ステップ: 学業レコード用の学生コホート メンバーシップの管理
- 学生コホートを作成します。
- メンバーシップを管理する学生の学業レコードへのアクセス権を確認またはリクエストします。
設定した時期や学生がコホートにコホート メンバーシップを管理することで、以下に役立ちます。
- 学生を柔軟かつ正確に編成し、サポートをより適切に行えるようにする。
- 下流処理が正しい学生に適用されていることを確認する。
例: 学期の標準開始日時点でレポート レコードがコホートにアクティブに属している学生のみに選択して計算を適用できます。
以下が可能です。
- 学生を 1 つ以上のコホートに追加します。
- 複数の学生をコホートに追加します。
- 1 つ以上のコホートから学生を削除します。
- コホートから複数の学生を削除します。
- コホート内の学生のメンバーシップ ステータスが変更された場合に編集します。
- コホート タイプに基づいてコホート一覧を作成します。
- 条件に基づいてコホートを手動でリフレッシュし、そのメンバーシップに現在条件を満たす学生のみが含まれるようにします。
- 条件ベースのコホートのメンバーに一時的な上書きを適用します。
基準ベースのコホートに対して学生を手動で追加、または削除すると、その変更が上書きとして適用されます。学生を追加または削除する開始日と終了日を選択することで、一時的な上書きを指定できます。指定した日付を過ぎると、コホートに含める、またはコホートから削除する条件に対して学業レコードが評価されなくなります。
学生がコホートのアクティブなメンバーとなるのは、1 つ以上の学業レコードが現在コホートに含まれている場合のみです。
- コホートへの学生の追加
- "Add Student to Coホーt" タスクにアクセスします。
- 学生が選択したコホートでのメンバーシップを開始するタイミングを選択します。
- 一時的な上書きを指定するには、"特定の日付" で学生を追加するオプションを選択してください。選択した日付以降の条件ベースのコホート メンバーシップについて学生が評価されます。複数の学業レコードを持つ学生の場合、追加する学業レコードのみを選択します。セキュリティ: "Academic Advicing" 業務分野の"Manage: Student Coort Membership for Academic Records"ドメイン
- コホートからの学生の削除
- "コホートからの学生の削除" タスクにアクセスします。
- 学生が選択したコホートに属さなくなった場合に選択します。
- 一時的な上書きを指定するには、"特定の日付" に学生を削除するオプションを選択してください。選択した日付以降に、学生が条件ベースのコホート メンバーシップから削除されるかどうかが評価されます。複数の学業レコードを持つ学生の場合、削除する学業レコードのみを選択します。セキュリティ: "Academic Advicing" 業務分野の"Manage: Student Coort Membership for Academic Records"ドメイン
- コホートに対する複数の学生の追加または削除
- "学業レコードの検索" レポートにアクセスします。ファセットで結果をフィルタできます。セキュリティ: "Student Records" 業務分野の"Reports: Academic Records" ドメイン
- 結果として表示された学生を個別に選択するか、すべて選択します。
- "コホートへの学業レコードの追加"または"コホートからの学業レコードの削除" をクリックします。セキュリティ: "Academic Advicing" 業務分野の"Manage: Student Coort Membership for Academic Records"ドメイン
- 学生コホートを選択してください。
- 学業レコードを追加または削除する一時的な上書きを指定するには、"特定の日付"オプションを選択してください。
- 通知ページで通知を確認します。追加または削除が正常に完了した、またはしなかった学業レコードの結果をドリルダウンします。
- コホート回収ロールの付与コホート タイプに基づいて、コホートを作成するためのアクセス権を他の管理者に付与できます。このため、コホート回収ロール用の新しいロール ベースのセキュリティ グループを作成します。コホート一覧のロール割当先が以下のアクションを実行できるように設定できます。
- 回収内でコホートを作成および管理する。
- 回収内のコホートに現在属している学生のメンバーを管理します。
また、コホート一覧にロールを有効にすることで、コホートのロールに設定したものと同じアクセス権をロール割当先に付与することもできます。その後、管理者がコホートまたはコホート一覧のロールを介して、まだアクセス権を持っていない学生を追加するためのアクセス権を付与できます。例:"Student Data: Student Profile" ドメインのロールへのアクセス権を設定して、管理者が自身が管理するコホートのみに学生を追加できるようにします。コホート一覧のロールを持つ管理者は、"Create Student Coort for Collection"を使用して、コレクション内のコホート タイプに対してのみコホートを作成できます。セキュリティ: "Academic Advicing" 業務分野の"Manage: Student Coベンチsin Collections"ドメイン - (任意) コホート内の学生のメンバーシップに対する変更のスケジュール変更
- "Edit Student Coort Membership"タスクにアクセスします。
- 学生のメンバーシップに対する既存の変更のスケジュールを再設定して、経時的なコホート内のステータスが正確に表示されるようにします。セキュリティ: "Academic Advicing" 業務分野の"Manage: Edit Student Coレベル (文字列)"ドメイン
- (任意) 条件ベースのコホート メンバーシップのリフレッシュ
- 条件ベースの学生コホートの関連アクション メニューから、 を選択します。
- 条件に基づくコホートの場合は、条件に現在適合している学生のみがコホートに属するようにメンバーシップを更新します。Workday での外部コンテンツの扱いは、以下のようになります。
- コホートのメンバーシップを直ちに更新します。
- すでに上書きとして適用している学業レコードのメンバーシップ ステータスが保持されます。
セキュリティ: "Academic Advicing" 業務分野の"Manage: Edit Student Coレベル (文字列)"ドメイン
コホート メンバーシップの変更に基づいて発生するように設定した処理が適用されます。例: コホート ロール割当先がアクセスできる学業レコードが更新されます。コホートのロールに付与した権限は、その時点でコホート内の学業レコードへのアクセスに対してのみ機能します。
以下のレポートを使用して、コホート メンバーシップの変更を確認できます。
- 学生コホート プロファイル上の"コホート内のアクティブな学生"では、すぐに適用する、または過去に適用するようスケジュールしたメンバーシップの変更に対する変更。
- 将来のコホート メンバーシップ割当 (将来のメンバーとしてスケジュールしたメンバーシップの変更を対象とする手動学生コホートのプロファイル)。
- 条件ベースの学生コホートのプロファイル上の"コホート メンバーシップ割当の上書き"。"アクション" 列に上書き値が表示されます。
- 個々の学生の学生コホート履歴を表示します。"アクション" 列に上書き値が表示されます。