Aandachtspunten bij de configuratie: rekeningafstemming in AP&C
Dit onderwerp bevat informatie die van pas kan komen als u de configuratie en het gebruik van afstemming in Adaptive Planning and Consolidation (AP&C) plant. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
afstemming is een uitgebreide, end-to-end-oplossing voor het vergelijken van twee sets financiële gegevens, zodat ze nauwkeurig zijn en overeenkomen. afstemming ondersteunt meerdere valuta's, zodat u bedragen in verschillende transactie- of grootboekvaluta's kunt omrekenen naar een opgegeven valuta voor afstemming ().
Belangrijkste voordelen
Met deze functionaliteit kunt u tijdens de maandafsluiting snel en eenvoudig afwijkingen in financiële gegevens identificeren en oplossen , zodat u zeker weet dat uw financiële gegevens correct en betrouwbaar zijn.
U hebt de volgende mogelijkheden:
- Stroomlijn de activiteiten door de voortgang te bewaken en werk effectief te prioriteren.
- Bespaar tijd door alle vereist informatie en acties vanaf één locatie te raadplegen.
- Verminder handmatig werk door een dekkingscontrole voor afstemming uit te voeren die verifieert of alle grootboekrekeningen zijn opgenomen.
- Beheer afstemmingsitems eenvoudig, inclusief het automatisch doorschuiven van openstaande items naar de volgende periode en het bijhouden van de ouderdom van items.
- Krijg snel inzicht in de context van afstemmingen door middel van een geschiedenis van opmerkingen en een uitgebreide audittrail.
- Bied uw teams de optie om afstemmingen handmatig of automatisch te certificeren.
- Beheer risico's en onderhouden de controle over uw afstemming door middel van gedetailleerde rapporten.
Gebruiksscenario's
Systeembeheerders kunnen:
- Beheer de toegang tot afstemming en -rapporten.
- Stel groepen van voorbereiders en goedkeurder in.
- Stel afstemming in en wijs gebruikers rollen toe voor die definities.
- Stel automatische certificering in voor afstemmingen die niet zijn gestart, waarvoor geen activiteit is uitgevoerd in de periode die wordt afgestemd en die geen afstemmingsitems of ondersteunende saldi bevatten.
Accountants kunnen:
- Hiermee kunt u rekeningafstemmingen weergeven waaraan ze door een systeembeheerder zijn toegewezen.
- Zijzelf toewijzen aan afstemmingen als voorbereiders.
- Bereid afstemmingen voor door ondersteunende saldi en afstemmingsitems toe te voegen.
- Afstemmingen verzenden voor certificering: .
Accountingmanagers en controllers kunnen:
- Hiermee kunt u rekeningafstemmingen weergeven waaraan ze door een systeembeheerder zijn toegewezen.
- Hiermee kunt u afstemmingen certificeren of terugsturen.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Welke criteria wilt u gebruiken om uw afstemming in te stellen? | In een afstemming wordt aangegeven welke saldi moeten worden afgestemd.
U kunt definities voor afstemming instellen op bedrijf of hiërarchie, grootboekrekeningen en grootboekrekening , boek, worktag, waardering en frequentie. Voor elke afstemming wijst u ook gebruikers toe aan rollen van voorbereiders en goedkeurder voor afstemmingen die op basis van de definitie zijn gemaakt. |
In welke valuta wilt u de afstemming uitvoeren? | U kunt afstemmingen uitvoeren in de transactievaluta, grootboekvaluta en afstemming van uw keuze. U selecteert een afstemming voor elke afstemming .
U kunt geen afstemming uitvoeren in een alternatieve grootboekvaluta (ALC). |
Wie is verantwoordelijk voor het instellen van de afstemming? | Workday raadt systeembeheerders aan de eerste instellingen te voltooien.
U kunt andere gebruikers, zoals boekhoudmanagers, inschakelen voor het beheren van roltoewijzing voor afstemmingen voor bedrijven en hiërarchieën waartoe ze toegang hebben. Hiertoe geeft u ze via rollen voor bedrijven of hiërarchieën alleen weergavetoegang tot het domein Set Up: Reconciliation in het functionele gebied 'Financial Accounting' en voegt u ze toe aan de kolom 'Toegewezen/Beoordeeld door beveiligingsgroepen' voor de rol in ' Toewijsbare rollen onderhouden'. taak.Ze kunnen gebruikers toewijzen aan rollen in afstemming voor bedrijven of hiërarchieën waartoe deze gebruikers toegang hebben. |
Wie is verantwoordelijk voor het voorbereiden en goedkeuren van rekeningafstemmingen? | U kunt de volgende rollen instellen en gebruikers toewijzen:
Gebruikers die u aan deze rollen toewijst, kunnen de verantwoordelijkheid op zich nemen voor het voorbereiden en goedkeuren van rekeningafstemmingen die zijn gemaakt op basis van een bepaalde afstemming . Deze rollen zijn gekoppeld aan individuele afstemming en niet aan bedrijven of bedrijf . Als resultaat kunnen gebruikers die aan deze rollen zijn toegewezen, afstemmingsgegevens weergeven die zijn afgeleid van bedrijven waartoe ze geen toegang hebben wanneer die bedrijven zijn opgegeven in de afstemming . |
Welke rapportagetoegang hebben uw beoogde opstellers en goedkeurders? | In de sectie 'Afstemmingsoverzicht' voor een afstemming kunnen opstellers en goedkeurders de onderliggende journalen weergeven door een drilldown op het grootboeksaldo uit te voeren om toegang te krijgen tot het proefbalansrapport voor elk bedrijf in de afstemming.
