設定の考慮事項: 学生のエンゲージメント プラン
このトピックの内容を、学生エンゲージメント プランの設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
学生エンゲージメント プランは、通知や E メールなどのエンゲージメント アイテムをグループ化し、スケジュールされた時間に受信者に送信します。
業務上のメリット
学生エンゲージメント プランでは、関連のエンゲージメント アイテムを事前にスケジュールできるようになるため、時間と労力を節約できます。また、エンゲージメント アイテムの受信者を柔軟にカスタマイズできます。以下を使用できます。
- カスタム レポート。エンゲージメント プランの対象者となる学生を定義します。
- 受信者タイプ: 対象者となる学生の関係者 (保護者や推薦者など) にエンゲージメント アイテムを送信する場合。
- 個々のエンゲージメント アイテムを対象者のサブセットに送信する条件ルール。
ユース ケース
学生エンゲージメント プランのユース ケースは次のとおりです。
- 学生リクルーティング キャンペーンのマーケティング。機関を宣伝し、設定したプロスペクトに歓迎メッセージを送り、応募を勧め、応募期限について伝える。
- 今後の登録期限について学生に通知する。
- 他のフレームワークからの補足通知。例: 設定時に、学資援助奨学金が支払われた際に学生に通知します。エンゲージメント プランを使用して、奨学金の受諾を学生に促すフォローアップ E メールを送信できます。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
どの学生対象者にエンゲージメント アイテムを送信する必要がありますか？ | 各エンゲージメント プランでは、1 人の学生の対象者をサポートし、学生の条件ルールを使用して個々のエンゲージメント アイテムの対象者を絞り込むことができます。各アイテムのオプションを増やし、管理する必要があるプランの数を減らすために、できるだけ広範な学生の対象者を作成することを検討してください。 |
学生の条件ルールを使用して、個々のエンゲージメント アイテムの対象者を絞り込む予定がありますか？ | 学生の条件ルールを作成する場合は、条件ルールのカテゴリと学術系ユニットが、エンゲージメント プランと一致していることを確認してください。 |
複数の受信者が承認なしでエンゲージメント アイテムを同時に受信することができますか？ | エンゲージメント プランの受信者の閾値を指定できます。これは、それを超えた受信者の数を超えた場合にエンゲージメント アイテムを送信する前に承認が要求されることを示します。受信者の閾値を使用すると、ユーザーに表示されるコミュニケーションをより細かく制御でき、多数の受信者に誤った通信を送信するのを防ぐことができます。
教育機関のデフォルトの閾値や、エンゲージメント プランのカスタムの閾値を設定できます。 |
受信者にはどのようなタイプの E メール アドレスが使用される可能性がありますか？(例: 機関、自宅、勤務先) | エンゲージメント プランが E メールを送信する E メール タイプに優先順位を付けることができます。受信者が Workday に複数の E メール アドレスを入力している場合、優先順位リストの該当する E メール タイプに E メールが送信されます。受信者は、該当する各アドレスで重複する E メールを受信しません。
受信者が優先 E メール タイプのいずれにも割り当てられていない場合、Workday で他の E メール タイプが設定されていても、エンゲージメント プランからの E メールは送信されません。 |
印刷したエンゲージメント アイテムを送信しますか？ | 印刷されたエンゲージメント アイテムは、受信者タイプが "学生" のユーザーに対してのみ送信できます。
印刷されたエンゲージメント アイテムは、受信者に直接送信されません。代わりに、エンゲージメント プランの実行時に、E メール コーディネーターの "My タスク" にタスクが送信されます。メール コーディネーターが、印刷されたエンゲージメント アイテムの印刷および送信を担当します。 |
エンゲージメント プランを実行する必要がある頻度はどれくらいですか？ | エンゲージメント プランが実行されると、そのプラン内のすべてのエンゲージメント アイテムと、対象の学生全体が評価されます。その後、対象となる受信者がまだ受け取っていないアクティブなエンゲージメント アイテムが送信されます。
