설정 고려사항: 중앙 관리형 여행 카드
이 주제는 중앙 관리형 여행 카드 프로그램의 구성 및 사용을 계획할 때 참고하면 결정하는 데 도움이 됩니다. 설명하는 내용은 다음과 같습니다.
- 설정하는 이유
- 다른 Workday 솔루션과의 연계
- 다운스트림 영향 및 제품 간 인터랙션
- 시큐리티 요구사항 및 비즈니스 프로세스 구성
- 구현 전에 고려할 질문 및 제한사항
전체 구성 세부내용은 태스크 상세 가이드를 참조하십시오.
정의
중앙 관리형 여행 카드 프로그램은 개별 근무자가 아닌 개별 조직의 항공 여행비를 단일 중앙 관리형 여행 카드(고스트 카드라고도 함)에 통합합니다. 항공 여행비에 대한 중앙 관리형 여행 카드 거래를 Workday에 가져올 때 Workday는 거래를 근무자에게 자동으로 지정하여 근무자가 해당 거래를 경비보고서에 포함할 수 있도록 합니다.
비즈니스 이점
중앙 관리형 여행 카드를 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.
- 회사의 항공 여행 및 경비 지출을 통합합니다.
- 회사의 항공 여행비를 정확하게 조회합니다.
- 회사의 항공 여행비를 효과적으로 추적하고 분석합니다.
- 출장 정책에 관한 의사결정을 개선하고 더 나은 출장 요율을 협상하여 현금흐름을 최적화합니다.
- 직원에게 중앙 관리형 카드 번호를 표시하지 않게 하여 재무 리스크를 줄입니다.
- 신용카드 통합을 사용하여 중앙 관리형 여행 카드 거래를 가져올 때 경비 생성 및 수동 입력 작업을 줄입니다.
- 직원이 개인 신용카드에 고액의 사업 경비를 청구하지 못하게 합니다.
사용 사례
중앙 관리형 여행 카드 기능을 구성하는 경우 다음이 가능합니다.
- 경비 수취인은 법인 신용카드 및 중앙 관리형 여행 카드의 경비를 단일 경비보고서로 제출할 수 있습니다.
- 코스트센터 매니저와 여행 매니저는 모든 항공 여행비를 한곳에서 조회하여 지출 분석을 개선할 수 있습니다.
- 조직은 미지정 거래를 관리하고 올바른 경비 수취인에게 지정할 전담 관리인을 지정할 수 있습니다.
고려할 질문
중앙 관리형 여행 카드를 어떻게 생성합니까?
데이터 오류를 최소화하기 위해 다음 항목에 대한 거래 파일을 로드하기 전에 중앙 관리형 여행 카드를 수동으로 생성할 수 있습니다.
- AMEX
- MasterCard
- Visa
권장사항
- 거래 파일을 로드하기 전에 중앙 관리형 여행 카드를 생성하여 데이터 로드 오류를 방지하고 수동 조치 방법을 제거합니다.
- 마스킹 처리되지 않은 중앙 관리형 여행 카드 번호에 보안이 설정된 토큰을 생성하여 보안이 설정된 신용카드 번호가 수동으로 생성하는 카드에 지정되도록 합니다.
- 관리인에 대한 커스텀 알림을 구성해 중앙 관리형 여행 카드 미지정 거래를 식별하고 지정하여 근무자가 해당 거래를 경비보고서에 포함할 수 있도록 합니다.
요구사항
Visa와 MasterCard 중앙 관리형 여행 카드 거래를 가져오려면 다음을 수행합니다.
- 신용카드사 및 금융기관과 협업하여 VCF4 또는 CDF3 통합 파일에 중앙 관리형 여행 카드 거래를 포함합니다.
- 여행사와 협업하여 통합 파일에 경비 수취인의 고유 ID(예:직원 ID)를 포함합니다. Workday는 고유 ID를 사용하여 경비 수취인에게 중앙 관리형 여행 카드 거래를 지정합니다.
AMEX 중앙 관리형 여행 카드 거래를 가져오려면 다음을 수행합니다.
