概念: ビジネス プロセス ステップの添付ファイル
ビジネス プロセスの
"開始"
ステップと "アクション"
ステップにドキュメントを添付できます。例:
"雇用契約" ビジネス プロセス
または "内定"
ビジネス プロセスにドキュメントを添付して、候補者に配布できます。同様に、"委任変更のリクエスト"
ビジネス プロセスで添付ファイルを有効にすると、ビジネス プロセス管理者は、"委任設定の管理"
タスクでアイテムを委任する場合などに、指示ドキュメントを添付できるようになります。承認
ステップでは、ドキュメントの添付ファイルのみが表示されます。ビジネス プロセスの下流の参加者は、添付ファイルをレビューおよび承認できます。以下が可能です。
- ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーを使用して、添付ファイルを表示および編集できるユーザーを制御します。
- 特定のビジネス プロセスまたはテナント レベルで、添付ファイルを有効または無効にします。
- "ドキュメントの添付" とは、事前設定することなく、ビジネス プロセスの一部としてドキュメントを含めることを意味します。
- ビジネス プロセス ステップを修正したり、ビジネス プロセス イベントを訂正したりするときに、ドキュメントを添付します。
セキュリティ
添付ファイルへのアクセスを制御するために、ロールに表示されるドキュメント カテゴリを制限するセキュリティ セグメントを作成できます。セキュリティ セグメントは、そのロールが作成、編集、または表示できるドキュメント カテゴリを指定します。特定のドキュメント カテゴリへのアクセス権があるセグメント ベースのセキュリティ グループに添付ファイルの権限を付与し、これらのグループをビジネス プロセス セキュリティ ポリシーに追加します。
テンプレートを使用するビジネス プロセスでは、ビジネス プロセスの "添付情報" ドメインにユーザーを追加する必要がある場合があります。
ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーに添付セキュリティを設定しない場合、セキュリティは該当するビジネス プロセス ステップのビジネス プロセス セキュリティ ポリシーから自動的に継承されます。例: "
ポジションの作成"
ビジネス プロセスの "ポジション リクエスト
のレビュー" ステップの添付ファイルの権限は、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーの "ポジションのレビュー リクエスト アクション"
ステップにアクセスできるセキュリティ グループと同じセキュリティ グループに付与されます。添付ファイルのアクション
ビジネス プロセスでドキュメント カテゴリが有効になっている場合、添付ファイルのアップロード時にドキュメント カテゴリを入力する必要があります。ドキュメント カテゴリの詳細については、 ドキュメント カテゴリの設定を参照してください。
開始者は、ドキュメント カテゴリ セグメントのセキュリティに基づいてアクセス権のあるファイルのみをアップロードできます。
レビューアは、ドキュメント カテゴリのセグメント セキュリティに従ってアクセス権のあるファイルのみのレビュー、ドキュメント カテゴリと説明の変更、アップロード、削除を行うことができます。
承認者は、ドキュメント カテゴリ セグメントのセキュリティに基づいてアクセス権のあるファイルのみをレビューおよび承認できます。
テナント レベルおよび個々のビジネス プロセスの設定
ファイル添付は、テナント レベルまたは個々のビジネス プロセスで有効にできます。
"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス"
タスクで設定されたテナント レベルの "添付ファイルを有効化"
設定が、個別のビジネス プロセス セキュリティ ポリシーの "添付ファイルを有効化"
設定と競合する場合、最後に行われた設定が適用されます。例: 2024 年 5 月 16 日に
"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス"
タスクにアクセスし、"添付ファイルを有効にする"
チェックボックスをオフにします。2024 年 6 月 15 日に、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーにアクセスし、"添付ファイルを有効にする"
チェックボックスをオンにします。その後、2024 年 6 月 20 日に "テナント設定の編集 - ビジネス プロセス"
タスクでフィールドを編集しました。このタスクは最近更新されたため、"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス"
タスクの "添付ファイルの有効化"
設定が適用されます。この例では、すべてのビジネス プロセスで添付ファイルが無効になります。"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス"
タスクに変更を加えても、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーの監査証跡には、"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス"
タスクに加えられた変更が表示されません。同様に、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーに変更を加えた場合、"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス" の
監査証跡には、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーに加えられた変更が表示されません。"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス"
タスクとビジネス プロセス セキュリティ ポリシーの両方の監査証跡をレビューして、これらの設定に加えられたすべての変更を確認することをお勧めします。