概念: 動的なドキュメントの生成
テンプレートを作成してカスタマイズし、雇用契約や内定通知などのドキュメントを動的に生成できます。Workday ビジネス プロセスを使用して、生成されたドキュメントをレビューし、電子署名のためにユーザーに配布できます。
- "ドキュメントの作成" タスクを使用してテンプレートを作成し、リッチ テキストと可変データで構成されるテキスト ブロックを使用して各テンプレートのコンテンツを作成します。動的に生成されたドキュメントにカスタム レイアウトを適用することもできます。
- ビジネス プロセスに "ドキュメントの生成アクション"ステップを追加して、選択したテンプレートから動的なドキュメントを生成します。
- 同じビジネス プロセスに"ドキュメントのレビュー"ステップを追加し、動的に生成されたドキュメントを適切なユーザーに配布します。"ドキュメントのレビュー" ステップの前に、"ドキュメントの生成" ステップを設定する必要があります。
"ドキュメントのレビュー"
ステップを使用して "従業員関連ドキュメント ファイル" に追加された、生成されたドキュメントを表示するには、関連付けられたテンプレートをセキュリティ保護するセグメントにアクセスできるセキュリティ グループに属している必要があります。条件ルールをカスタム レイアウトに関連付け、条件ルールを使用して、生成されたドキュメントの表示または印刷に使用されるカスタム レイアウトを決定できます。例: ポジションの特性に基づいて異なるカスタム レイアウトを使用する内定通知書を作成します。条件が真の場合にのみプログラムが実行される場合、生成されたドキュメントにカスタム レイアウトが使用されます。
カスタム レイアウトをグリッドに追加する場合、各カスタム レイアウトに関連付ける条件ルールを選択する必要があります。
- 同じカスタム レイアウトに同じ条件ルールを複数回使用することはできません。
- そのドキュメントのコンテキストで使用可能な条件ルールのみを選択できます。条件ルールは、ビジネス プロセス条件でなければなりません。
"生成されたドキュメントのデフォルト レイアウト"
は、ドキュメントが動的に生成された日からのデフォルトのドキュメント保持期間が 3650 日 (10 年) である Workday 提供のレイアウトです。ドキュメントの損失を防ぐためには、"標準ビジネス フォーム レイアウトの編集"
タスクを使用して " 生成されたドキュメントのデフォルト レイアウト"
を更新し、"生成されたドキュメントの有効期限のオフセット (日数)"
フィールドをビジネスおよび法的要件を満たすように編集します。"My タスク" で "ドキュメントの生成
" アクション
ステップを受信する際、以下に基づいて PDF ファイルのレイアウトが評価されます。
- ドキュメントの有効日。
- 真と評価されるグリッド内の最初の条件ルール。真と評価される条件ルールがない場合、生成されたドキュメントのデフォルト レイアウトが使用されます。
PDF ファイルのレイアウトは一度だけ評価され、"ドキュメントの生成
アクション"
ステップまたは " ドキュメントのレビュー"
ステップからのいずれかで PDF ファイルを印刷するたびにこのレイアウトが使用されます。