개념: 경비 관련 영수증 이메일 전송
경비 제출자와 대리인은 경비 영수증을 Workday로 이메일로 전송할 수 있으므로 경비보고서를 생성하고 제출하는 프로세스가 간소화됩니다. 경비 제출자와 대리인이 영수증을 다운로드하여 수동으로 업로드하는 대신 영수증을 이메일로 전송하면 Workday가 다음을 수행합니다.
- 첨부파일로 추가된 영수증을 사용하여 간편처리 경비를 생성합니다.
- HTML 영수증을 PDF로 변환하여 간편처리 경비에 첨부합니다.
Workday는 다음을 지원합니다.
- 첨부된 영수증
- 이메일 본문의 수령증(HTML)
이메일 본문에 영수증과 첨부파일이 포함된 경우, Workday는 첨부된 영수증에 대한 간편처리 경비만 생성합니다.
경비에 대한 영수증 스캔을 옵트인하면 다음 필드의 값이 간편처리 경비에 자동입력됩니다.
- 금액
- 통화
- 날짜
- 사용처
경비 수취인 이메일 주소
경비 수취인이 이메일 영수증을 보내려면 다음을 수행해야 합니다.
- Workday 연락처 정보에서 이메일 주소를 구성합니다.경비 수취인의 연락처 정보에 2개 이상의 이메일 주소가 포함될 수 있습니다.
- Workday 연락처 정보의 이메일 주소를 사용하여 특정 도메인으로 영수증을 보냅니다.
Workday는 이메일 주소를 사용하여 영수증을 경비 수취인과 매칭한 다음, 간편처리 경비를 생성합니다.
대리인이 경비 수취인 이메일 주소를 이메일의 참조 필드에 입력하여 대리인 대신 간편 경비를 생성해야 합니다. Workday는 경비 수취인의 이메일과 대리인의 이메일을 사용하여 대리인 관계를 평가하고 경비 수취인에 대한 간편처리 경비를 생성합니다. 대리인 관계가 없으면 Workday는 대리인의 이메일 주소를 사용하여 간편처리 경비를 생성합니다.
경비 영수증 이메일 전송
다음과 같이 하는 것이 좋습니다.
- OCR 정확도를 높이기 위해 이메일 본문에 여러 번 전달하지 않습니다(예: FWD: FWD:).
- 영수증을 첨부파일로 전송하거나 이메일 본문에 포함하여 전송
- OCR에서 지원되는 다음 첨부파일 형식을 전송합니다: JPEG, JPG, PNG, WEBP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF.
간편처리 경비를 생성하려면 파일 형식이 다음 크기 요건을 충족해야 합니다.
Workday는 다음 파일 형식을 지원하지 않습니다: CSS, CSV, ICS, MSG, PGP, PROPERTies, RPTDESIGN, SVG, TXT, WSDL, WXF, XML, XLS, XLSM, XLSX, XPD, XSL, XSLT, ZIP.
파일 형식 | 크기 |
|---|---|
PDF | 모든 크기 |
PNG 또는 TIFF | 40KB 초과 |
기타 파일 | 20KB 초과 |
알림
경비 수취인의 경우 간편처리 경비를 생성하는 동안 오류가 발생하면 Workday는 경비 수취인의 내 태스크로 태스크를 전송합니다.
대리인의 경우 Workday가 대리인 관계를 설정하지 않으면 Workday가 대리인에 대한 간편처리 경비를 생성합니다. 그러면 대리인이 내 태스크에서 태스크를 수신합니다.