Gebruikers hebben toegang tot dit rapport nodig tot:
Als een gebruiker deze toegang niet heeft, kan hij of zij een drilldown op de grootboeksaldi voor een overzicht op bedrijf. Er wordt Workday geen koppeling naar het rapport Proefbalans weergegeven. |
Welke acties kunnen goedkeurders ondernemen voor rekeningafstemmingen? | Goedkeurders kunnen afstemmingen terugsturen, becommentariëren en certificeren.
De domeinen 'Proces: Rekeningafstemming - Afstemmingsitems' en 'Process: Rekeningafstemming - Ondersteunende saldi' bepalen of gebruikers afstemmingsitems en ondersteunende saldi kunnen weergeven of wijzigen . Zorg ervoor dat uw rol goedkeurder van rekeningafstemming alleen weergavetoegang heeft voor rapporten en taken voor deze domeinen. Hierdoor kunnen goedkeurders geen afstemmingen wijzigen en blijven de interne controles behouden. |
Welke boekingsschema's worden gebruikt door bedrijven in uw bedrijf ? | De afstemming biedt geen ondersteuning voor bedrijf die bedrijven met verschillende primaire boekingsschema's bevatten. U kunt deze bedrijf niet selecteren wanneer u een afstemming instelt.
Wanneer u een bedrijfshiërarchie gebruikt in een afstemming , moet u ervoor zorgen dat u later geen bedrijf aan de hiërarchie toevoegt met een ander primair boekingsschema (). |
Hoe vaak kunt u uw afstemming wijzigen? | Nadat u afstemmingen voor een periode hebt gemaakt met behulp van een definitie, zijn de enige instellingen die u in de definitie kunt wijzigen, de rol en de regel voor automatische certificering. Als u andere instellingen wilt wijzigen, kunt u:
|
Hoe wordt de ouderdom van afstemmingsitems bijgehouden? | Workday geeft de ouderdom van afstemmingsitems weer in een bereik, zoals 1-30 dagen oud of 30-60 dagen oud.
In Workday wordt de ouderdom berekend als het aantal dagen tussen de datum van het afstemmingsitem en de vroegste van:
|
Aanbevelingen
Als u een gedeeltelijke migratie naar afstemming uitvoert en niet alle grootboekrekeningen in uw afstemming zijn opgenomen, raden we u aan een kopie van het standaardrapport
voor dekkingscontrole voor afstemmingsdefinitie
te maken en een filter toe te voegen om grootboekrekeningen uit te sluiten.Wanneer u het aangepast rapport '' uitvoert, gebruikt u dit filter om grootboekrekeningen uit te sluiten die u niet wilt afstemmen met behulp van de afstemming .
Als u momenteel rekeningcertificering '' gebruikt, wordt u aangeraden om rekeningcertificering en afstemming niet tegelijkertijd te gebruiken om maximaal voordeel te behalen en om uw financiële rapportage te vereenvoudigen.
Als u ervoor kiest een gefaseerde aanpak te volgen terwijl u rekeningcertificering blijft gebruiken, ziet u in de
hub voor rekeningafstemming
geen holistisch overzicht van uw afstemming aan het einde van de maand.Wanneer u de afstemming voor het eerst opent, raden we u aan de kolommen in de verschillende rasters bevriezen, de formaat aanpassen, de volgorde te wijzigen en de kolommen verbergen om de voor u belangrijkste gegevens weer te geven op een manier die voldoet aan uw voorkeuren.
U kunt het volgende aanpassen:
- Het raster'Afstemmingen'op het tabblad'Overzicht'in dehub voor rekeningafstemming.
- Afstemmingsitemsenondersteunendesaldi in het rapport'Afstemmingswerkruimte weergeven'.
Om blijvende prestaties te garanderen, wordt u aangeraden om voor elke afstemming niet meer dan 5000 afstemmingsitems of ondersteunende saldi te gebruiken.
Vereisten
Geen invloed.
