Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Regels voor generator volgnummers voor facturen configureren

Regels voor generator volgnummers voor facturen configureren

Beveiliging:
instellen: domein Bedrijf Algemeen
 in functioneel gebied Algemeen financieel beheer.
Als u wilt voldoen aan de internationale auditstandaarden, kunt u:
  • Definieer regels voor de volgnummergeneratoren, zodat in de gewenste indeling aaneengesloten volgnummers kunnen worden toegewezen aan factuurdocumenten.
  • Configureer afzonderlijke volgnummerregels voor elke factuur, factuuraanpassing en factuur voor opnieuw factureren.
  • Maak afzonderlijke regels voor wettelijke facturen in de sectie
    Regels voor volgnummergeneratoren
     .
Deze volgnummerregels bepalen het volgende:
  • Volgorde van de reeks.
  • Levensduur van elke volgnummergenerator.
  • Tijdsbestek waarin uw documenten worden gerangschikt in Workday.
Workday maakt aaneengesloten volgnummergeneratoren voor elk factuurdocumenttype wanneer u een periode voor het opgegeven bedrijf sluit en opnieuw opent. Als de periode al een actieve generator heeft, wordt er geen nieuwe generator gemaakt.
Nadat een volgnummergenerator een volgnummer aan een factuur heeft toegewezen, kunt u het volgende niet meer doen:
  • Schakel aaneengesloten volgnummers uit voor het bedrijf.
  • Wijzig de levensduur.
U kunt de opmaaktekenreeks echter wel bewerken.
  1. Open de taak
    Regelconfiguratie volgnummergenerator voor facturen maken
     .
  2. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Levensduur volgnummergenerator
    Selecteer een waarde om de duur voor de volgnummergenerator op te geven.
    • De volgnummergenerator wijst alleen aaneengesloten volgnummers toe aan facturen die zijn geboekt in de door u geselecteerde levensduur.
    • Het volgnummer wordt opnieuw ingesteld aan het begin van elke nieuwe periode of elk nieuw jaar.
    • In Workday wordt een nieuwe reeks gestart en gestopt op basis van de door u geselecteerde levensduur.
  3. Houd bij het invullen van de
    secties Standaardregel voor volgnummergenerator
     en
    Regelvoorwaarden voor volgnummergenerator
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Beginnummer volgnummer
    Voer een getal in waarmee u de reeks wilt beginnen. U kunt ook een getal invoeren dat in het verlengde ligt van een bestaande reeks uit een andere ID-generator.
    Volgnummerverhoging
    In Workday wordt de waarde automatisch ingesteld op 1, zodat de volgnummers ononderbroken worden weergegeven.
    Volgnummerlengte
    Voer een getal in om de lengte van de aaneengesloten volgnummerreeks op te geven. Bij het genereren van rapporten worden factuurvolgnummers in Workday op basis van deze configuratie gesorteerd.
    Voorbeeld: wanneer u een
    volgnummerlengte
     van
    3
    invoert, wordt in Workday het volgnummer weergegeven:
    • 1
       als
      001
      .
    • 321
       als
      321
      .
    Tekenreeks voor volgnummernotatie
    Voer aangepaste tekst en deze regels voor variabelen in om ervoor te zorgen dat er geen dubbele volgnummers worden gebruikt voor de levensduur van meerdere generatoren:
    • [aa]
      : alleen de laatste twee cijfers van het kalenderjaar worden ingevoegd.
    • [aaaa]
      : hiermee wordt het 4-cijferige kalenderjaar ingevoegd.
    • [A]
      : hiermee wordt een kalendermaand met één of twee cijfers ingevoegd.
    • [AA]
      : hiermee wordt een kalendermaand met twee cijfers ingevoegd.
    • [f]
      : hiermee wordt het volledige boekjaarnummer ingevoegd.
    • [ff]
      : hiermee wordt de naam van het boekjaar ingevoegd.
    • [pp]
      : hiermee wordt de naam van de boekingsperiode ingevoegd.
    • [seq]
      : hiermee wordt het volgende volgnummer ingevoegd.
    Neem
    [seq]
     op in de notatietekenreeks van een regelconfiguratie om het volgnummer in te vullen.
    Wanneer u
    Boekjaar
     selecteert als levensduur voor de volgnummergenerator, kan de notatietekenreeks het volgende bevatten:
    • [f]
    • [ff]
    Wanneer u
    Boekingsperiode
     selecteert als levensduur van de volgnummergenerator, kan de notatietekenreeks het volgende bevatten:
    • [f]
    • [ff]
    • [pp]
    Wettelijk factuurtype
    Selecteer een landspecifiek wettelijk factuurtype wanneer u factuurtypen gebruikt om uw facturen te categoriseren in overeenstemming met overheidsvereisten.
    In dit veld worden alleen opties weergegeven wanneer u een wettelijke factuur configureert voor het bedrijf in een specifiek land.
Workday maakt een aaneengesloten volgnummergenerator voor elk factuurdocumenttype, voor de opgegeven periode, voor een bepaald bedrijf.
U wilt een volgnummergenerator maken voor de boekingsperiode of het boekjaar mei 2019 en de kalendermaand of het kalenderjaar november 2019:
Standaardwaarden regel voor volgnummergenerator
Veld
Waarde
Beginnummer volgnummer
1
Volgnummerlengte
3
Tekenreeks voor volgnummernotatie voor een boekingsperiode
INV-[f]-[pp]-[seq]
Voorbeeld volgnummer:
INV-2019-05-001
Tekenreeks voor volgnummernotatie voor een boekjaar
INV-[f]-[seq]
Voorbeeld volgnummer:
INV-2019-001
Tekenreeks voor volgnummernotatie voor een kalenderjaar met twee cijfers
INV-[aa]-[seq]
Voorbeeld volgnummer:
INV-19-001
Tekenreeks voor volgnummernotatie voor een kalenderjaar met vier cijfers en een kalendermaand met twee cijfers
INV-[aaaa]-[AA]-[seq]
Voorbeeld volgnummer:
INV-2019-11-001