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ドキュメント
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Administrator Guide
最終更新: 2023-06-23
ドキュメント テンプレートの作成とパブリッシュ

ドキュメント テンプレートの作成とパブリッシュ

セキュリティ: "System" 業務分野の以下のドメイン:
  • Drive
  • Docs
  • ドキュメント ライブラリ
テンプレートを作成し、パブリッシュする際には、以下の考慮事項に留意してください。
  • ドキュメント テンプレートを複数のユーザーと自動的に共有する場合は、ドライブ内のフォルダを個々のユーザーまたはセキュリティ グループと共有、新しいテンプレートをそのフォルダに配置できます。
  • ドキュメントでは、将来の日付の自動パブリッシュはサポートされていません。指定した日付まで変更を保留したい場合は、その日に手動でパブリッシュする必要があります。
  • ドキュメントでは、複数のユーザーによるテンプレートの同時編集またはパブリッシュはサポートされていません。
  • ドキュメントは、右から左 (RTL) 言語のフォーマットをサポートしていません。
  • 新しいテンプレートを作成すると、まだパブリッシュしていなくても、ビジネス プロセスに設定できるようになります。ドキュメントをパブリッシュするまで、そこから生成されたドキュメントは空白になります。テンプレートをパブリッシュするまでビジネス プロセスに設定しないことをお勧めします。
  • 事前にダウンロードしたテンプレート ファイルをアップロード場合は、パブリッシュしてからビジネス プロセスに設定してください。
  1. ドライブで
    "新規"
     >
    "ドキュメント テンプレート"
    を選択し、テンプレートに名前を付けます。
    DocuSign では、名前は 100 文字未満にする必要があります。Adobe Sign では、名称にアンパサンドなどの特殊文字を含めることはできません。
  2. ソースを選択してください。
    ソースは、ドキュメントに
    "ドキュメントの生成"
    ステップを使用するビジネス プロセス タイプです。例: "
    内定
    " ビジネス プロセス タイプをソースに指定できます。
  3. カテゴリを選択してください。
    カテゴリを使用すると、 Workdayで従業員やその他のオブジェクトに関連付けられているさまざまなタイプのドキュメントを整理して管理できます。セグメント ベースのセキュリティ グループを使用して、プロンプト ""に表示されるドキュメント カテゴリを制限できます。
  4. (任意)
    "言語"
    "言語の追加"
    を選択して、基本言語 ()を変更します。
    テンプレートを作成すると、 Workday Docs によって基本言語が英語に設定されます。新しいすべての言語インスタンスが翻訳済テンプレートの開始点として英語のコンテンツを使用します。
  5. テンプレートにコンテンツを追加します。
    テンプレートは最初にパブリッシュされていない状態です。テンプレートの上部に "
    パブリッシュ済"
    または
    "未パブリッシュの変更
    " インジケータが表示され、コンテンツのステータスが示されます。
  6. (任意)
    "言語"
    "言語の追加"
    をクリックして、テンプレートの新しい言語インスタンスを追加します。
    言語インスタンス ()を作成すると、既存のコンテンツが基本言語から新しいインスタンス ()にコピーされます。そのコンテンツはガイドとして利用し、目的の言語のコンテンツに手動で置き換えます。
    テンプレート コンテンツと同じ方法で、ヘッダーとフッターの翻訳コンテンツを作成および管理します。各言語のヘッダーとフッターは、別々になります。
    生成されたドキュメントがユーザーに送信され、そのユーザーの優先言語が定義済の言語インスタンスのいずれとも一致しない場合、基本言語のドキュメントがそのユーザーに送信されます。
  7. "公開する"
    をクリックして、現在のコンテンツをテンプレート内でアクティブにします。
    テンプレートをパブリッシュすると、ドキュメントを生成するときにそのテンプレートが使用されるようになります。
    "を公開する"
    をクリックしたとき、テンプレートにエラーがあれば、以下のようになります。
    • 言語インスタンスのデータ フィールド、条件ルール、または画像に 1 つ以上のエラーが含まれる場合、テキスト編集権限を持つユーザーのドロップダウン リストとヘッダー/フッターのドロップダウン リストで言語の横に赤色のドットが表示されます。
    • いずれかの言語にエラーがある場合、テキスト編集権限を持つユーザーのドロップダウン リストとヘッダー/フッターのドロップダウン リストの前後に、赤い枠線が表示されます。すべての言語インスタンスでエラーがすべて修正されるまで、赤い枠線が表示されます。
    • 条件ルールまたはデータ フィールド パネルに赤色のバナーとチェックボックスが表示され、エラーのあるルールまたはフィールドのみを表示できます。
  8. 必要に応じて、テンプレートを追加変更する。変更を行うとすぐに、その状態が "パブリッシュなし" に変わり、オレンジ色の "
    未パブリッシュの変更
    " インジケータがテンプレートの上部に表示されます。テンプレートの変更は、
    "公開する"
    をクリックして変更をアクティブ化するまでは、ビジネス プロセスで使用されません。