Beperkingen
afstemming wordt niet ondersteund voor alternatieve grootboekvaluta (ALC). Workday ondersteunt alleen afstemming voor het primaire grootboek.
Workday biedt momenteel geen audittrail voor het bedrijfsproces
Gebeurtenis voor afstemmingsperiode
in het rapport ' Afstemmingswerkruimte weergeven
'. In plaats daarvan kunt u de audittrail weergeven via het rapport Gebeurtenissen zoeken
(beveiligd in het domein Business Process Administration
in het functionele gebied 'System').Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Domein | Overweging |
|---|---|
Set Up: Account Reconciliation in het functionele gebied 'Financial Accounting'. | Biedt gebruikers toegang tot instellingstaken voor afstemming . Gebruikers met toegang tot dit domein kunnen alle afstemming weergeven.
U kunt de volgende typen beveiligingsgroep aan dit domein toevoegen:
|
Proces: Rekeningafstemming - Runperiode in het functionele gebied 'Financial Accounting'. | Biedt gebruikers toegang tot taken voor het maken van rekeningafstemmingen. |
Proces: Rekeningafstemming in het functionele gebied 'Financial Accounting'. | Biedt gebruikers toegang tot taken en rapporten voor het weergeven en beheren van rekeningafstemmingen.
Dit domein heeft vijf subdomeinen:
|
Proces: automatische certificering voor rekeningafstemming in het functionele gebied 'Financial Accounting'. | Hiermee kunnen gebruikers Workday configureren om automatisch rekeningafstemmingen te certificeren die geen activiteit hebben in de periode die wordt afgestemd (). |
Reports: Financial Accounting in het functionele gebied 'Financial Accounting'. | Biedt gebruikers toegang tot het rapport 'Proefbalans '.
Voorbereiders en goedkeurders van afstemming met toegang tot dit domein kunnen een drilldown op saldi voor afstemmingen en de onderliggende journalen weergeven voor bedrijven en grootboekrekeningen waartoe ze toegang hebben. |
Bedrijfsprocessen
U stelt het bedrijfsproces
Gebeurtenis voor afstemmingsperiode
in om goedkeuringen voor afstemmingen te beheren. Wanneer goedkeurders een afstemming ontvangen , kunnen ze deze goedkeuren of terugsturen naar de voorbereider. Het bedrijfsproces ondersteunt geavanceerde routering en delegering. Zie:
Als u meerdere goedkeuringen wilt toevoegen, voegt u twee of meer
goedkeuringsstappen
toe in de vereist volgorde.Wanneer meer dan één goedkeurder aan een afstemming is toegewezen, kunt u niet een bepaalde goedkeurder toewijzen aan specifieke
goedkeuringsstappen
, maar u kunt het bedrijfsproces zo configureren dat voor volgende goedkeuringen een andere goedkeurder is vereist.Dit bedrijfsproces biedt momenteel geen ondersteuning voor voorwaardelijke goedkeuring.
U wordt aangeraden het bedrijfsproces zo in te stellen dat afstemming alleen via de
hub voor rekeningafstemming
worden weergegeven.Als u ervoor kiest meldingen in het postvak IN te behouden, biedt Workday een koppeling van het item in postvak IN naar het afstemming voor eenvoudige navigatie.
Rapportage
Rapportageobject | Naam | Omschrijving |
|---|---|---|
Geavanceerd rapport: | Dekkingscontrole afstemmingsdefinitie
| Met dit geavanceerd rapport kunnen financieel administrateurs en boekingsmanagers bepalen of journaalregels van het huidige jaar onder een afstemming vallen. Dit rapport maakt gebruik van de gegevensbron 'Reconciliation Definition Dekkingscontrole' .
Vereiste prompts: Rekeningset , Bedrijven/hiërarchieën , Periode . |
Zoekrapport: | Gebeurtenissen zoeken
| Met dit zoekrapport hebben gebruikers toegang tot audittrails voor het bedrijfsproces Afstemmingsperiodegebeurtenis . |
gegevensbron bedrijfsweergave | Bedrijfsweergave voor afstemmingsitems voor rekeningafstemming
| Biedt uitgebreid inzicht in afstemmingsitems en afstemming .
Hiermee kunnen gebruikers details weergeven over het afstemmen van items in rekeningafstemmingen en de afstemming op basis waarvan elke afstemming is gemaakt. Retourneert alleen gegevens waartoe de gebruiker toegang heeft. Omvat bedrijf, grootboekrekening, itemtype, bedragen, ouderdom van item en andere gegevens zoals opmerkingen en bijlagen. De laagste granulariteit voor elke gegevensrij is een afstemmingsitem in een afstemming. Wanneer u aangepaste rapporten maakt met deze gegevensbron voor de bedrijfsweergave '', raden we u aan het selectievakje Geoptimaliseerd voor prestaties uit te schakelen, zodat u alle rapportvelden in de bedrijfsweergave kunt filter en prompt kunt filteren.Zie voor meer informatie:
|
gegevensbron bedrijfsweergave | Bedrijfsweergave voor ondersteunende saldi voor rekeningafstemming
| Biedt uitgebreid inzicht in ondersteunende saldi en afstemming .
