発注書からの頭金請求書の作成
- 勘定計上ルール"頭金" を "サプライヤ" に設定します。
- "Supplier Accounts" 業務分野で "サプライヤ請求書イベント" ビジネス プロセスおよびセキュリティ ポリシーを設定します。
- (任意)"決済実行のカスタムフィルタの作成" タスクで"頭金" チェックボックスをオンにして、頭金請求書のカスタム決済フィルタを作成します。
- (任意) 既存のカスタム検証およびカスタム レポートを更新して、頭金請求書を含めたり除外したりします。
サプライヤ請求書で使用していない商品行およびサービス行について、発注書に対する頭金を作成します。発注書、サプライヤ契約、受領書、タイムシート、タスク ログから行を選択します。
- "発注書の表示"にアクセスし、頭金請求書を作成する発注書を開きます。
- 発注書の関連アクションから、 を選択し、"サプライヤ頭金請求書の作成"タスクにアクセスします。
- "請求書情報"セクションを完了させます。
オプション 説明 企業発注書の頭金を処理する会社。発注書のサプライヤとは異なるサプライヤに請求を行うには、"請求書と発注書で異なるサプライヤを許可"がオンになっている会社を選択します。サプライヤ頭金請求書のサプライヤを選択します。選択した会社または会社階層で使用可能な、保留されたサプライヤまたはアクティブなサプライヤのみが表示されます。発注書のサプライヤとは異なるサプライヤに対して頭金請求書を作成するには、"任意のサプライヤに請求可"がオンになっているサプライヤを選択します。送金先取引コネクションサプライヤ取引コネクションを作成して、請求書や支払に対し、さまざまなサプライヤの住所、E メール アドレス、決済銀行口座に送金します。通貨このフィールドには、サプライヤの通貨または会社の通貨が、優先順位に従って自動入力されます。サプライヤに定義されている使用可能な通貨のうち任意の通貨に変更できます。サプライヤ ポータルまたは発注書から作成された頭金請求書の場合は、発注書から"通貨"が自動入力されます。請求書日付頭金請求書の作成日を入力してください。このサプライヤが支払条件を定義している場合は、請求書日付によって期日が決定されます。例: 支払条件が"Net 30"の場合、"期日"フィールドは頭金の請求書日付の 30 日後になります。締め処理済み期間内の日付の場合、会計処理は使用可能な次の期間に計上されます。請求書受領日会社がサプライヤから発注書を受領する日付を入力します。レポート用に会社が発注書を受領した日付を追跡したり、発注書の処理に要した時間を分析したりすることができます。請求書受領日を追跡することにより、請求書が到着してから計上されるまでに要した時間に基づき、組織における効率性を測定できます。管理用合計金額頭金請求書の合計額が判明しており、計算された合計請求書金額が見込みと一致することを確認したい場合、金額を入力します。 - "条件と税金"セクションを完了させます。
オプション 説明 支払条件サプライヤと合意した支払条件を指定します。割引日早期支払の割引がある"支払条件"と、"請求書日付"に基づいて自動的に計算されます。期日自動的に計算されます。期日の上書き条件に例外がある場合、別の期日を選択します。個別支払決済実行中に請求書を個別に支払う場合に選択します。サプライヤへの支払詳細またはデフォルト送金先取引コネクションで"常に個別に支払"チェックボックスをオンにすると、サプライヤのすべての請求書にこのチェックボックスを設定できます。デフォルトの支払タイプ"クレジット カード" を選択した場合、"クレジット カード"プロンプトから従業員のクレジット カードを選択できます。上書き支払タイプサプライヤに別の支払タイプを選択します。参照タイプ国際参照タイプを選択した場合は、最大 140 文字の"参照番号"を入力します。送金元の国の送金目的この請求書支払の送金元となる国で目的コードが必要な場合、送金目的コードを選択します。このフィールドは、"テナント設定の編集 - 財務会計"タスクで "送金目的コード" を有効にすると表示されます。表示 ステップ: 送金目的コードの設定。送金先の国の送金目的この請求書支払を受け取る国で目的コードが必要な場合、送金目的コードを選択します。このフィールドは、"テナント設定の編集 - 財務会計"タスクで "送金目的コード" を有効にすると表示されます。表示 ステップ: 送金目的コードの設定。銀行ルーティング コード請求書の支払の決済元となる銀行口座にマッピングされている銀行ルーティング コードを選択します。