設定の考慮事項: 候補者の経費レポート
このトピックの内容を、候補者の経費レポートの設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
従業員が候補者の代わりに経費レポートを作成して、発生した経費を払い戻すことができます。
業務上のメリット
- 候補者の経費データを分析して、HR イニシアチブについて十分な情報に基づいた意思決定を行う。
- 一時的な支払を行ったり、非候補者の支払先タイプを使用したりするなど、手動で作業する必要がなくなる。
- 候補者の経費レポートを特定のレビューアと承認者に送信することにより、払戻しが迅速に行える。
- 候補者の経費データを Workday で一元化することにより、データの重複を減らす。
- 候補者のリクルーティング コストを追跡してレポートすることにより、よりよい支出管理が行える。
ユース ケース
- 面接場所までの交通費や宿泊費など、リクルーティング コストが発生した候補者に払い戻す。
- サプライヤ請求書の合計コストや候補者の経費など、職務補充依頼の合計をレポートする。
- 候補者と社員が一緒に昼食会に参加した場合など、支払先タイプが複数になる経費レポートを提出する。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
従業員が管理するのはどのような経費データですか？ | セグメント セキュリティを設定して、従業員のアクセスを候補者の経費データのみに制限することができます。セグメント セキュリティを有効にすると、以下のようになります。
セグメント セキュリティを有効にしない場合、制約付きおよび制約なしの従業員は、 "非従業員の経費レポートの作成" タスクで、候補者を含むすべての非従業員の支給タイプを選択できます。ただし、適切なセキュリティ権限がない場合、従業員は "支払先" プロンプトで特定の非従業員を選択できません。 |
候補者のクレジット カード取引はどのように管理しますか？ | 候補者が会社の経費用クレジット カードを使用することはありませんが、クレジット カード取引の割当先を候補者に変更することで、候補者に代わって発生した費用を経費にすることができます。
クレジット カード取引の割当先を候補者に変更すると、その取引が候補者の経費レポートに表示されるため、取引を選択して含めることができます。 クレジット カード取引の割当先を候補者に変更しないと、カスタム レポートおよびスタンダード レポートに含まれる経費データが制限される場合があり、支出合計の分析に影響を及ぼす可能性があります。 |
候補者の経費レポートのデータのうち消去可能なものはどれですか？ | "個人データの消去" タスクで消去可能なデータ タイプ "Financials – Expense Reports" を選択すると、以下が消去されます。
|
推奨事項
- 正確なレポートを作成するには、経費レポートで "職務補充依頼" ワークタグ タイプを有効にして、職務補充依頼にかかった合計コストを追跡します。
- 常時有効な職務補充依頼に関連するマネージャや監督組織がない場合、計算フィールドを設定して、経費レポートを他のレビューアや承認者に送信します。
要件
- セキュリティ制限のある従業員を必要な会社に割り当て、候補者データおよび関係する職務への応募にアクセスできるようにします。
- 候補者の代わりに経費レポートを提出するには、候補者の支払オプションにオプションとして経費支払を追加します。
制限事項
候補者は Workday で自身の経費レポートを作成できません。
経費レポートで使用する "候補者" ワークタグはありません。代わりに、次のレポート フィールドを使用して、候補者の経費についてレポートを作成してください。
- 経費支払先タイプ
- 経費レポートの支払先
Workday では以下をサポートしていません。
- 候補者の経費レポートにおける職務補充依頼 (関係者外秘)。
- 候補者の事前申請と仮払金。
テナント設定
影響はありません。
セキュリティ
ドメイン | Considerations |
|---|---|
"Recruiting" 業務分野の "Candidate Data: Candidate Expenses"
| 候補者の経費レポートを作成し、職務への応募を候補者の経費に関連付けることができます。 |
"Common Financial Management" 業務分野の "Process: Credit Card"
| クレジット カード取引の割当を候補者に変更できます。 |
"Expenses" 業務分野の "Process: Expense Reports"
| 経費レポートおよび関連レポートを管理できます。
このドメインでセグメント セキュリティを設定して、従業員のアクセスを経費タスクと経費レポートにある候補者データのみに制限することができます。 |
"Expenses" 業務分野の "Manage: Payment Election" | 候補者に代わって支払オプションを管理できます。 |
ビジネス プロセス
"経費レポート イベント" ビジネス プロセスを設定して、候補者の経費レポートをレビューと承認のために送信できます。候補者の経費レポートを特定のレビューアと承認者に送信することもできます。
レポート
レポート | Considerations |
|---|---|
クレジット カード取引の検索
| 候補者に割当変更したクレジット カード取引を表示するのに使用します。 |
組織の経費レポート行の検索
| 候補者の経費レポート行を組織別に表示するのに使用します。 |
経費レポートの検索
| 候補者について作成した経費レポートを表示するのに使用します。 |
支払の検索
| 次の目的で候補者の経費支払を表示するのに使用します。
|
ワークタグの用途の管理
| 経費レポートとサプライヤ請求書で "職務補充依頼" ワークタグ タイプを有効にするのに使用します。
経費レポートとサプライヤ請求書に関係する仕訳入力を手動で訂正するには、以下について "職務補充依頼" ワークタグ タイプを有効にすることもできます。
|
セグメント セキュリティを有効にすると、以下のレポート データ ソースとそのフィルタを使用して、候補者の経費データのみを含むカスタム レポートを作成できます。
- Expense Report Lines and Itemizations
- Expense Report Lines for Company
- Expense Reports for Company
複数のセキュリティ セグメントを設定して、従業員がカスタム レポート上で複数の支払先タイプの経費データにアクセスできるようにすることが可能です。例: 候補者と学生の経費データを含み、外部委員会メンバーの経費データを含まないカスタム レポートを作成します。
インテグレーション
Web サービス | Considerations |
|---|---|
Get Expense Reports
| 候補者の経費レポートのデータを取得するのに使用します。
セグメント セキュリティを有効にすると、この Web サービスを使用して候補者のみの経費データを取得できます。 |
Get Payments
| 候補者の経費支払のデータを取得するのに使用します。 |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | 候補者の決済実行用に作成したカスタム フィルタのデータをアップロードおよび取得するのに使用します。 |
Get Payment Election Options
Put Payment Election Option | 候補者の経費の選択可能な支払オプションをアップロードおよび取得するのに使用します。 |
Submit Expense Report for Non-Worker
| データをアップロードして、候補者の経費レポートを提出するのに使用します。
セグメント セキュリティを有効にすると、この Web サービスを使用して候補者のみの経費データをアップロードできます。 |
Submit Settlement Run
| データをアップロードして、候補者の経費を決済および払戻しするのに使用します。 |
関連性のある機能
機能 | 考慮事項 |
|---|---|
会計情報 | 候補者の経費レポートと職務への応募に関係のある会計仕訳行に "職務補充依頼" ワークタグが自動的に生成されます。このワークタグは支出仕訳にのみ生成され、以下に関連する仕訳には生成されません。
|
決済 | 以下を作成できます。
|
サプライヤ アカウント | サプライヤ請求書で "職務補充依頼" ワークタグ タイプを有効にして、職務補充依頼にかかった合計コストの詳細を取得できます。 |