Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-12-27
Batchjournalen Accounting Center goedkeuren

Batchjournalen Accounting Center goedkeuren

Indien nodig kunt u één of meerdere beoordelingsstappen configureren in het bedrijfsproces 'Samenvattingsgebeurtenis Accounting Center'. Als u een beoordelingsstap configureert, kunt u overzichtsjournalen voor Accounting Center goedkeuren of weigeren voordat ze in het grootboek voor batchtypen voor de primaire bron worden geboekt.
U configureert de beoordelingsstappen na de primaire procesbatch/taak voor Accounting Center-samenvatting en vóór de batch/taak voor samenvatting en synchronisatie van Accounting Center.
U hoeft de Accounting Center-samenvatting en voltooiingsbatch/-taak synchroniseren niet te configureren als u geen beoordelingsstappen toevoegt.
  1. (Optioneel) Voeg de beveiligingsgroep Rollen - bronsysteem toe aan het beveiligingsbeleid
    voor samenvattingsgebeurtenis Accounting Center
    .
    Wanneer u een gebruiker toegang verleent tot een bedrijfsproces via een beperkte op rollen gebaseerde beveiligingsgroep, beperkt Workday de toegang tot elke boekingsbron op basis van de gebruikersrol.
  2. Hiermee kunt u het bedrijfsproces
    'Samenvattingsgebeurtenis Accounting Center (standaarddefinitie)'
     openen.
  3. Selecteer in de gerelateerde acties van de bedrijfsprocesdefinitie de optie
    Bedrijfsproces
    Definitie bewerken
    .
  4. Selecteer bij
    Ingangsdatum
    de datum van vandaag.
  5. Klik op
    OK
    .
  6. Klik op
    Rij toevoegen
    .
  7. Houd bij het voltooien van de bedrijfsprocesstappen rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Veld
    Waarde
    Volgorde
    Zorg ervoor dat de volgorde voor de nieuwe rij na de stap van de primaire procesbatch/taak voor samenvatting Accounting Center komt. Voorbeeld: c.
    Type
    Actie
    Opgeven
    Samenvattingsrun Accounting Center beoordelen
    Groep
    Selecteer een op gebruikers gebaseerde beveiligingsgroep die Accounting Center-samenvattingsruns mag beoordelen op basis van het bedrijfsprocesbeveiligingsbeleid voor Accounting Center-samenvattingsgebeurtenissen.
    In Workday wordt automatisch een vooraf gedefinieerde invoervoorwaarde (eigendom van Workday) aan deze stap toegevoegd. Met deze invoervoorwaarde wordt de beoordelingsstap alleen uitgevoerd onder de volgende voorwaarden:
    • Het batchtype van Accounting Center is de primaire bron.
    • De batch heeft gekoppelde Accounting Center-overzichtsjournalen met de status '
      Gemaakt
       '.
    • Procesoptie is niet ingesteld op Terugdraaien.
  8. Voeg indien nodig aanvullende beoordelingsstappen toe. Voorbeeld: u hebt mogelijk verschillende beoordelingsstappen nodig voor verschillende boekingsbronnen als verschillende beveiligingsgroepen specifieke boekingsbronnen moeten goedkeuren of weigeren.
  9. Nadat u alle beoordelingsstappen hebt toegevoegd, klikt u op
    Rij toevoegen
    .
  10. Houd bij het voltooien van de bedrijfsprocesstappen rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Veld
    Waarde
    Volgorde
    Zorg ervoor dat de volgorde voor de nieuwe rij komt na zowel de:
    • Primaire procesbatch/taakstap voor samenvatting Accounting Center.
    • Alle beoordelingsstappen.
    Type
    Batch/taak
    Opgeven
    Accounting Center-samenvatting en voltooiing synchronisatie.
    Met deze functie worden de samengevatte journalen geboekt die door de samenvattingsrun zijn gemaakt.
    Uitvoeren als gebruiker
    De naam van de gebruiker of de gebruiker van uw integratiesysteem die Accounting Center-batches uitvoert.
