設定の考慮事項: 学術系カレンダー
このトピックの内容を、学術カレンダーの設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- この機能の Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響および製品間のインタラクション
- セキュリティ要件およびビジネス プロセスの設定
- 実装前に考慮すべき質問および制限
完全な設定の詳細については、タスクの詳細な手順を参照してください。
概要
学術系カレンダーは、Workday Student システムの時間枠を提供します。この基本構造は、学期タイプによって構成されます。この構造を使用して、カレンダーを構成する会計年度と会計期間を作成できます。
例:
- 学術系カレンダー:半期カレンダー
- 会計年度:2019 ～ 2020 年度
- アカデミック期間:2019 年フォール セメスターおよび2020 年セメスター
カレンダー ポリシーを使用すると、以下のコンポーネントを学術系のユニットとレベル、または有効日時点での研究プログラム (POS) に割り当てることができます。
- 学術系カレンダー
- 開始学術年度
- 典型的な出席パターン。
- 単位タイプ。学生の学術系クレジットと学資援助を追跡します。セメスターの単位やクロック タイムなどがあります。
学生の POS に適用されるカレンダー ポリシーにより、その学生の日付固有のプロセスと取引がすべて実行されます。
ビジネスにおけるメリット
Workday Student の学術系カレンダーでは、次の操作ができます。
- 正確な学生記録と学資援助データを管理する。
- 日付固有のプロセスとタスクを効果的に管理する。
- 詳細なレベルで学生データをレポートする。
カレンダー ポリシーにより、以下の柔軟性が得られます。
- 機関全体で複数の学術系カレンダーをサポートする。
- 学術系カレンダーを経時的に変更する。
- 特定の学術系ユニット レベルの組み合わせや POS のニーズを満たす一意のカレンダーを定義します。
- 学生が学術系カレンダー間で POS を変更できるようにします。
- 学生が学術系カレンダー全体で複数の学業レコードを保持できるようにします。
- データの整合性を保護しながら、機関固有の要件を満たします。
Workday Student を使用するには、少なくとも 1 つの学術カレンダーとカレンダー ポリシーを設定します。
ユース ケース
学術機関におけるほとんどのプロセスでは、学術系カレンダーが使用されます。たとえば以下のような内容があります。
- 学生のアカデミック プランに必要な年と期間を自動的に作成します。
- 獲得したクレジットや GPA などの学生の統計データや、学期ごとの学業進捗を追跡します。
- 登録ウィンドウ、成績評価ウィンドウ、認定日などのプロセスを設定および管理します。
- 正しいコース セクションと適切な時間に、学生が登録されていることを確認します。
- 学資援助を正しく処理するために、学期別に学資援助データを追跡します。
- 学資援助の支払スケジュールと報奨パッケージを設定します。
考慮すべき質問
対象 | 質問 | 考慮事項 |
|---|---|---|
学術系構造 |
| 学術系構造内の学術系ユニットの階層によって、カレンダー ポリシーの継承が決まります。下位の学術系ユニットや POS で異なるポリシーが必要な場合、別のカレンダー ポリシーを直接これらに割り当てることで、継承を上書きできます。 単一のカレンダーを管理し、継承を復元するために、上位の学術系ユニットからカレンダー ポリシーを再継承できます。 例: 上位学術系ユニットからのカレンダー ポリシー継承の復元を参照してください。 |
学術期間タイプ |
| 学術期間タイプは複数のカレンダーで使用できます。この期間タイプは、処理に使用される学術系カレンダーとともに使用されます。 一度使用した学術期間タイプは削除できません。カレンダーの名前を変更し、変更を使用するすべての学術カレンダーに適用することができます。 学術カレンダーで期間タイプの順序を指定すると、そのカレンダーのすべての会計年度についてこの順序が保持されます。 学術系カレンダーおよびノード (学術系ユニット レベルの組み合わせ、POS) ごとの学術期間タイプの日付ルールを定義できます。 学資援助を正確に処理するために、連邦学資援助に対して休暇とみなされる学術期間タイプを指定できます。 |
学期 |
| Workday で学術系カレンダーを設定する際に時間と労力を節約するために、この情報を用意してください。 |
学期 |
