概念: 動的ドキュメントの生成
テンプレートを作成し、カスタマイズして、雇用契約や内定通知などのドキュメントを動的に生成できます。Workdayビジネス プロセスを使用して、生成されたドキュメントをレビューし、電子署名用にユーザーに配布できます。
- "ドキュメントの作成" タスクを使用してテンプレートを作成し、リッチ テキストと変数データで構成されるテキスト ブロックを使用して各テンプレートのコンテンツをビルド。カスタム レイアウトを動的に生成されるドキュメントに適用することもできます。
- "ドキュメントの生成アクション"ステップをビジネス プロセスに追加して、選択したテンプレートから動的なドキュメントを生成します。
- 同じビジネス プロセスに"ドキュメントのレビュー" ステップを追加して、動的に生成されたドキュメントを適切なユーザーに配布します。"ドキュメントの生成" ステップは、"ドキュメントのレビュー"ステップの前に設定する必要があります。
"ドキュメントのレビュー"
ステップを使用して "従業員関連ドキュメント ファイル" に追加された、生成されたドキュメントを表示するには、関連付けられたテンプレートをセキュリティ保護するセグメントへのアクセス権があるセキュリティ グループに属している必要があります。条件ルールをカスタム レイアウトに関連付け、条件ルールを使用して、生成されたドキュメントの表示または印刷に使用するカスタム レイアウトを決定できます。例:ポジションの特性に基づいて、さまざまなカスタム レイアウトを使用する内定通知を作成します。Workday、条件が真の場合にのみ、プログラムが実行される際に、生成されたドキュメントにカスタム レイアウトが使用されます。
カスタム レイアウトをグリッド ""に追加する場合は、各カスタム レイアウトに関連付ける条件ルールを選択する必要があります。
- 同じカスタム レイアウトに同じ条件ルールを複数回使用することはできません。
- 選択できる条件ルールは、そのドキュメントのコンテキスト内で使用可能なものに限られます。条件ルールは、ビジネス プロセス条件でなければなりません。
"Generate Document Default Layout"
は、Workday 提供のレイアウトで、ドキュメントのデフォルト保持期間は、ドキュメントが動的に生成された日から 3650 日間 (10 年) です。ドキュメントの損失を防ぐには、 "標準ビジネス フォーム レイアウトの編集
" タスクを使用して"生成されたドキュメントのデフォルト レイアウト"
を更新し、 "生成されたドキュメントの有効期限のオフセット (日数)"
フィールドを編集、ビジネス要件と法的要件を満たすようにします。また、 "生成されたドキュメントの有効期限のオフセット (日数)"
フィールドにカスタムビジネス フォーム レイアウトを作成し、ドキュメントにリンクもできます。"My タスク"で "ドキュメントの生成
アクション"
ステップを受信すると、以下に基づいてPDFファイルのレイアウトが評価されWorkday。
- ドキュメントの有効日。
- 真と評価されるグリッド内の最初の条件ルール。真と評価される条件ルールがない場合、生成されたドキュメントにはWorkdayのレイアウトが使用されます。
PDFファイルのレイアウトは1 回のみ評価され、 PDFファイルを印刷する際には "ドキュメントの生成
アクション"
ステップまたは"ドキュメントのレビュー"
ステップのいずれかでこのレイアウトが使用されます。