- 지역을 기준으로 중앙 관리형 여행 카드에 사용할 통합 파일 입력 값을 식별합니다. 미국과 캐나다의 경우Workday AMEX Central Travel Data File을 탭으로 구분된 텍스트 서식 지정 파일로 요청합니다. EMEA 지역의 경우 AMEXGlobal TMKD File을 옵션 D의 고정 길이 텍스트 서식 지정 파일로 요청합니다.
- 중앙 관리형 여행 데이터 파일을 요청하기 위해 AMEX 계정 매니저와 협업하여 Technology Enablement Engagement 티켓을 요청합니다.
- 여행사와 협업하여 통합 파일에 고유 ID를 포함합니다. 예:Global TMKD File의REF_5필드 및Workday AMEX Central Travel Data File의Workday Employee ID필드
- Workday에서 AMEX 중앙 관리형 여행 카드를 수동으로 생성합니다.
제한사항
Workday는 항공운임 중앙 관리형 여행 카드 거래만 직원에게 자동으로 지정합니다. 숙박비, 예약비와 같은 중앙 관리형 여행 카드 구매 항목의 경우 거래를 수동으로 지정해야 합니다. 현재 Workday에서는 항공운임 이외의 거래에 대한 고유 ID를 수신할 수 없습니다.
테넌트 설정
영향이 없습니다.
시큐리티
도메인 | 고려사항 |
|---|---|
Expenses 기능 영역의 Organization: Manage Central Travel Card Transactions
| 관리인과 같은 사용자가 법인 신용카드 청구 계정에 구성된 조직의 중앙 관리형 여행 카드 거래를 관리할 수 있습니다. |
Common Financial Management 기능 영역의 Set Up: Credit Card
| 사용자가 회사의 신용카드를 생성하고 관리할 수 있습니다. |
비즈니스 프로세스
영향이 없습니다.
리포트
리포트 또는 대시보드 | 고려사항 |
|---|---|
신용카드 거래 파일 찾기
| 이 리포트를 사용하여 파일 로드 중에 발생하는 오류를 식별합니다. |
신용카드 거래 찾기
| 근무자 지출을 분석하기 위해 중앙 관리형 여행 카드 거래가 포함된 신용카드 거래 목록을 조회합니다. |
신용카드 찾기
| 통합 또는 수동으로 생성한 신용카드를 찾습니다. 중앙 관리형 여행 카드가 포함된 직원 신용카드 계정의 세부내용을 조회합니다. |
중앙 관리형 여행 카드 미지정 거래내역 찾기
| 조직의 중앙 관리형 여행 카드 미지정 거래를 모두 조회하고 경비보고서에 포함할 올바른 경비 수취인에게 지정합니다. |
통합
경비에 포함하기 위해 중앙 관리형 여행 카드를 가져와서 근무자에게 자동으로 지정하도록 통합을 구성할 수 있습니다.
웹서비스 | 고려사항 |
|---|---|
Get Expense Credit Card Transactions
Import Credit Card Transactions | 신용카드 또는 중앙 관리형 여행 카드 거래를 로드하고 검색하는 데 사용합니다. |
Assign Expense Central Travel Card Transaction
| 경비 수취인에게 중앙 관리형 여행 카드 거래를 지정하는 데 사용합니다. |
통합 템플릿 | 고려사항 |
|---|---|
Import AMEX Central Travel Data File (Masked)
| 이 템플릿을 사용하여 AMEX에서 마스킹 처리된 중앙 관리형 여행 카드 거래를 가져옵니다. |
Import MasterCard CDF3File Masked
| MasterCard의 경우 이 템플릿을 사용하여 마스킹 처리된 다음 항목을 가져옵니다.
|
Import Visa VCF4 Scrubbed
| Visa의 경우 이 템플릿을 사용하여 스크러빙 처리된 다음 항목을 가져옵니다.
|
관계 및 터치포인트
Workday에서는 테넌트 전반의 구성 관계를 이해하는 데 도움이 되는 리소스가 포함된 Touchpoints Kit를 제공합니다. Workday Community에서Workday Touchpoints Kit에 대해 자세히 알아보십시오.