Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-03-08
Regels voor journaalvolgnummergenerator configureren

Regels voor journaalvolgnummergenerator configureren

  • Grootboeken maken. Stel grootboeken in voor de bedrijven waarvoor u journaalvolgnummering wilt gebruiken.
  • Beveiliging:
    instellen: domein Bedrijf Algemeen
     in functioneel gebied Algemeen financieel beheer.
U kunt nummers aan journalen toewijzen via journaalvolgorde, zodat u voldoet aan de internationale auditnormen. Workday wijst deze getallen toe op basis van regels die u configureert voor volgnummergeneratoren.
  1. Open de taak
    Regelconfiguratie volgnummergenerator voor journaal
     .
  2. Houd bij het invullen van de kop rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Volgnummer op
    Selecteer de volgnummermethode die u wilt gebruiken. Uw selectie bepaalt wanneer Workday uw journalen rangschikt en in welke volgorde.
    • Boekingsdatum
      : uw geboekte journalen worden gerangschikt op basis van de boekingsdatum. Workday start de volgnummering wanneer u uw grootboekperiode sluit. Workday volgt een grootboekperiode alleen opnieuw als u wijzigingen aanbrengt nadat u de periode opnieuw hebt geopend, bijvoorbeeld wanneer u een grootboekperiode ongedaan maakt of annuleert.
    • Boekingsdatum
      : de volgorde van uw geboekte journalen op basis van de boekingsdatum. Workday wijst een volgnummer toe wanneer u uw journaal boekt.
    Levensduur volgnummergenerator
    Selecteer de tijdsperiode die Workday moet gebruiken voor journaalvolgnummers.
    Met Doorlopend
     kan Workday een doorlopende journaalvolgnummering bieden. Doorlopende volgnummers gebruiken dezelfde generator voor volgnummers en notatietekenreeksen voor meerdere grootboekjaren.
    Voor
    Grootboekperiode
     en
    Grootboekjaar
    start Workday de reeks opnieuw aan het einde van de levensduur van de reeksgenerator.
    Nadat een volgnummergenerator een volgnummer aan een journaal heeft toegewezen, kunt u het volgende niet meer doen:
    • Schakel de journaalvolgnummering uit voor het bedrijf.
    • Wijzig de opties voor de volgnummerconfiguratie. U kunt de opmaaktekenreeksen nog steeds bewerken.
    U kunt de generator van de volgnummer-ID's voor toekomstige jaren alleen wijzigen als:
    • Er zijn geen geboekte journalen.
    • Perioden hebben niet de status '
      Openstaand'
       .
    Boek
    Laat de prompt
    Boeken
     leeg om de volgnummerregels toe te passen op alle journalen in het bedrijf. Selecteer een boek in de prompt om de volgnummerregels toe te passen op alle journalen met boekcodes in het geselecteerde boek.
  3. Houd bij het invullen van de sectie
    Standaardregel voor volgnummergenerator
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Transactietype
    Alle operationele en boekhoudkundige journalen worden in Workday ingevuld. U kunt
    Regelvoorwaarden volgnummergenerator
     invoeren om unieke tekenreeksen voor volgnummernotatie te configureren voor specifieke transactietypen.
    Journaalgroepscode
    (Optioneel) Selecteer een journaalvolgnummergroep die u hebt gemaakt voor de taak
    Journaalvolgnummergroepen onderhouden
     .
    U kunt journaalvolgnummergroepen gebruiken om journalen eenvoudiger te ordenen en erover te rapporteren.
    Beginnummer volgnummers
    Voer het getal in waarmee u de volgnummering wilt beginnen. Gebruik dit veld als u een ander systeem voor het genereren van ID's hebt gebruikt en wilt doorgaan op het punt waar de ID is geëindigd.
    Opvulling volgnummers
    Voer het minimum aantal cijfers in dat u in journaalvolgnummers wilt gebruiken. U kunt opvulling gebruiken om Workday te helpen bij het sorteren van journaalreeksen wanneer u rapporten genereert.
    Voorbeeld: wanneer u de waarde voor
    Volgnummeropvulling
    3
    invoert:
    • Volgnummer
      1
       wordt weergegeven als
      001
      .
    • Volgnummer
      4321
       wordt weergegeven zoals het is.
    • De getallen
      1
      ,
      2
      en
      10
       worden in Workday gesorteerd als
      01
      ,
      02
      ,
      10
       in plaats van
      1
      ,
      10
      ,
      2
      .
