設定の考慮事項: 学生の経費レポート
このトピックの内容を、学生の経費レポートの設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 引き上げる理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
Workday を使用して、学生の代わりに経費レポートを作成して提出し、自身が負担した経費を払い戻すことができます。
業務上のメリット
- 学生経費を分析およびレポートして、支出をより適切に管理します。
- 一時的な支払や非学生支払先タイプを使用する必要性など、手動で作業する必要がなくなる。
- 学生の経費レポートのみを特定のレビューアと承認者に送信することにより、払戻しが迅速に行える。
- 学生の経費を 1 か所に一元化することにより、データの重複を減らす。
ユース ケース
- 外部の学生および入学予定者に代わって、経費レポートを処理する。
- 取引の割当を会社のクレジット カードから変更して、これらの取引を学生の経費レポートに含める。
- 従業員が学生の経費についてのみ処理およびレポートできるように、学生データへのアクセスを制限する。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
従業員にはどのようなセキュリティ アクセス権が必要ですか？ | セグメント セキュリティを、従業員が学生の経費データにのみアクセスできるように設定できます。セグメント セキュリティを有効にすると、以下のようになります。
セグメント セキュリティが有効でない場合、従業員はセキュリティ制約のあるなしにかかわらず、すべての支払先タイプの経費データにアクセスできます。 |
学生にはどの支払オプションがありますか？ | 支払オプションのオプションとして経費支払がある学生に対してのみ、代わりに経費レポートを提出できます。
以下が可能です。
学生に複数の Workday プロファイルがあり、1 つのプロファイルで支払オプションを更新すると、他のプロファイルも自動的に更新されます。 |
法人カードで学生が負担する経費はどのように管理しますか？ | 学生に法人クレジット カードの経費が発生した場合、クレジット カード取引の割当を手動で変更できます。
割当変更された取引は学生の経費レポートに表示され、選択して含めることができます。 |
推奨事項
- 学生の経費レポートにワークタグを手動で追加して、財務取引が正確であることを確認する。
- クレジット カード取引の割当を学生に変更して、法人クレジット カードで発生した経費が学生の経費レポートに表示されることを確認する。
- 同じ氏名の学生が複数いる場合は、経費レポートに一意の学生 ID を入力して、正しい学生の経費を請求することを確認する。
- 学生が Workday に社員プロファイルも持っている場合は、会計処理や承認の問題を回避するために、学生ベースの経費に学生プロファイルを使用することを確認する。
要件
セキュリティ制限のある従業員が学生データにアクセスできるようにするには、これらの従業員を関連する学生の学術系ユニットに割り当てます。
学生の支払オプションで経費支払を設定した場合のみ、学生の代わりに経費レポートを提出できます。
制限事項
学生は Workday で自身の経費レポートを作成できません。
学生の事前申請と仮払金はサポートされていません。
テナント設定
影響はありません。
セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"Personal Data" 業務分野の "External Student Data: Student ID"
|
外部学生の ID にアクセスできます。 |
"Staffing" 業務分野の "External Student Data: Student Public Reports"
|
外部学生の公開情報にアクセスできます。
外部学生の支払オプションを管理するには、このドメインと "Manage: Payment Election" ドメインを使用します。 |
"Expenses" 業務分野の "Manage: Payment Election" |
外部学生に代わって支払オプションを管理できます。
外部学生の支払オプションを管理するには、このドメインと "External Student Data: Student Public Reports" ドメインを使用します。
"Workday Student Financials" を使用しない場合は、このドメインを使用します。 |
"Student Financials" 業務分野の "Manage: Student Payment Elections"
| 入学予定者に代わって支払オプションを管理できます。
"Workday Student Financials" を使用する場合は、このドメインを使用します。 |
"Expenses" 業務分野の "Process: Expense Reports"
| 経費レポートおよび関連レポートを管理できます。
このドメインでセグメント セキュリティを設定して、従業員のアクセスを経費タスクと経費レポートにある学生データのみに制限できます。 |
"Student Financials" 業務分野の "Self-Service: Student Financials"
|
学生が自分の支払オプションを管理できるようにします。 |
"Student Core" 業務分野の "Student Data: Student ID"
|
Workday の学生 ID にアクセスできます。 |
"Student Core" 業務分野の "Student Data: Student Profile"
|
Workday の学生情報にアクセスできます。 |
ビジネス プロセス
"経費レポート イベント" ビジネス プロセスを設定して、学生の経費レポートをレビューと承認のために送信できます。
"Expense Report Pay To is Student"
レポート フィールドを使用して、学生の経費レポートのみを特定のレビューアおよび承認者に送信できます。レポート
レポート | Considerations |
|---|---|
クレジット カード取引の検索
| 学生に割当変更したクレジット カード取引を表示するのに使用します。 |
経費レポートの検索
| 学生の代わりに作成した経費レポートを表示するのに使用します。 |
組織の経費レポート行の検索
| 学生の経費レポート行を組織別に表示するのに使用します。 |
Find Negative Reimbursable Expense Reports
|
法人カードで個人的費用を支払った学生の、負の払戻し可能金額を含む経費レポートを表示するのに使用します。 |
支払の検索
| 以下のために、学生の経費支払を表示するのに使用します。
|
セグメント セキュリティを有効にすると、以下のレポート データ ソースを使用して、学生の経費データのみを含むカスタム レポートを作成できます。
- Expense Reports for Company
- 経費レポート行と明細
- Expense Report Lines for Company
インテグレーション
Web サービス | Considerations |
|---|---|
Get Expense Reports
| 学生の経費レポートのデータを取得するのに使用します。
セグメント セキュリティを有効にすると、この Web サービスを使用して学生のみの経費データを取得できます。 |
Get Payments
| 学生の経費支払のデータを取得するのに使用します。 |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | 学生の決済実行用に作成したカスタム フィルタのデータをアップロードおよび取得するのに使用します。 |
非従業員の経費レポートの提出
| データをアップロードして、学生の経費レポートを提出するのに使用します。
セグメント セキュリティを有効にすると、この Web サービスを使用して学生のみの経費データをアップロードできます。 |
Submit Settlement Run
| データをアップロードして、学生の経費を決済および払戻しするのに使用します。 |
関連性のある機能
機能 | 考慮事項 |
|---|---|
会計情報 | 承認済みの経費レポートに関連付けられている会計仕訳に、"学生" ワークタグが自動的に生成されます。
|
支払オプション | 学生の代わりに経費レポートを提出するには、学生の支払オプションにオプションとして経費支払を追加します。 |
決済 | 以下を作成できます。
|
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。