelt, wordt dit uitgebreid naar alle facturen en aanpassingen die afkomstig zijn van toezeggingen, factureringsschema's en factureerbare projecten.

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.