パフォーマンスを最適化するため、プランを実際に実行する必要がある頻度を評価し、プランを必要な頻度でのみ実行することを検討してください。多くの通信では 1 日 1 回実行すれば済みますが、1 日に複数回実行する必要がある通信もあります。緊急アイテムの場合は、15 分ごとなど、より頻繁に実行する必要がある場合があります。 |
エンゲージメント プランを実行する時期 | 機関のすべてのエンゲージメント プランを評価するエンゲージメント実行を定期的にスケジュールできます。Workday では、教育機関全体のスケジュールを 1 つだけ設定することをお勧めしています。異なる実行頻度が必要な個々のエンゲージメント プランに対してスケジュールを設定することもできます。
パフォーマンスを最適化するため、学生の夜間ジョブ オーケストレーションの前後 1 時間にエンゲージメント実行をスケジュールしないようにしてください。学生の夜間ジョブのオーケストレーションは、タイムゾーンの 01:00:00 または太平洋時間 (テナントにタイムゾーンが設定されていない場合) に開始します。 |
推奨事項
- エンゲージメント プランの目標を達成しながら、可能な限り広範な学生の対象者を作成する。プラン内の個々のエンゲージメント アイテムの対象者は常に絞り込むことができますが、対象者を増やすことはできません。広範な学生により、作成および管理が必要なエンゲージメント プランの数が減少します。
- 保存済みの検索条件に基づく学生の対象者の作成は避けてください。これにアクセスできるのは保存済の検索条件の作成者のみで、作成者が教育機関を退職すると、保存済の検索条件にアクセスできなくなります。
- 多数の対象者に誤ったコミュニケーションが送信されないように、機関の受信者の閾値を設定する。
- パフォーマンスを最適化するため、エンゲージメント プランは必要な頻度でのみ実行されるようにスケジュールし、"学生の夜間ジョブ オーケストレーション" の前後 1 時間は実行しないようにします。
要件
影響はありません。
制限事項
影響はありません。
テナント設定
"テナント設定の編集 - 通知"
タスクで、以下を含むさまざまなテナント全体の通知設定を行います。
- E メール通知の"デフォルトの SMSTP 設定"。
- プッシュ通知用の学生ルーティング ルール。
セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"Configure Engagement" 業務分野の " Manage: Student Audiences " ドメイン | 学生対象者を作成、編集、非アクティブ化、削除できます。 |
"Academic Advicing" 業務分野の "Set Up: Student Eligibility Rules" ドメイン | 学生の条件ルールを作成および編集できます。 |
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス | 考慮事項 |
|---|---|
エンゲージメント プラン イベント
| 学生のエンゲージメント プランを作成、編集、コピーできます。 |
学生へのメッセージ イベント
| 学生メッセージを作成、編集、コピーできます。 |
学生向け印刷アイテム イベント
| 印刷済エンゲージメント アイテムを作成、編集、コピーできます。 |
エンゲージメント アイテムの印刷割当イベント
| 印刷された学生のエンゲージメント アイテムについてユーザーへの表示、送信、通知が可能になります。 |
レポート
以下のレポートを使用して、エンゲージメント アイテム、エンゲージメント プラン、エンゲージメント実行を追跡できます。
- 学生のエンゲージメント アイテムの検索
- 学生のエンゲージメント プランの検索
- スケジュールされている学生エンゲージメント実行の表示
インテグレーション
以下の Web サービスを使用して、学生の対象者をインポートおよびエクスポートできます。
- 学生対象者の取得
- 学生対象者の入力
関連性のある機能
機能 | 考慮事項 |
|---|---|
Notification Designer | 通知テンプレートを使用して、学生メッセージのレイアウトとデザインをカスタマイズできます。 |
Workday Studio | Workday Studio を使用して、印刷済みの学生のエンゲージメント アイテムに使用するカスタムのビジネス レイアウトを作成できます。 |