Hiermee kunnen gebruikers details weergeven over ondersteunende saldi voor rekeningafstemmingen en de afstemming op basis waarvan elke afstemming is gemaakt. Retourneert alleen gegevens waartoe de gebruiker toegang heeft. Omvat bedrijf, grootboekrekening, bedrag, saldodatum en andere gegevens zoals opmerkingen en bijlagen. De laagste granulariteit voor elke gegevensrij is een ondersteunend saldo in een afstemming. |
gegevensbron | Dekkingscontrole afstemmingsdefinitie
| Hiermee wordt de dekkingscheque voor de primair bedrijfsobject geopend. Hiermee wordt één rij geretourneerd voor elke combinatie van bedrijf, grootboekrekening, boekcode en worktags op journaalregels die niet matcht met de combinatie in een afstemming . Alleen journaalregels vanaf het begin van het jaar tot het einde van de opgegeven periode worden geëvalueerd. Hiermee wordt u gevraagd Periode te selecteren om de rapportresultaten te filter . |
U hebt toegang tot de volgende rapportvelden via de gegevensbron 'Bedrijfsweergave
voor afstemmingsitems voor rekeningafstemming'
(beveiligd via het domein'Process: Account Reconciliation - Reporting'
):Voor afstemming :
- Inactief
- Naam afstemmingsdefinitie
- Risicowaardering
Voor afstemmingsitems:
- Toegevoegd door
- Leeftijd in dagen
- Ouderdom in dagen op rapportagedatum
- Bijlagen:
- Boekcode
- Opmerkingen
- Bedrijf
- Toegevoegd op
- Omschrijving
- Grootboekrekening:
- Grootboekbedrag
- Grootboekvaluta
- Afstemmingsdefinitie
- Afstemmingsitem
- Datum afstemmingsitem
- Status afstemmingsitem
- Status afstemmingsitem op rapportagedatum
- Type afstemmingsitem
- Opmerking bij referentie:
- Oplossingsdatum:
- Transactiebedrag
- Transactievaluta
- Worktags
U hebt toegang tot de volgende rapportvelden via de gegevensbron 'Bedrijfsweergave
voor ondersteunende saldi voor rekeningafstemming'
(beveiligd via het domein'Process: Account Reconciliation - Reporting'
):Voor afstemming :
- Inactief
- Naam afstemmingsdefinitie
- Risicowaardering
Voor ondersteunende saldi:
- Bijlagen:
- Saldodatum
- Boekcode
- Opmerkingen
- Bedrijf
- Omschrijving
- Grootboekrekening:
- Afstemmingsdefinitie
- Opmerking bij referentie:
- Bron
- Ondersteunend saldo
- Transactiebedrag
- Transactievaluta
- Worktags
U kunt de volgende rapportvelden ook gebruiken in het bedrijfsobject 'Dekkingscontrole afstemmingsdefinitie (afgeleid)' (beveiligd via het domein
Public Reporting Items
) in uw aangepaste rapporten:
- Boekingsworktag
- Boekcode
- Bedrijf
- Grootboekrekening:
Integraties
Integratie of webservice | Overwegingen |
|---|---|
Rekeningafstemmingsdefinities ophalen - service
service Put Account Reconciliation Definition | U kunt deze service gebruiken om afstemming te maken, bij te werken en op te halen. |
service afstemmingsitems ophalen
service voor afstemmingsitem laden | U kunt deze service gebruiken om afstemmingsitems voor rekeningafstemmingen te maken, bij te werken en op te halen. Als u de service ' Afstemmingsitems ophalen ' wilt gebruiken, hebt u het volgende nodig:
Als u de service 'Afstemmingsitem plaatsen' wilt gebruiken, hebt u het volgende nodig:
|
service ' Ondersteunende saldi ophalen '
service voor Put Ondersteunende Saldo | U kunt deze service gebruiken om ondersteunende saldi voor rekeningafstemmingen te maken, bij te werken en op te halen.
Als u de service 'Ondersteunende saldi ophalen ' wilt gebruiken, hebt u het volgende nodig:
Als u de service Put Supporting Balance wilt gebruiken, hebt u het volgende nodig:
|
Rollen toewijzen - service | U kunt deze service gebruiken om gebruikers toe te wijzen aan rollen in afstemming . |
Relaties en interacties
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga naar Workday Community voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit.