Aandachtspunten bij de configuratie: directe intercompany activiteiten
Dit onderwerp bevat informatie die van pas kan komen als u de configuratie en het gebruik van directe intercompany activiteiten planning . Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Direct intercompany is een structuur voor financiële boekhouding die transacties tussen verschillende entiteiten binnen een organisatie mogelijk maakt.
De functionaliteit voor direct intercompany genereert automatisch:
- Leveranciersfacturen van klanten.
- Intercompany ontvangsten om klant af te rekenen wanneer u leverancier afrekent.
Belangrijkste voordelen
Wanneer u uw tenant instelt om directe intercompany activiteiten vast te leggen, kan uw organisatie deze activiteiten automatisch genereren met een andere entiteit:
- Schulden
- Crediteuren
- Debiteuren
Gebruiksscenario's
Gebruik directe intercompany transacties wanneer brondocumenten moeten voldoen aan wettelijke of statutaire vereisten. Voorbeelden: u voert transacties in voor een bedrijf in een ander land of waar er belastingrapportagevereisten zijn.
Gebruik direct intercompany om:
- Leg boekingstransacties vast die plaatsvinden tussen ten minste twee dochtermaatschappij of multinationals binnen uw organisatie.
- goederen of services kopen bij een ander bedrijf binnen uw organisatie.
Gebruik direct intercompany om transacties vast te leggen voor activiteiten zoals:
- Klantfacturen.
- factuur .
- Leveranciersfacturen.
- factuur .
- Intercompany betaling.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hoe wilt u om te gaan met dochtermaatschappij of multinationals? | Als u dochtermaatschappij of filialen van multinationals hebt die transacties met elkaar uitvoeren, kunt u intercompany profielen configureren. Met intercompany profielen kunt u deze intercompany transacties vastleggen en verwerken. |
Moet u brondocumenten opgeven voor wettelijke vereisten? | Voor transacties namens u worden geen brondocumenten gegenereerd. Voordat u intercompany transacties configureert, moet u overwegen of u directe intercompany moet instellen. |
Wat voor soort transacties voeren uw dochtermaatschappij normaal gesproken met elkaar uit? | De transacties die bedrijven binnen een organisatie met elkaar uitvoeren, bepalen of u Workday moet structureren voor direct of namens intercompany transacties.
Als u transacties moet weergeven waarbij de bedrijven zaken doen, zoals een leverancier en een klant, configureert u direct intercompany. Wanneer een bedrijf de betalingen en facturen verwerkt in plaats van het bedrijf dat de goederen en services aan klanten levert, configureert u namens de intercompany. Als beide intercompany relaties op u van toepassing zijn, configureert u beide. |
Hoe gebruiken uw bedrijven uw rekeningsets? | U kunt alleen een intercompany relatie tussen twee bedrijven maken als deze bedrijven dezelfde rekeningset gebruiken: . Voordat u uw intercompany profielen configureert, moet u ervoor zorgen dat de bedrijven de juiste rekeningsets gebruiken. |
Hoe worden uw intercompany transacties verwerkt en afgerekend? | Als u uw intercompany transacties wilt afrekenen, moet u deze opties configureren in de taak 'Intercompany profiel bedrijf bewerken ':
Als u intercompany ontvangsten automatisch wilt vastleggen, schakelt u het selectievakje 'Intercompany ontvangsten vastleggen ' in.Als u ontvangsten niet automatisch vastlegt, moet u met de taak Intercompany ontvangsten vastleggen handmatig ontvangsten maken voor gebruik in uw afrekening . |
Hoe configureert u uw rol ? | Workday gebruikt de configuratie van het initiërend bedrijf om te bepalen wie de intercompany transactie kan bekijken (). Voorbeeld: het bedrijf dat de klantfactuur maakt, bepaalt de beveiligingsvereisten voor toegang tot en verwerking van de intercompany transactie.
Wanneer uw bedrijf optreedt als leverancier, gebruikt Workday in plaats daarvan de configuratie van de klant voor de oorspronkelijke transactie om te bepalen wie de intercompany transactie kan bekijken (). Overweeg om rol in uw bedrijfshiërarchie in te stellen om te voldoen aan uw beveiligingsvereisten als gebruikers toegang moeten hebben tot beide zijden van de intercompany transactie. |
Hebt u bedrijf of kostenplaats ingeschakeld? | Zorg ervoor dat er geen problemen zijn met de combinaties wanneer u transacties tussen de bedrijven invoert. Zorg er ook voor dat worktags van het ene bedrijf naar het andere bedrijf stromen.