    U wordt aangeraden dezelfde gebruiker te selecteren die de eerste taakstap voor het primaire proces voor samenvattingen uitvoert.
    In Workday wordt automatisch een vooraf gedefinieerde invoervoorwaarde (eigendom van Workday) aan deze stap toegevoegd. Met deze invoervoorwaarde wordt de beoordelingsstap alleen uitgevoerd onder de volgende voorwaarden:
    • Het batchtype van Accounting Center is de primaire bron.
    • Procesoptie is niet ingesteld op Terugdraaien.
  11. Voeg zo nodig voorwaarderegels toe aan de beoordelingsstappen en eventuele naverwerkingsstappen.
  12. Klik op
    OK
    .
Wanneer u samengevatte journalen maakt, start Workday het bedrijfsproces
'Samenvattingsgebeurtenis Accounting Center'
 en verzendt het een melding 'Mijn taken' naar goedkeurders voor de benodigde actie.
De melding 'Mijn taken' bevat een
overzichtsjournaal
 met daarin maximaal 100 overzichtsjournalen die in de batchrun zijn gemaakt.
Terugboekingsjournalen en alternatieve grootboekvalutajournalen worden niet opgenomen in de unieke overzichtsrasterrijen, maar er wordt naar verwezen in de bovenliggende journaalrijen.
In de runstatus van de samenvattingsrun op het tabblad '
Weergeven op alle runs'
 van het rapport
'Accounting Center-batch weergeven'
 wordt de status '
Primair proces: wachtend op goedkeuring'
weergegeven.
Goedkeurders kunnen:
  • Klik op
    Goedkeuren
     om de batchrun goed te keuren.
    Met de taak 'Samenvatting en voltooiing synchroniseren' voor Accounting Center worden de overzichtsjournalen naar het grootboek geboekt.
    U keurt journalen op batchrunniveau goed voor alle overzichtsjournalen binnen een batchrun, niet voor afzonderlijke overzichtsjournalen.
  • Klik op
    Weigeren
     om de batchrun te weigeren.
    Wanneer u de batchrun weigert:
    • De samenvattingsfase blijft in uitvoering totdat u de batch annuleert of terugdraait.
    • In de runstatus van de fase 'Samenvatting' op het tabblad '
      Weergeven op alle runs'
       in het rapport
      'Accounting Center-batch weergeven'
       wordt de status '
      Geweigerd
      ' weergegeven.
    Voor geweigerde batchruns kunt u een van deze acties uitvoeren:
    • Annuleer de batch via de gerelateerde acties van de batch.
    • Klik op de knop
      Uitvoeren
       op het tabblad
      Huidige weergave op fase
       in het rapport
      Accounting Center-batch weergeven
       om de batch terug te draaien naar een eerdere fase.
      De volgende acties worden uitgevoerd in Workday:
      • Hiermee worden de Accounting Center-overzichtsjournalen geannuleerd die zijn gemaakt in de batchrun 'Geweigerd'.
      • Hiermee start u een nieuwe samenvattingsrungebeurtenis waarmee nieuwe samengevatte journalen worden gemaakt.
      • Hiermee maakt u nieuwe overzichtsjournalen wanneer volgende samenvattingsruns worden uitgevoerd.
Goedkeurders kunnen ook:
  • Voeg bijlagen toe om hun acties te ondersteunen.
  • Klik op elk overzichtsjournaal om de details van elk journaal weer te geven.
    • Klik op het tabblad
      Statusgeschiedenis
       om de statusgeschiedenis van het journaal te bekijken.
    • Klik op het tabblad
      Procesgeschiedenis
       om alle bedrijfsprocesstappen te bekijken die zijn uitgevoerd voor alle samenvattingsruns in een batch en niet alleen voor de samenvattingsrun waarmee het journaal is gemaakt.
      Alle Accounting Center-journalen in een batch hebben dezelfde procesgeschiedenis en alle stappen die worden weergegeven in de procesgeschiedenis van Accounting Center-overzichtsjournalen, kunnen processtappen bevatten die niet aan het journaal zijn gekoppeld.