설정 고려사항: 원격 채용의 경우 Form I-9
이 주제 원격 채용을 위한 Form I-9의 구성 및 사용을 계획 때 참고하면 결정하는 데 도움이 됩니다. 설명하는 내용은 다음과 같습니다.
- 설정하는 이유
- 다른 Workday 솔루션과의 연계
- 다운스트림 영향 및 제품 간 인터랙션
- 시큐리티 요건 및 비즈니스 프로세스 구성
- 구현 전에 고려할 질문 및 제한사항
정의
Form I-9의 원격 채용을 이용하면 원격근무 직원이 외부의 권한 있는 대리인을 지정하여 Form I-9의 섹션 2를 작성하도록 할 수 있으므로 원격 채용 프로세스가 간소화됩니다.
비즈니스 이점
- 원격근무 직원의 Form I-9을 더욱 유연하게 관리하고 작성할 수 있습니다.
- 직원은 외부의 권한 있는 대리인을 지정하여 Form I-9의 섹션 2를 작성할 수 있습니다.
사용 사례
- HR 파트너 또는 관리자는 원격 채용 프로세스를 구성하여 Form I-9의 섹션 2를 완료할 외부 담당자를 지정할 수 있는 사람을 결정할 수 있습니다.
- 직원이 외부 인증된 대리인을 지정할 수 있습니다.
고려할 질문
질문 | 고려사항 |
|---|---|
원격근무 직원과 대면 직원을 위해 별도로 Complete Form I-9 비즈니스 프로세스가 필요합니까? E-Verify 통합 사용하면 어떻게 됩니까? | E-Verify 통합 사용하는 경우, 대면 및 원격 직원에 대해 단일 Complete Form I-9 비즈니스 프로세스 생성할지 여부를 결정합니다. 또한 조건 규칙을 사용하여 두 직원 그룹을 구분해야 합니다. E-Verify 사용하는 경우, Form I-9에서 E-Verify 에 대한 데이터 확인이 필요한지 여부를 결정하는 조건 규칙이 있어야 합니다.
원격근무 직원용과 대면 직원용 등 2개의 개별 비즈니스 프로세스를 생성할 수도 있습니다. 원격근무 직원에 대한 비즈니스 프로세스 도 조건 규칙을 사용하여 Form I-9에서 E-Verify 에 대한 데이터 확인이 필요한지 확인해야 합니다. |
누가 원격 채용 프로세스를 안내하기를 원하십니까? | Workday 직원이 Form I-9의 섹션 2를 작성하기 위해 선택할 수 있는 외부 대리인 관계를 결정할 수 있습니다. 권한 있는 담당자는 조직 외부자여야 합니다. 예: 가족, 친구, 공증인
Form I-9의 섹션 1 및 섹션 2를 리뷰할 수 있는 HR 파트너 와 같은 역할 (예: )을 결정할 수도 있습니다. 이 담당자는 외부 대리인의 정보를 편집 , 수정을 위해 양식을 반송(보완요청)하고, 링크() 를 재전송하고, Form I-9을 제출할 수 있습니다. |
누가 원격근무 채용을 위한 Form I-9을 작성하도록 외부의 권한 있는 대리인을 선택하도록 하시겠습니까? | HR 역할 Form I-9 설정 유지관리 태스크 에서 승인된 담당자 선택 확인란 선택하여 HR 역할을 통해 Form I-9의 섹션 2를 작성할 외부 담당자를 지정하도록 할 수 있습니다.
설정은 모든 원격 Form I-9에 적용됩니다.
|
권장사항
E-Verify
통합 사용하는 경우 Complete Form I-9
비즈니스 프로세스 에서 E-Verify Event Created by
리포트 필드를 사용하는 조건 규칙 생성합니다. 조건 규칙 이 Form I-9에 E-Verify 에 대한 데이터 확인을 요구하는지 여부를 결정합니다.요구사항
영향이 없습니다.
제한사항
직원 외부 대리인을 지정하기 위해 선택할 수 있는 관계 옵션만 구성할 수 있습니다. 직원이 특정인을 사용하여 직원의 섹션 2를 완료하도록 하려면 해당인의 정보를 제공할 수 있습니다. 직원 외부로부터 권한 있는 대리인을 지정할 때 해당 개인의 정보를 입력할 수 있습니다.
테넌트
영향이 없습니다.
시큐리티
도메인 | 고려사항 |
|---|---|
Onboarding 기능 영역 의 Process: Remote Form I-9
| 원격 채용을 위한 Form I-9 작성과 관련된 태스크에 대한 접근 권한을 사용자에게 제공합니다. |
System 기능 영역 의 Purge Person Data
| Form I-9 데이터 및 권한이 있는 대리인의 정보를 완전삭제 수 있는 태스크에 대한 접근 권한을 제공합니다. |
System 기능 영역 의 Set Up: Configure Optional Fields
| 원격 채용을 위해 Form I-9에서 필드 선택을 숨기기 거나 필수 항목으로 지정할 수 있는 액세스를 제공합니다. |
System 기능 영역의 Set Up: System
| 외부 권한을 가진 대리인에게 전송되는 이메일에 사용되는 이메일 템플릿 생성할 수 있는 태스크 에 보안을 설정합니다. |
System 기능 영역 의 Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
| 외부 인증된 대리인에게 전송되는 이메일의 알림 설정에 보안을 설정합니다. |
System 기능 영역 의 Set Up: Tenant Setup - HCM
| 외부 대리인 관계, 이메일 알림 텍스트, 검증 텍스트, 섹션 2 사업체명 및 주소를 구성할 수 있는 태스크에 보안을 설정합니다. |
Onboarding 기능 영역의 Worker Data: I-9 Forms
| 커스텀 리포트에서 사용할 수 있는 리포트 필드에 대한 접근 권한을 제공합니다. |
비즈니스 프로세스
Form I-9 작성 비즈니스 프로세스 에서
원격 Form
I-9
공동 참여 단계를 구성할 수 있습니다. 원격근무 I-9 관리
및 Form I-9 리뷰
단계를 여러 개 사용하는 경우, 해당 단계는 완료 단계 전에 와야 합니다.리포트
영향이 없습니다.통합
E-Verify
통합 통해 다음을 수행할 수 있습니다.
- 고용 자격 확인을 위해 E-Verify 서비스 에 Form I-9 데이터를 제출합니다.
- 사진을 포함하여 고용 자격 확인 결과를 수신합니다. 이와 같은 결과는 DHS(Department of Homeland Security) 및 SSA(사회보장국) 데이터베이스에서 확인할 수 있습니다.
관계 및 터치포인트
Workday에서는 테넌트 전반의 구성 관계를 이해하는 데 도움이 되는 리소스가 포함된 Touchpoints Kit를 제공합니다. Workday Community 에서 Workday Touchpoints Kit 에 대해 자세히 알아보십시오.