Concept: levering klantdocumenten

Met Workday kunt u documenten afdrukken en aan uw klanten leveren wanneer u de leveringsmethoden, -typen en ontvangers configureert.

Leveringsmethoden en -typen

Workday ondersteunt de volgende documentleveringsmethoden die u kunt selecteren wanneer u leveringstypen maakt in de taak

'Typen documentleveringstypen onderhouden

E-mailadres

Integratie

E-mail

De bezorgmethode ' Post'
en 'E-mail'
wordt in Workday automatisch gekoppeld aan de bezorgingstypen ' Post'
en 'E-mail'
. U kunt deze standaardinstellingen niet wijzigen of deactiveren. De leveringsmethode Integratie
is alleen beschikbaar voor klantfacturen.

Documenttypen

Debiteurenspecialisten en incassanten kunnen ad-hoc- of geplande leveringen configureren voor de volgende typen documenten in het klantprofiel:

Incassobrief

Klantfactuur

Klantoverzicht:

Aanmaning

U kunt ervoor kiezen om deze documenten per post of e-mail te verzenden, afhankelijk van wat van toepassing is. U kunt klantfacturen ook koppelen aan externe integratiesystemen.

Het documenttype

'Klantfactuur'

omvat klantfactuuraanpassingen en geconsolideerde klantfacturen.

Primaire contactpersoon

Wanneer u contactgegevens van klanten toevoegt aan de profielgroep '

Contactgegevens

adressen en contactpersonen'

in het klantprofiel, kunt u een primaire contactpersoon instellen door het selectievakje

'Primair'

in te schakelen. U kunt slechts één primaire contactpersoon hebben.

Wanneer u een primair e-mailadres voor een klant selecteert, worden alle klantdocumenten automatisch naar het primaire e-mailadres verzonden, tenzij u:

Selecteer andere e-mailontvangers voor een specifiek document in de profielgroep

voor documentlevering

Laat een specifiek document weg in de prompt

'Gebruiken voor

' wanneer u e-mailcontactgegevens van klanten bewerkt, terwijl u handmatig andere typen documenten aan deze prompt toevoegt.

E-mailontvangers

Workday e-mailt klantdocumenten naar contactpersonen van klanten op basis van de optie die u selecteert in de prompt

'E-mailontvangers'

in de profielgroep '

Documentlevering voor

adressen en contactpersonen

' van het klantprofiel.

Als u klantdocumenten naar meerdere ontvangers wilt e-mailen, moet u klantcontactpersonen instellen in de profielgroep

Contactpersonen van klant

U kunt de volgende typen e-mailontvangers selecteren voor alle typen documenten:

Alle e-mailadressen van klantcontactpersonen

Alle bovenliggende e-mailadressen van contactpersonen van klanten

Alle e-mailadressen van contactpersonen voor betalende klant

Primair e-mailadres klant

Primair e-mailadres van bovenliggende klant

Primair e-mailadres van betalende klant

U kunt de volgende typen e-mailontvangers selecteren voor specifieke klantdocumenten:

Optie	Omschrijving
E-mailadressen van contactpersonen voor factuur op factuur E-mailadressen van contactpersoon voor factuur	Selecteer deze optie voor klantfacturen.
E-mailadressen van contactpersonen voor factuur op factuur E-mailadressen van contactpersonen voor inningsbrief	Selecteer deze optie voor inningsbrieven.
E-mailadressen van contactpersonen voor overzicht	Selecteer voor klantoverzichten.
E-mailadressen van contactpersonen voor aanmaning	Selecteer deze optie voor aanmaningen.

Reference: Email Recipients for Document Delivery