概念: 電子フォーム I-9 のワークフロー

セクション 1社員の情報と確認

社員はフォームに記入し、必須または任意のデータを入力して、適切なチェックボックスをオンにします。
"Complete Form I-9"
タスクの生年月日および SSN データで社員のプロファイル情報を上書きする場合は、"
Maintain Form
I-9" データで社員プロファイルの生年月日と SSN データを上書きする
チェックボックスをオンにできます。 -9 "設定"タスク。社員がフォーム I-9 を送信すると、フォーム I-9 の SSN と生年月日を上書きし、HR レコードの SSN と生年月日を置き換えます。
このチェックボックスをオンにしても、この変更に関する通知や確認は送信されません。
"Complete Form I-9"
ビジネス プロセスを取り消した場合は、次のようになります。これらのプロセスも取り消されます。

文書化または翻訳者の認定/資格

セクション 2雇用主または認定代表者のレビューおよび確認

リスト A
、または
リスト B
と
リスト C
からドキュメントを入力し、必要なドキュメントの詳細を入力します。
プロンプト内の選択リストは、社員が選択した市民権区分または入国手続きステータスに基づいてフィルタされ、正確なデータが入力できるように検証が行われます。
社員がリスト C のドキュメントとして社会保障カードを提供した場合は、リスト C に番号を手動で入力する必要があります。
ドキュメントに対応する発行機関が選択された場合、この値は上書きできます。
必要な情報がすべて入力されている場合、フォームを社員に差し戻して、必要なデータを入力または訂正できます。
"同意する
" チェックボックスをオンにします。これは電子署名として機能します。
このセクションに雇用主の名前、肩書き、組織、住所が自動入力されるように Workday を設定できます。現在の日付スタンプは、フォームの承認前に追加されます。
必要に応じて、"
期日超過の理由"
を選択できます。

(任意) E-Verify Integration

社員のフォーム I-9 データを E-Verify に自動送信するように Workday を設定できます。
元のフォーム I-9 に問題のあるデータが含まれる場合、E-Verify は再確認をリクエストします。
"Form I-9 Data Verification
" イベントに、カスタマイズされた指示が表示され、どのアイテムが問題となっているかが示されます。関連ドキュメントの情報を訂正できますが、セクション 1 の訂正は社員側が行う必要があります。
次の目的のために Workday を設定できます。
ある社員に対して過去 365 日間に作成されたケースが表示されます。重複ケースは、E-Verify で新しいケースを作成する前にクローズできます。
E-Verify から更新されたケース ステータスを定期的に同期します。
E-Verify は、社員から提供されたドキュメントに基づいて、確認を行うための社員の写真を返します。E-Verify は、写真照合の要件を決定します。写真がない、または一致しない場合は、社員のドキュメントの画像をアップロードする必要があります。
E-Verify は、写真が一致しているか確認することなく、ドキュメントの前後画像をアップロードするよう要求する場合があります。
情報が再送信され、E-Verify によって雇用承認ステータスが返されます。認証に応じて以下のようになります。
正常に完了した場合、"E-Verify" ケースはクローズされ、Workday ビジネス プロセスの確定ステップが自動的に完了します。
検証に失敗した場合は、E-Verify のケース番号が管理されるため、E-Verify の Web サイトでケースを手動で解決できます。ケース ステータスを同期するようにインテグレーションを設定し、E-Verify から
"米国の雇用確認ステータス"
を受け取った場合、ビジネス プロセスで
"米国の最終雇用確認ステータス"
ステップが自動的に完了します。
E-Verify 接続に失敗した場合、
"E-Verify の送信待ち"
ステータスが表示されます。
"Process: Resubmit: Form I-9
" ドメインの権限がある場合は、
"再試行"
をクリックして情報を再送信できます。フォーム I-9 の期日を過ぎている場合は、E-Verify の送信を再試行する前に、期日を過ぎている理由を入力できます。

最終的な雇用確認ステータスの手動入力

"最終的な米国雇用許可ステータス"
ステップを使用して、雇用資格の詳細を入力できます。
"E-Verify" を使用しない場合は、資格を決定してここに入力できます。
E-Verify がすぐに認証を返さない場合、Workday はこのステップで "
Complete Form I-9"
ビジネス プロセスを一時停止します ステップ E-Verify の情報も表示されるため、E-Verify の Web サイトで手動でフォーム I-9 を進めることができます。E-Verify での解決に到達したら、資格ステータスとその他の情報を記録できます。 ここに追加します。完了したら、
"Complete Form I-9"
ビジネス プロセスを送信できます。
"雇用主が許可されていない"
または
"確認未確定"
のステータスを選択すると、
"ID 情報の編集"
ビジネス プロセスが自動的に取り消され、従業員レコードから SSN とフォーム I-9 リスト A、B、C のドキュメント ID が削除されます。
誤った資格ステータスまたは E-Verify の事例番号を入力し、
"Complete Form I-9"
ビジネス プロセスにステップが存在しない場合は、ビジネス プロセスの
"訂正"
アクションを使用して、ステータスまたは事例番号を変更できます。

検証結果がない場合のフォーム I-9