Werkstroommeldingen instellen voor e-mails over klantfacturen

Configureer deze bedrijfsprocessen en beveiligingsbeleidsregels in het functionele gebied Klantaccounts:

E-mailgebeurtenis voor klantfactuur

E-mailgebeurtenis geconsolideerde factuur

Zie:

Stappen: functionele gebieden en beveiligingsbeleidsregels inschakelen

Stappen: beveiligingsmachtigingen instellen

Als u facturen wilt beoordelen, goedkeuren en per e-mail naar klanten wilt verzenden, kunt u de werkstroommeldingen in het bedrijfsproces configureren. U kunt ook op segmenten gebaseerde beveiligingsgroepen maken, zodat alleen geautoriseerde gebruikers sjablonen kunnen maken of bewerken.

Met werkstroommeldingen kunt u het volgende definiëren:

E-mailsjablonen.

Tijden voor het activeren van de e-mailgebeurtenis.

Voorwaarden en regels voor e-mailen die aansluiten bij uw zakelijke behoeften.

Beveiligingsgroepen die toegang hebben tot deze taak.

E-mailopties en ontvangers.

E-mail- of sms-berichten.

Gedrag van bijlagen.

Hiermee opent u het rapport

'Bedrijfsprocesdefinitie voor bedrijfsobject'

Selecteer uw organisatie in de prompt

Bedrijfsobject

Klik op

Selecteer in de kolom

Bedrijfsprocesdefinitie

de optie E-mailgebeurtenis klantfactuur

Selecteer op het tabblad

Meldingen

de optie

Bedrijfsproces

Melding bewerken

in het menu met gerelateerde acties in de kolom

Melding

in het raster

Aangepaste meldingen

Als u deze optie niet ziet, maakt u een nieuwe aangepaste melding door te selecteren

Bedrijfsproces:

Melding toevoegen

in het menu met gerelateerde acties van de bedrijfsprocesdefinitie.

Klik op

Voltooi de taak '

Werkstroommelding bewerken

Optie	Omschrijving
E-mailsjabloon overschrijven	Selecteer de aangepaste e-mailsjabloon voor facturen waarmee de vormgeving en inhoud van uw e-mail worden gedefinieerd.
Activeringen	Selecteer de status of de tijd voor het starten van de gebeurtenis.
Voorwaarden en regels	U kunt regels configureren om te bepalen of en wanneer de melding moet worden verzonden.
Herhalen voor	Deze prompt wordt in Workday automatisch ingesteld op Te e-mailen klantfacturen . In sommige gevallen voorkomt Workday dat u uw facturen per e-mail kunt verzenden wanneer: Meer dan één klant in de afdrukrungroep. Een ongeldige configuratie voor herhalen. Zie Referentie: herhalingsinstances voor bedrijfsprocesgebeurtenissen voor klantdocumenten voor een lijst met geldige herhalingsinstances.
Voorwaarden en regels voor 'Herhalen voor'	U kunt voorwaarden configureren om de gerelateerde instances voor externe velden te filteren, waarbij alleen meldingen voor de gefilterde instances worden verzonden. Voorbeeld: u drukt klantfacturen af voor een bedrijf voor Global Modern Service (GMS) Noord-Amerika. U moet meerdere aangepaste e-mailconfiguraties gebruiken voor bedrijven onder de hiërarchie, zoals GMS US East, GMS US West, GMS Canada en GMS Mexico. U wijzigt de bedrijfsprocesdefinitie voor e-mailgebeurtenis klantfactuur voor de bedrijf in Noord-Amerika om aangepaste meldingen te maken met de regel voor herhalen bij voorwaarde op basis van een bedrijf in de afdrukrun en de e-mailconfiguratie op basis van de e-mailvoorkeuren van het bedrijf . Vervolgens gebruikt u de juiste e-mailconfiguratie voor ' Van postvak' , Van weergavenaam , en Beantwoorden aan in de afdrukrun.
Ontvangers	Selecteer een of meer ontvangers waarnaar u de e-mails wilt verzenden. U kunt aanvullende e-mailadressen opgeven in de sectie E-mailadressen . Workday verzendt e-mails naar de contactpersonen voor factureren die u definieert in het klantprofiel en naar alle e-mailadressen die u hier invoert.
Groepen	Selecteer een of meer beveiligingsgroepen die deze taak kunnen uitvoeren.
E-mailoptie	Selecteer: Standaard worden e-mails verzonden naar zowel het privé- als het werk-e-mailadres van een contactpersoon voor facturering. Eerst Werk en vervolgens Privé om eerst een melding naar het zakelijke e-mailadres te verzenden. Als u geen zakelijk e-mailadres instelt, maar ten minste één privé-e-mailadres hebt, wordt de melding naar het privé-e-mailadres verzonden. Alleen privé om één melding naar het privé-e-mailadres te verzenden. Als u geen privé-e-mailadres hebt gedefinieerd, wordt de melding niet verzonden. Als u meer dan één privé-e-mailadres hebt, verzendt Workday de e-mail naar het primaire privé-e-mailadres. Alleen werk om één melding naar het zakelijke e-mailadres te verzenden. Als u geen zakelijk e-mailadres hebt gedefinieerd, wordt de melding niet verzonden. Als u meerdere zakelijke e-mailadressen hebt, wordt de e-mail naar het primaire zakelijke e-mailadres verzonden.