Als er enkele kostenplaatsen zijn aan de kant van de klant , maar niet aan de kant van de leverancier , kunt u de stap Beoordelen in de leveranciersfactuur inschakelen om het probleem te identificeren en te corrigeren. |
Hoeveel verkoop- en inkoopitems gebruikt u bij het toewijzen van opbrengst- en uitgavecategorieën? | Houd rekening met het volgende:
|
Hebt u meerdere intercompany uitgavecategorieën toegewezen aan één intercompany opbrengstcategorie of zijn er meerdere opbrengstcategorieën aan één uitgavecategorie toegewezen? | Voer een van de volgende acties uit:
Breid het aantal intercompany opbrengstcategorieën of uitgavecategorieën uit om een één-op-één-relatie te maken. Maak meerdere verkoopitems die zijn toegewezen aan de intercompany opbrengstcategorie''. Wijs vervolgens elk van de verkoopitems toe aan een inkoopitem in een één-op-één-relatie. Elk inkoopitem wordt vervolgens toegewezen aan de juiste uitgavecategorie. |
Aanbevelingen
Functionaliteit | Overwegingen |
|---|---|
Rekeningboekingsregels | Configureer afzonderlijke rekeningboekingsregels voor intercompany crediteuren en intercompany debiteuren als u intercompany transacties wilt afrekenen. Met afzonderlijke boekingsregels kan Workday de crediteuren en debiteuren maken die nodig zijn om het afrekening uit te voeren.
Als u zowel de intercompany direct als de namens de klant configureert, kunt u overwegen een intercompany dimensie 'Direct' te configureren voor zowel de rekeningboekingsregels voor 'Intercompany crediteuren' als 'Intercompany debiteuren' . Als u de dimensie toevoegt, kunt u de rekeningboekingsregels die u gebruikt voor namens u gebruikte en directe intercompany transacties splitsen.Afhankelijk van de transactietypen die u gebruikt, moet u ook aanvullende rekeningboekingsregels configureren. Veelvoorkomende boekingsregels zijn:
Als u geen intercompany transacties naar de kas wilt boeken, kunt u in plaats daarvan een tijdelijke bankrekening configureren om de kosten vast te leggen. Overweeg om de tijdelijke bankrekening te configureren als u afrekening wilt omleiden van de pseudorekening naar een andere grootboekrekening (). |
Boekingsschema's | Gebruik een gedeeld boekingsschema voor bedrijven die zijn geconfigureerd voor intercompany transacties. Het gedeelde boekingsschema kan een alternatief of primair schema zijn.
Als u een boekingsschema deelt, bestaat er minder potentieel op het maken van foutieve transacties die u moet elimineren met behulp van een consolidatie van. |
Worktags voor gekoppelde intercompany eenheden | Schakel worktags voor gekoppelde intercompany eenheid eenheden in op klant en leverancier om te bepalen welke bedrijven verschuldigd zijn aan en verschuldigd zijn van bedrijven in intercompany transacties. Door deze worktags te identificeren, kunnen Workday in geconsolideerde financiële overzichten worden geëlimineerd.
Workday raadt u ook aan uw rekeningboekingsregels zo te configureren dat de juiste worktags van gekoppelde intercompany eenheid eenheden als resulterende worktags worden gebruikt. Zorg ervoor dat uw configuratie er niet resultaat dat een bedrijf intercompany transacties met zichzelf maakt. |
Direct intercompany automatiseren | Automatiseer delen van de factuur voor directe intercompany transacties.
U kunt het bedrijfsproces Klantfactuurgebeurtenis configureren om na goedkeuring van het bedrijfsproces automatisch leverancier te genereren op basis van klant .U kunt het automatisch toevoegen van deze factuur ook inschakelen wanneer u uw klant en leverancier configureert in de taak Bedrijven onderhouden als klanten of leveranciers . Het automatisch toevoegen van factuur vermindert handmatige invoer en verbetert de documentatie.Wanneer u delen van de factuur automatiseert, voegt u de stap Leveranciersfactuur beoordelen toe aan uw bedrijfsprocesLeveranciersfactuurgebeurtenis . Met de beoordelingsstap kunt u controleren of de automatische verwerking juist is. |
Aangepaste validaties | Maak aangepaste validaties om het maken en verwerken van directe intercompany transacties te begeleiden. Enkele validaties die we aanbevelen:
|
Vereisten
Voordat u intercompany transacties kunt maken, moet u:
- Maak intercompany profielen voor al uw gekoppelde intercompany eenheden in de taakIntercompany profielen bedrijf bewerken.
- Configureer rekeningboekingsregels voor intercompany crediteuren en intercompany debiteuren.
- Maak klanten en leveranciers op basis van de bedrijven in uw organisatie.
