設定の考慮事項: セントラル トラベル カード
このトピックの内容を、セントラル トラベル カード プログラムの設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
セントラル トラベル カード プログラムは、従業員ごとではなく会社ごとに、ゴースト カードとも呼ばれる単一のセントラル トラベル カードに航空出張費を統合するものです。出張時の航空経費に関するセントラル トラベル カード取引を Workday にインポートすると、取引は自動的に従業員に割り当てられ、経費レポートに含めることができるようになります。
業務上のメリット
セントラル トラベル カードでは次のことが可能です。
- 会社における飛行機での出張と経費支出を統合する。
- 飛行機を使用した会社の出張費を正確に把握する。
- 飛行機を使った会社の出張支出を効果的に追跡して分析する。
- 出張ポリシーに関する決定を改善し、出張料金の交渉を有利に進め、キャッシュ フローを最適化する。
- セントラル カード番号を社員には非表示にすることで、財務リスクを軽減する。
- クレジット カード インテグレーションを通じてセントラル トラベル カード取引をインポートすることにより、経費の作成と手動入力の手間を省く。
- 社員が個人用のクレジット カードで高額なビジネス上の経費を請求するのを防ぐ。
ユース ケース
セントラル トラベル カード機能を設定すると、以下が可能になります。
- 経費支払先は、法人カードとセントラル トラベル カードからの経費を単一の経費レポートで提出できる。
- コスト センター マネージャと出張マネージャは、すべての航空出張の支出を一か所で表示できるため、支出分析の向上が期待できる。
- 組織は、専用の管理先を割り当てて未割当の取引を管理し、それらを適切な経費支払先に割り当てることができる。
考慮すべき質問事項
セントラル トラベル カードはどのように作成しますか？
セントラル トラベル カードは、データのエラーを最小限に抑えるために、以下の取引ファイルをロードする前に手動で作成することができます。
- AMEX
- Mastercard
- Visa
推奨事項
- 取引ファイルをロードする前にセントラル トラベル カードを作成して、データ ロード エラーを防ぎ、手動による回避策を排除します。
- マスキングされていないセントラル トラベル カード番号のセキュリティ保護されたトークンを作成して、手動で作成したカードに安全なクレジット カード番号が設定されるようにします。
- 管理先にカスタム アラートを設定し、未割当のセントラル トラベル カード取引を識別して割り当てることにより、従業員が自分の経費レポートに含めることができるようにします。
要件
Visa および Mastercard のセントラル トラベル カード取引をインポートするには、以下を実行してください。
- クレジット カード ネットワークと金融機関: 使用している VCF4 または CDF3 のインテグレーション ファイルにセントラル トラベル カード取引が含まれるようにします。
- 旅行代理店: 社員 ID など、経費支払先の固有の識別子がインテグレーション ファイルに含まれるようにします。Workday では、固有の識別子を使用して、セントラル トラベル カード取引を経費支払先に割り当てます。
AMEX セントラル トラベル カード取引をインポートするには、以下を実行してください。
- 地域に基づいて、セントラル トラベル カードに使用するインテグレーション ファイル入力を特定します。米国およびカナダの場合は、タブ区切り形式のテキスト ファイルで Workday AMEX Central Travel Data File をリクエストします。EMEA 地域の場合は、固定長形式のテキスト ファイルでオプション D の AMEX Global TMKD File をリクエストします。
- セントラル トラベル データ ファイルをリクエストするため、AMEX アカウント マネージャに協力を依頼し、Technology Enablement Engagement チケットをリクエストします。
- 旅行代理店に協力を依頼し、インテグレーション ファイルに一意の識別子を含めます。例: Global TMKD File の "REF_5" フィールドと Workday AMEX Central Travel Data File の "Workday Employee ID" フィールド。
- AMEX セントラル トラベル カードを Workday に手動で作成します。
制限事項
Workday では、航空運賃のセントラル トラベル カード取引のみ、社員に自動的に割り当てられます。セントラル トラベル カードでの購入のうち、ホテル代や予約手数料などについては、取引を手動で割り当てる必要があります。現在、Workday では航空運賃以外の取引については、固有の識別子の受信をサポートしていません。
テナント設定
影響はありません。
セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"Expenses" 業務分野の "Organization: Manage Central Travel Card Transactions" | 管理先などのユーザーは、法人クレジット カードの請求先アカウントに設定された組織について、セントラル トラベル カード取引を管理できます。 |
"Common Financial Management" 業務分野の "Set Up: Credit Card"
| ユーザーは、会社のクレジット カードを作成して管理できます。 |
ビジネス プロセス
影響はありません。
レポート
レポートまたはダッシュボード | 考慮事項 |
|---|---|
クレジット カード取引ファイルの検索
| このレポートは、ファイルのロード時に発生したエラーを識別するのに使用します。 |
クレジット カード取引の検索
| セントラル トラベル カード取引を含むクレジット カード取引のリストを表示して、従業員の支出を分析します。 |
クレジット カードの検索
| 手動で、またはインテグレーションを介して作成したクレジット カードを検索します。セントラル トラベル カードを含む、社員のクレジット カード アカウントの詳細を表示します。 |
未割当のセントラル トラベル カード取引の検索
| 組織について未割当のセントラル トラベル カード取引をすべて表示し、それらを適切な経費支払先に割り当てて、経費レポートに含められるようにします。 |
インテグレーション
インテグレーションを設定して、経費を含めるためにセントラル トラベル カードをインポートし、従業員に自動的に割り当てることができます。
Web サービス | 考慮事項 |
|---|---|
Get Expense Credit Card Transactions
Import Credit Card Transactions | クレジット カード取引またはセントラル トラベル カード取引のロードと取得に使用します。 |
Assign Expense Central Travel Card Transaction
| セントラル トラベル カード取引を経費支払先に割り当てるのに使用します。 |
インテグレーション テンプレート | 考慮事項 |
|---|---|
Import AMEX Central Travel Data File (Masked)
| これらのテンプレートを使用して、マスキングされたセントラル トラベル カード取引を AMEX からインポートします。 |
Import MasterCard CDF3File Masked
| Mastercard の場合、これらのテンプレートを使用して、マスキングされた以下の情報をインポートします。
|
Import Visa VCF4 Scrubbed
| Visa の場合、これらのテンプレートを使用して、スクラビングされた以下の情報をインポートします。
|
関連性のある機能
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。