Voltooi de sectie

Bijlage(n)

van de taak:

Bijlageoptie	Bijlagemarkering opgegeven voor factuur	Resultaat
Aan factuur gekoppelde bijlagen	N.v.t.	In Workday worden alle bijlagen opgenomen die aan de klantfactuur zijn gekoppeld in de e-mail en wordt de bijlage die u op de factuur opgeeft genegeerd. Selecteer deze optie als u uw facturen genereert met software van derden.
Bijlagen die niet aan klanten zijn verstrekt	N.v.t.	Workday biedt klanten geen directe bijlagen of bijlagen waarnaar wordt verwezen.
PDF voor afdrukrun voor bedrijfsprocesmeldingen	Aan klant opgegeven waarde is 'waar' Afdrukken met factuur is 'waar'	Hiermee worden alle bijlagen in het PDF-bestand opgenomen wanneer u de factuur afdrukt.
Aan klanten verstrekte bijlagen, maar niet opgenomen in afdrukrun en PDF voor afdrukrun voor bedrijfsprocesmeldingen	Aan klant opgegeven waarde is 'waar' Afdrukken met factuur is onwaar	Hiermee worden alle facturen in één PDF-bestand afgedrukt en worden alle bijlagen afzonderlijk opgenomen in de e-mailmelding voor elke factuur.
Bijlagen die niet aan klanten zijn verstrekt en PDF voor afdrukrun voor bedrijfsprocesmeldingen	Aan klant opgegeven waarde is 'waar' Afdrukken met factuur is 'waar' Afdrukken met factuur is onwaar	Hiermee wordt een factuur afgedrukt en worden alleen de bijlagen in de resulterende PDF opgenomen waarvoor de markering ' Afdrukken met factuur' is ingeschakeld. De bijlagen waarvoor de markering niet is ingeschakeld, worden afzonderlijk verzonden in de e-mailmelding.
Bijlagen die niet aan klanten zijn verstrekt en PDF voor afdrukrun voor bedrijfsprocesmeldingen	Aan klant opgegeven waarde is onwaar Afdrukken met factuur is onwaar	Hiermee worden alle facturen in één PDF-bestand afgedrukt en worden bijlagen die voor interne doeleinden zijn gemarkeerd, afzonderlijk in de e-mailmelding opgenomen.

De uitvoer van de bijlage is afhankelijk van de markering die u opgeeft bij het toevoegen van een bijlage aan een factuur.

Klik op

Concept: bedrijfsprocessen

Concept: e-mailsjablonen

Referentie: herhalende instances voor bedrijfsprocesgebeurtenissen voor klantdocument

2025R1-functiereleaseopmerking: meldingen voor aangepaste bedrijfsprocessen voor klantdocumenten