    Tekenreeks voor volgnummernotatie
    Voer de tekst in die Workday in het volgnummer moet opnemen. U kunt ook deze constante patronen tussen haakjes invoeren om ervoor te zorgen dat Workday automatisch tekst invoegt:
    • [f]
       voegt het nummer van het boekjaar in.
    • [ff]
       voegt de naam van het boekjaar in.
    • [pp]
       voegt de naam van de boekingsperiode in.
    • [seq]
       voegt het volgende volgnummer in.
    Neem
    [seq]
     op in de notatietekenreeks voor elke configuratie.
    Wanneer u
    Grootboekjaar
     selecteert als levensduur van de volgnummergenerator, kan de notatietekenreeks het volgende bevatten:
    • [f]
    • [ff]
    Wanneer u
    Grootboekperiode
     selecteert als levensduur van de volgnummergenerator, kan de notatietekenreeks het volgende bevatten:
    • [f]
    • [ff]
    • [pp]
    Wanneer u
    Doorlopend
     selecteert als levensduur van de reeksgenerator, kan de notatietekenreeks alleen
    [seq]
    bevatten.
    U kunt reeksopmaaktekenreeksen configureren om ervoor te zorgen dat Workday geen volgnummers dupliceert gedurende de levensduur van meerdere generatoren.
    Voorbeeld: u stelt de levensduur van de volgnummergenerator in op
    Grootboekperiode
     en voert de volgordenotatietekenreeks
    JRNL-[f]-[pp]-[seq]
    in. Door de periodenaam op te nemen, voorkomt u dubbele volgnummers, zoals twee journalen met het nummer
    JRNL-2019-1
    .
  4. (Optioneel) Voer de voorwaarderegels in waarmee de standaardregel voor het genereren van reeks-ID's wordt verfijnd. Houd bij het invullen van de sectie
    Regelvoorwaarden volgnummergenerator
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Transactietype
    Als u meer dan één operationele transactie selecteert voor de regelvoorwaarde, genereert Workday één ID-generator voor meerdere transactiebronnen.
    Boekingsjournaalbron
    Wordt weergegeven wanneer u
    Boekingsjournaal
     selecteert als
    Transactietype
    . Laat dit veld leeg om alle boekingsjournaalbronnen te selecteren.
    Als u transactietypen en een boekingsjournaal selecteert voor dezelfde regel, gebruikt Workday alle boekingsjournaalbronnen.
    Beginnummer volgnummers
    Volgnummerverhoging
    Opvulling volgnummers
    Tekenreeks voor volgnummernotatie
    Verfijn de
    standaardregel voor volgnummergenerator
     voor elke voorwaarderegel.
    Voorbeeld: als u wilt dat Workday een andere volgnummergenerator-ID gebruikt voor klantfacturen, moet u:
    • Voer een voorwaarderegel in met een
      tekenreeks voor de volgnummernotatie
       die het voorvoegsel
      CustInv
       gebruikt voor leveranciersfacturen.
    • Voer een
      volgnummer
       van
      300
       in voor klantfacturen.
U kunt journaalvolgnummers nu inschakelen voor een bedrijf, zodat u journaalvolgnummers kunt maken.
U kunt uw regelconfiguratie bewerken om voorwaarden toe te voegen of te verwijderen.
In dit voorbeeld ziet u hoe u de taak
Regelconfiguratie volgnummergenerator voor journaal
 kunt configureren. Voor de grootboekperiode 2015-apr:
Standaardwaarden voor volgnummergeneratorregels
Veld
Waarde
Beginnummer volgnummers
1
Opvulling volgnummers
4
Tekenreeks voor volgnummernotatie
[f]-[pp]-[seq]
Voorwaarden regel volgnummergenerator
Veld
Waarde
Transactietype
Leveranciersfactuur
Journaalgroepscode
SUPINV
Beginnummer volgnummers
1
Opvulling volgnummers
3
Tekenreeks voor volgnummernotatie
[f]-[pp]-[seq]
Selecteer
Regelconfiguratie journaalvolgnummergenerator
kopiëren
 in het gerelateerde actiemenu van de regelconfiguratie van de journaalvolgordegenerator om de regels toe te passen op andere grootboeken. Om dubbele journaalvolgnummers te voorkomen, raadt Workday aan om de gekopieerde configuratie van de volgnummergeneratorregel te wijzigen voordat u deze op andere grootboeken toepast. Voorbeeld: als u de regel van een primair grootboek wilt toepassen op een alternatief grootboek, voegt u de valutacode van het alternatieve grootboek toe aan de reeksreeksconfiguratie.