設定の考慮事項: ビジネス プロセス履歴の詳細を個人には表示しない
このトピックの内容を、"ビジネス プロセス履歴詳細を表示しない" 機能の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
機能の概要
ビジネス プロセスに関連付けられている個人 (社内社員など) には、ビジネス プロセス履歴の詳細を表示させないようにすることができます。他のユーザー (マネージャなど) が、ビジネス プロセスに関連付けられた担当者でない限り、ビジネス プロセス履歴を表示することはできます。
ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーの
"プロセス履歴を個人には
表示しない" チェックボックスがオンになっている場合、以下のビジネス プロセスで、ビジネス プロセスに関連付けられている個人にはビジネス プロセス履歴は表示されません。
- 受け取ったMy タスクアイテム。
- 経費レポートなど、ドキュメントに埋め込まれているプロセス履歴。
- "イベントを表示"ページの"プロセス"タブ
- "残りのプロセスの表示" ページ(イベントの関連アクション メニューに のプロセスの表示" は表示されません。)
以下に該当するビジネス プロセスのプロセス履歴は非表示になります。
- 完了
- 進行中。
ビジネス プロセス セキュリティで
"対象者にはプロセス履歴を表示しない
" チェックボックスをオンにすると、以下のようになります。
- 親ビジネス プロセス: 親ビジネス プロセスのプロセス履歴のみが非表示になる。サブプロセスのプロセス履歴は、引き続き表示されます。親ビジネス プロセスのプロセス履歴にアクセスする場合、場合によっては、サブプロセスのプロセス履歴が非表示になることがあります。例:"パフォーマンスレビューの開始"ビジネス プロセスで機能を有効にし、そのサブプロセスでは有効にしません。パフォーマンス レビューに関連付けられているユーザーは、"パフォーマンス レビューのマネージャ評価の記入" サブプロセスのプロセス履歴を表示できますが、"パフォーマンス レビューの開始"ビジネス プロセスの詳細は表示できません。
- サブプロセス: サブプロセスのプロセス履歴のみが非表示になります。親ビジネス プロセスのプロセス履歴は、引き続き表示されます。例:"パフォーマンス レビューの開始"ビジネス プロセスで、"パフォーマンス レビューの自己評価の記入"などのサブプロセスの機能を有効にします。ただし、この機能は"パフォーマンス レビューの開始"親ビジネス プロセスで有効にしていません。パフォーマンス レビューに関連付けられている担当者は、"パフォーマンス レビューの自己評価の記入" サブプロセスの履歴を表示できませんが、"パフォーマンス レビューの開始"ビジネス プロセスの詳細は表示できます。
業務上のメリット
"ビジネス プロセス履歴を非表示" 機能は、以下を防止するのに役立ちます。
- ビジネス プロセスに関連付けられている担当者で、ビジネス プロセス履歴で収集される可能性のある機密情報や詳細を閲覧できます。
- ユーザーがMy タスクアイテムまたはイベント詳細で機密情報を閲覧した場合、組織内で法的問題が発生する可能性があります。
ユース ケース
- HR パートナーは、マネージャがビジネス プロセスに対して実行したアクションに関連する情報を社内社員に表示したくありません。
- 不正戻りの可能性やその他の矛盾した理由について、内部監査により経費レポートのレビューが必要になる場合があります。調査中の経費レポートの場合、誰が経費レポートをレビューしているかを経費支払先 (ビジネス プロセスに関連付けられた個人) に知らせないようにします。
- 組織で、候補者に "内定" ビジネス プロセスの情報を表示したくありません。
考慮すべき質問事項
ビジネス プロセスに関連付けられているユーザーに対して
、My タスク
アイテムまたはイベント詳細の機密情報を閲覧できないように設定しますか？関連するビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで、"個人にはプロセス履歴を表示しない
" チェックボックスをオンにすることを検討してください。デフォルトでは、"個人にはプロセス履歴を表示
しない" チェックボックスはオフになっています。推奨事項
ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで
"プロセス履歴を個人には表示しない
" チェックボックスをオンにした場合は、セキュリティ ポリシーの変更をすぐにアクティブ化するようにしてください。有効にしない場合は、"Activate Pending Security Policy
Changes" タスクにアクセスして変更をアクティブ化するまで、"ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーの処理待ち
変更" レポートに "Hide Process History"
エントリが表示されます。親ビジネス プロセスのサブプロセスに関連付けられているユーザーにビジネス プロセス履歴の詳細を表示させないようにするには、サブプロセスのセキュリティ ポリシーでチェックボックスがオンになっていることを確認します。
要件
ビジネス プロセスでこの機能を有効にするには、以下が必要です。
- ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで"対象者にはプロセス履歴を表示しない" チェックボックスをオンにします。
- "Activate Pending Security Policy Changes"タスクにアクセスして、変更をアクティブにします。
制限事項
ビジネス プロセス履歴を非表示にする機能は、Workday Extend で作成したモデル コンポーネント ビジネス プロセスでは機能しません。
イベントが個人に関するものではなく、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで
"プロセス履歴を個人には表示しない
" チェックボックスがオンになっている場合は、ビジネス プロセス履歴は非表示にされません。例:"職務への応募"
ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーでチェックボックスをオンにします。"職務への応募"
ビジネス プロセスは、個人に関するものではなく応募に関するものであるため、ビジネス プロセスの履歴が表示されます。一部のビジネス プロセスでは、チェックボックスをオンにしても、ビジネス プロセスの対象者にはビジネス プロセス履歴が表示されない場合があります。
ビジネス プロセスでこの機能を有効にしていても、ビジネス プロセスに関連付けられた担当者がプロセス履歴を表示できる場合は、Workday サポートにお問い合わせください。
テナント設定
影響はありません。
セキュリティ
ビジネス プロセスに関連付けられた個人にはビジネス プロセス履歴詳細を表示しないようにするには、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで
"個人にはプロセス履歴を表示しない
" チェックボックスをオンにして、セキュリティ ポリシーの処理待ち変更をアクティブ化する必要があります。ビジネス プロセス
この機能を使用するには、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで
"個人にはプロセス履歴を表示しない
" チェックボックスをオンにします。デフォルトでは、チェックボックスはオフになっていますレポート
カスタム レポートでは以下のレポート フィールドを使用できます。
- 対象者にはプロセス履歴を表示しない: チェックボックスが有効になっているビジネス プロセス セキュリティ ポリシーに関するレポート用。
- イベントに関連付けられている個人: ビジネス プロセスに関連付けられている個人およびプロセス履歴を ( では非表示) にレポートする場合。
インテグレーション
影響はありません。
関連性のある機能
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。