概念: 経費用クレジット カード取引のプロセス フロー
会社は、クレジット カード取引が含まれたファイルをクレジット カードの発行元から Workday にロードします。管理者は、ファイルのクレジット カード取引をレビューして、エラーを訂正します。American Express GL1205 ファイル形式を使用している場合、管理者はカード保持者の一覧ファイル取引の経費支払先データもレビューし訂正します。
従業員は経費レポートの作成時に、会社のクレジット カードからロードされた取引をレビューし、レポートに含める取引を選択します。従業員は、クレジット カード行などの経費レポート行にワークタグを関連付けることもできます。法人カード アカウントを作成すると、従業員が経費レポートにクレジット カード経費を手動で追加することを許可できるようになります。従業員がクレジット カード経費を手動で追加する際に会計処理が正しく行われるようにするには、以下が請求通貨と一致していることが必要です。
- 取引通貨
- 経費レポートの払戻し通貨
経費レポートが完成したら、従業員は承認を得るために経費レポートを提出します。レビューアが経費レポートを修正させるために作成者に差し戻した場合、従業員は経費レポートを編集し、承認を得るために再提出する必要があります。
承認された経費レポートは、払戻し額がゼロであっても決済担当者によって決済されます。その後、法人クレジット カードの請求先アカウントに設定されている支払義務者に基づき、経費支払先に払戻し可能取引の支払が行われます。
Workday、経費用クレジット カード関連のセキュリティ機能が強化されています。この機能により、セキュリティが向上し、クレジットカード関連データをよりきめ細かく制御できるため、権限のあるユーザーだけが以下の関連データにアクセスできるようになります。
- 法人クレジットカード請求先アカウント。
- クレジット カード
- クレジット カード取引
- ファイル
クレジットカード取引には以下のいずれかの方法でアクセスできます。
- 制約のないセキュリティ。
- クレジットカードの請求先アカウントに関連付けられている会社のロール。
- 取引を含む経費レポートに関連付けられた会社内のロール。
- 取引を所有する経費レポートの支払先先に関連付けられた会社内のロール。
- セントラル トラベル カード取引に関連付けられている組織のロール。
ただし、適切な権限がない場合、"従業タスク
の経費レポートの作成"
タスクでクレジットカード取引の詳細を表示することはできません。クレジットカード取引を追加したり、経費レポートで詳細を表示したりすることは可能です。