Deze klanten en leveranciers moeten de intercompany relaties binnen uw organisatie weerspiegelen voor het starten en verwerken van directe intercompany transacties. Eén-op-één-toewijzing configureren voor:
- Inkoopitems naar verkoopitems.
- Opbrengst- en uitgavecategorieën.
U kunt alleen toegewezen configuraties (opbrengstcategorieën aan uitgavecategorieën of verkoopitems aan inkoopitems) selecteren in een intercompany transactie.
Beperkingen
Voordat u directe intercompany '' configureert, moet u er rekening mee houden dat aanpassingen voor directe intercompany facturen alleen automatisch kunnen worden verwerkt.
U kunt niet handmatig een leveranciersfactuuraanpassing maken voor een klantfactuuraanpassing ''.
Tenantinstellingen
Geen invloed. De intercompany configuraties voor de taak
'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
' zijn specifiek van toepassing op namens of intercompany.Beveiliging
Als u intercompany activiteiten voor een ander bedrijf wilt maken, moet u beveiligingsrollen voor de activiteit configureren voor het andere bedrijf. Voorbeeld: als u bij bedrijf A werkt en een intercompany activiteit voor bedrijf B wilt maken, moet u een rol hebben waarmee u de activiteit ook voor bedrijf B kunt maken.
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Set Up: Company Accounting in het functionele gebied 'Common Financial Management'. | Stel intercompany profielen in. U hebt intercompany profielen nodig om intercompany transacties te maken. |
Set Up: Accounting Rules in het functionele gebied 'Common Financial Management'. | Stel rekeningboekingsregels in. U hebt afzonderlijke rekeningboekingsregels nodig voor uw intercompany crediteuren en debiteuren wanneer u intercompany saldi wilt afrekenen. |
Bedrijfsprocessen
Als u directe intercompany transacties wilt starten , configureert u de bedrijfsprocessen
Klantfactuurgebeurtenis
en Leveranciersfactuurgebeurtenis
. Hiermee kunt u directe intercompany transacties maken voor klant en leverancier . Voeg de service voor het maken van leveranciersfacturen of het maken van aanpassingen
toe aan het bedrijfsproces Gebeurtenis voor klantfactuur
als u automatisch leverancier wilt maken op basis van klant .Als uw bedrijf directe intercompany transacties moet verwerken en afrekenen, configureert u het bedrijfsproces
Afrekeningsrungebeurtenis
.Rapportage
Rapporten of dashboards | Overwegingen |
|---|---|
Niet-sluitende intercompany eenheden
| Identificeren en oplossen van intercompany problemen. |
Niet-sluitende intercompany eliminaties
| Gebruik dit rapport om het volgende af te stemmen:
Het rapport wordt standaard uitgevoerd voor alle eliminatieregels, maar u kunt selecteren of het voor een specifieke regel moet worden uitgevoerd. |
Intercompany crediteuren- en debiteurenafstemming
| Niet-sluitende bedragen zoeken en beoordelen op geboekte journaalregels in gekoppelde intercompany eenheid organisaties die aan het einde van de periode overblijven. Hiermee kunt u alle intercompany items voor elke gekoppelde intercompany eenheid identificeren en afstemmen, inclusief zowel gematchte als niet-gematchte transacties. |
Intercompany werkgebied
| intercompany activiteiten beoordelen, inclusief journaalregels in uitvoering, niet-vastgelegde ontvangsten en afrekening . Hiermee kunt u uitstaande bedragen zoeken die zijn verschuldigd aan of van een gekoppelde intercompany eenheid. |
Openstaande intercompany transacties
| Gedetailleerde informatie over openstaande intercompany transacties zoeken en beoordelen. |
Integraties
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Rekeningboekingsregelsets ophalen
| Hiermee wordt gedetailleerde informatie over geconfigureerde rekeningboekingsregel opgehaald. |
Intercompany profielen ophalen
| Hiermee wordt gedetailleerde informatie over geconfigureerde intercompany profielen opgehaald. Hiermee kunt u gedetailleerde informatie over meerdere intercompany profielen weergeven. |
Rekeningboekingsregelset plaatsen
| Maakt of configureert rekeningboekingsregel . Hiermee kunt u meerdere rekeningboekingsregel tegelijk instellen. |
Intercompany profiel invoeren
| Hiermee worden intercompany profielen gemaakt. Hiermee kunt u veel intercompany profielen tegelijk instellen. |
Relaties en interacties
U kunt direct intercompany gebruiken met klant en leverancier in Workday. Met 'Intercompany' wordt de bestaande functionaliteit uitgebreid doordat u activiteiten voor de rekeningen van andere bedrijven kunt genereren. Het intercompany profiel dat u configureert, maakt veel intercompany activiteiten in Workday mogelijk.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit naar Workday Community.