概念: 印刷済エンゲージメント アイテムの送信
印刷済のエンゲージメント アイテムは、以下の目的に使用できます。
- エンゲージメント プランの一環として、入学希望者への郵送先の調整を行う。
- 学生リクルーティング イベントの郵送先を設定する。
- 入学希望者に送信する、パーソナライズされたコンテンツを含む PDF ファイルを生成する。
プロスペクト情報を含む PDF ファイル
Workday Studio を使用すると、プロスペクトの氏名と住所を含む郵送ラベルやレターなど、パーソナライズされた印刷通信を作成できます。
- レポート ライターを使用して、含めるプロスペクト データを取得するカスタム レポートを作成します。カスタム レポートを作成するか、Workday のスタンダード レポートである "Student Prospects for Printing Engagement Printing Run"をコピーして変更します。印刷用の契約アイテム レポートには、"Student Prospect Records for Printing"レポート データ ソースを使用します。レポート定義をすべての認可済ユーザーまたは特定のユーザーと共有する。印刷済エンゲージメント アイテムのメール コーディネーターがレポートを実行するためには、このレポートへのアクセス権が必要です。
- Report Designer で、やり取り用のビジネス フォーム レイアウトを作成します。レイアウトを使用して、カスタム レポートから PDF ファイルが生成されます。"ビジネス フォーム レイアウトの作成" タスク (セキュリティ権限は"Custom Report Creation" ドメイン) と、作成したカスタム レポートを使用します。
- 次に、"Create Student Print Item"タスクを使用して、ビジネス フォーム レイアウトを印刷済エンゲージメント アイテムに関連付けます。
メール コーディネーターの責務
印刷済エンゲージメント アイテムのメール コーディネーターが、印刷済の連絡事項を物理的に郵送します。印刷されたアイテムの実行がスケジュールされると、対象となる受信者が最大 1,000 名のリストで、コーディネーターの My タスクに送信されます。学生 1,000 人ごとに一括印刷できます。以降、アイテムの対象となる受信者が増えると、リストが更新されます。郵送先のデータを送信した後に適格な場合は、"My タスク" に新しいタスクが作成されます。
"My タスク" 内のタスクから、コーディネーターが以下を実行します。
- 印刷されたアイテムを送信する受信者を選択します。
- 以下を選択します。
- "印刷" を選択すると、ビジネス フォーム レイアウトを使用するエンゲージメント アイテムの PDF ファイルを作成するバックグラウンド ジョブが開始されます。一括 PDF ファイルのコピーが"印刷アイテム"タブに添付されます。また、プロスペクトごとに個別の PDF も作成されます。
- 印刷済アイテムの郵送後に送信される郵送先 (ビジネス フォーム レイアウトを使用しているかどうかは関係ありません)。受信者は"完了" タブに移動。
- 郵送をキャンセルする場合は"郵送先キャンセル済"。受信者が"キャンセル"タブに移動する。
このタスクは、すべて
"郵送先日数"
または"郵送先キャンセル済"
に設定されるまで、"My タスク" に残ります。更新に合わせて My タスクをリフレッシュしてください。学生のプロファイルの "履歴" プロファイル グループに、印刷されたエンゲージメント アイテムが表示され、生成された PDF へのリンクが含まれます。
プロスペクトの履歴
印刷したアイテムの郵送がスケジュールされ、送信またはキャンセルされたタイミングが表示されます。この情報は、プロスペクトのプロファイルの "履歴" プロファイル グループで確認できます。
印刷実行の監視
"View Printing Engagement Item Printing Runs for Email Coordinator"
レポートを使用すると、印刷実行を監視できます。
- "印刷実行" タブには、一括実行ごとに PDF ファイルが含まれています。
- "印刷実行グループ" タブには、受信者ごとに個別の PDF ファイルが含まれています。