| 標準期間はレポート ウィンドウであり、重複することはできません。非標準期間 (モジュール) が標準期間をまたぐことができるのは、 "標準学術期間の指定" を有効にした場合のみです。 学期をまたぐという決定は、テナント全体に適用され、元に戻すことはできないため、十分に検討してください。既存の学術系カレンダーでは、過去の年を含め、すべての年に非標準の学術期間を追加できます。 学術期間に非標準の期間タイプを設定することで、非標準の学術期間レコードを作成できます。非標準の期間に関連付けられたコース セクションに学生が登録した場合、その期間は個別の期間レコードとして学業統計データに表示されます。 標準期間の開始日または終了日に基づいて、標準期間と非標準期間をレポートできます。 例: フォール セメスターに提供されるコース セクションに関するレポートには、開始期間が同じ期間内で、終了期間が異なるコース セクションが含まれる場合があります。等級内での成績評価が行われたコースのレポートには、その期間内に終了したコース セクションと、別の期間に開始したコース セクションが含まれる場合があります。 標準外の学術期間に提供されたモジュールまたはコースの学生に対する学資援助を処理できます。 学資援助の計算には、学期の教育 (WI) の合計週数が使用されます。休暇・休職の合計からは、7 日以上 (隣接する週末を含む) の休日および予定された休暇は除外されます。 詳細については、 を参照してください。 概念: 標準および非標準の学期。 |
タームおよびターム以外のコース セクション |
| 以下のようなコース セクションを設定できます。
非標準の期間に関連付けられているコース セクションは、開始元の標準期間にロールアップされます。 標準の期間にまたがるコースを提供するには、 "標準学術期間の範囲の指定 " タスクを実行します。 スパニングを有効にしていない場合、"コース セクション" が "標準学術期間" 内に開始し終了することを示す検証警告が表示されます。スパニングを有効にしている場合、コース セクションが 1 会計年度またはその他の時間枠内に収まることは制限されません。 アカデミック期間をまたぐことは、広範な学資援助と学生の財務会計上の影響があるため、決定については十分に検討してください。 |
複数の学術系カレンダー |
| カレンダー ポリシーにより、機関において複数の学術系カレンダーを使用できます。学術系ユニットと組織、または POS に対して一意のカレンダー ポリシーを設定できます。 データの整合性を保護するため、機関の学術系カレンダーは可能な限り少なくしてください。構造の変更が必要な場合にのみ、新しい学術系カレンダーを作成します。例:
学術年度の開始日の変更などの日付ベースの小さな変更では、新しい学術系カレンダーは必要ありません。 |
学生の専攻プログラム トランザクション | 異なる学術系カレンダーを使用した POS を学生に設定することはできますか？ | 学生は、異なる学術系カレンダーを使用する複数の POS を持つことができます。主 POS で使用されるカレンダーによって、学術期間レコードと学資援助期間レコードが管理されます。
次の場合、学生の学業レコードに複数の学術系カレンダーが設定される可能性があります。
これに対応するため、新しいカレンダーに基づいた学術系の年度と期間が表示されるようにアカデミック プランが更新されます。 |
学術系カレンダーの変更 | 学術系カレンダーはいつでも変更できますか？ | カレンダー ポリシーを使用すると、トランザクション データに影響を与えることなく学術カレンダーを変更できます。
ポリシーの変更は、会計年度の開始時にのみ行われます。また、間の欠番や重複が生じることはありません。 その会計年度について申請や支払などの学生のトランザクションが存在する場合、組み込みの検証によってカレンダー ポリシーの変更が制限されます。場合によっては、典型的な出席パターンや単位タイプを変更できます。 最早のポリシーを継承するノードで、それより前のカレンダー ポリシーを設定するには、同じ有効日のポリシーのコピーを作成します。そうすれば、目的の前の変更を行うことができます。 |
有効日 |
| カレンダー ポリシーの有効日により、学術系カレンダーを変更し、変更を経時的に追跡できます。 Workday では、変更が学術年度の開始時にのみ行われるように、有効日がカレンダー ポリシーに自動的に適用されます。 登録を行ったアクティブな最早生学生に対応するために、カレンダー ポリシーの日付を過去に遡って設定してください。 |
休日カレンダー | 学術系カレンダーに休日カレンダーまたは非指示日 (例: スキップ) を含めますか？ | 学術系カレンダーに休日および非指導日を指定するには、"休日 カレンダーの作成" タスクで休日カレンダー を作成します。 |
期間アクティビティ給与 | 期間中に実行したアクティビティに対して社員に支給を行うために、学術期間を使用しますか？ | 期間アクティビティ給与に使用する学術期間については、 "学術期間の使用状況の管理 " タスクで " 用途タイプ" として "アクティビティ給与" を指定します。
Workday Student の学術系アクティビティに使用される期間とは異なる期間の学術期間が必要かどうかを検討します。 期間アクティビティ給与をすでに処理している会計期間を変更することはできません。 |
推奨事項
- 学術期間タイプ、学術年度、学術期間を含む学術系カレンダー構造をマッピングして、設定を容易にします。
- 学術期間が、学資援助奨学金の年度全体の期間にまたがることを確認します。例: 2023-2024 年度が 2023/07/01 ～ 2024/06/30 に及ぶ場合、この期間にまたがるアカデミック期間 (2023 年7 月 1 日、2023 年フォール 学期、2023 年冬学期、2024 年前期、2024 年 夏学期) を設定します。日付範囲
- 複数の学術系カレンダーを持つ複雑な設定の場合は、学術系構造と各ノードで必要な学術系カレンダーをマッピングします。
- カレンダー ポリシーの継承をオーバーライドするときは注意してください。下位ノードに対する誤った変更を防ぐことができます。
- 申請、コース セクション、支払などの取引データを関連付ける前に、カレンダー ポリシーの精度を確保してください。
要件
この学術系カレンダーは、Workday Student の古い実装で使用されていた学術系の年度と期間に置き換えられます。カレンダーのない学術年度および学術期間がある場合は、設定時に
"学術系カレンダーへの年の割当
" タスクを実行する必要があります。Workday Student で同じ期間を使用する場合は、Workday ヒューマン キャピタル マネジメント (HCM) で作成された学術期間に対してこのタスクを実行します。
制限事項
影響はありません。
テナント設定
影響はありません。
セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"Academic Fund" 業務分野の "Set Up: Academic Calendar"
| 学術系カレンダーとカレンダー ポリシーを設定できます。 |
"System" 業務分野の "Set Up: Calendar"
| 休日カレンダーを作成できます。 |
"Academic Fund" 業務分野の "Manage: Academic Calendar Updates " | 既存の学術期間の日付を含む学術カレンダーを更新できます。 |
"Student Records" 業務分野の "Set Up: Course Section Calendar Options"
| 学術期間の分割範囲を指定できます。 |
"Financial Aid" 業務分野の "Set Up: Financial Aid Fund"
| 学術期間タイプを連邦学資援助用の「休暇・休職」として指定できます。 |
"Academic Advicing" 業務分野の "Set Up: Typical Attendance Pattern"
| 典型的な出席パターンを作成、編集、表示できます。 |
ビジネス プロセス
影響はありません。
レポート
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
学術系カレンダーの表示
| 学術系カレンダーの詳細をレビューできます。 |
学期の表示
| 学術系カレンダーに含まれないすべての学術期間を表示できます。 |
学術期間タイプの表示
| 使用中のすべての学術期間タイプを表示できます。 |
学期の表示
| 会計年度の詳細をレビューできます。 |
非指導日の表示
| 会計年度における講義日以外のイベントと日付を表示できます。 |
Workday には、カスタム レポートの作成に使用できる以下のレポート データ ソースが用意されています。
- 学術系カレンダー
- 学術系の日付範囲
- 学期
- 学期
インテグレーション
影響はありません。
接続および Touchpoints
機能 | 考慮事項 |
|---|---|
アカデミック アドバイジング | 学術系カレンダーと通常の出席ステータスとのインタラクションにより、学生のアカデミック プランに表示される年と期間が制御されます。
学生プロファイルの "学業進捗" レポートでは、カレンダー ポリシーで設定されたデフォルトの単位タイプが使用されます。 |
入学 | 以下の学術期間を使用します。
"学術期間の日付の編集" タスクを使用して日付を更新すると、以下の日付が自動的に更新されます。
|
学資援助 | 学術系カレンダー ポリシーは、以下のような複数の学資援助プロセスに影響します。
この影響は大きいため、カレンダー デザインのディスカッションには学資援助オフィスの利害関係者を含めることをお勧めします。 |
Student コア | 以下の学術期間を使用します。
"学術期間の日付 の編集" タスクを使用して学術期間の日付 を更新すると、これらの日付も自動的に更新されます。 |
学生の財務会計 | 学術系カレンダー ポリシーは、以下のような学生の財務会計の複数のプロセスに影響します。
この影響は非常に大きいため、カレンダー デザインのディスカッションには財務部門とバーサール オフィスの利害関係者を含めることをお勧めします。 |
学生リクルーティング | 以下のようなイベントで学術系の日付範囲と学術系期間を使用します。
|
学生に関する記録 | 学術系カレンダーは、以下のような多くの領域に影響します。
この影響は大きいため、カレンダー デザインのディスカッションには、登録係のオフィスの利害関係者を含めることをお勧めします。 |
Workday HCM | 学術期間を "アクティビティ 給与 " に指定することで、期間アクティビティ給与に使用できます。 |
Workday には、テナントでの設定関係を理解するのに役立つリソースを備えた Touchpoints Kit が用意されています。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。