このプロンプトを有効にするには、アクティブな銀行ルーティング コードを使用する銀行ルーティング ルールを 1 つ以上設定する必要があります。銀行ルーティング コードの設定を参照してください。デフォルトの税オプションこの値は、会社の会計詳細から自動入力されます。税オプションはヘッダーから行に自動入力されますが、行レベルで上書きできます。サプライヤ請求書リクエストから作成された請求書の税デフォルト ルールを有効にするには、テナント レベルで、サプライヤ請求書リクエストの請求書に対する会社の税オプションを有効にします。- サプライヤ請求者リクエストに税が指定されておらず、会社のデフォルトが "サプライヤに支払う税金を計算" または "申告税を計算" オプションの場合、次のフィールドがサプライヤ請求書行に入力されます。
- 税区分
- 税コード
- 税オプション
- 税控除可能性
- サプライヤ請求書リクエストに税が指定されている場合、次のようになります。
- "サプライヤに支払う税金を入力" オプションが自動入力される。
- 請求書行の税フィールドは自動入力されない。
デフォルト税コードデフォルトの税コードは、サプライヤ プロファイルから自動入力されます。サプライヤ プロファイルに税コードが定義されていない、または上書きする場合は、税コードを選択します。税コードはヘッダーから行に自動入力されますが、行レベルで上書きできます。税額税額の計算を選択した場合は、各行に指定した税コードに基づき、課税対象行から計算された税額の合計が表示されます。この計算金額を上書きするには、"税"タブで税率別の計算税額を変更します。サプライヤに支払う税金の入力を選択した場合は、取引の税額を入力します。課税対象かつ配分が有効な税区分のある行が、少なくとも 1 つ必要です。行に配分される税額は、取引における控除対象外の金額のみであり、必ずしもこのヘッダー金額に加算されるとは限りません。負の値を入力すると、税額は負またはゼロのコスト行に配分されます。税額の更新請求書行の税を更新し、ヘッダーに表示される税額を再計算するには、"税額の更新"を選択します。請求書行の税額を更新すると、送信または一時保存したときにヘッダーの税額が自動的に再計算されます。サードパーティの税サービスのインテグレーションを使用する場合、サードパーティの税額計算に関する追跡とレポート作成をサポートするため、このフィールドが非表示になります。サードパーティのサービスとのインテグレーションは、"会社の税詳細の編集"タスクで設定できます。発注書またはサプライヤ契約から頭金請求書を作成する場合、陸揚費の請求書のヘッダー金額は、発注書またはサプライヤ契約の未請求金額と同等になります。受領書から頭金請求書を作成する場合、陸揚費の請求書のヘッダー金額は、受領した発注書またはサプライヤ契約行からの配分の合計と同等になります。金額は、受領数量または受領金額 (過受領を含む) に基づき按分されます。 - "請求書の参照情報"セクションを完了させます。
オプション 説明 出荷先住所税ルールが評価される際に、この住所によって、取引行の税コードと税区分の上書き値が決定されます。処理コードこの請求書の支払処理コードを選択してください ("Hold Payment for Pickup"や"Overnight Payment"など)。このフィールドは、支払処理に関する指示を設定するときに表示されます。保留この請求書の支払を保留する場合に選択します。サプライヤ ドキュメント受領済サプライヤが請求書または他の関連ドキュメントを提供した場合に選択します。サプライヤの請求書番号サプライヤ ドキュメントを受領した場合、その参照番号を入力します。例: サプライヤがサプライヤ請求書を提供した場合、サプライヤ ドキュメントの請求書番号を入力します。デフォルトで、このフィールドに対して重複の検証が行われます。独自の条件で検証を行うには、"Tenant Setup - Financials"タスクを使用してこのオプションを無効にしてから、"カスタム検証の管理"タスクを使用して、サプライヤ請求書について独自の条件ルールを設定します。外部発注書番号Workday 以外の調達システムを使用する場合、発注書番号を入力します。参照先の請求書ヘッダー レベルの参照を作成する既存の請求書を選択します。法定請求書タイプ政府機関の要件に従ってサプライヤ請求書を分類する目的で請求書タイプを使用する場合は、法廷請求書タイプを選択します。ドキュメント リンクドキュメントの画像を外部リポジトリに保存する場合は、画像を添付ファイルとして含める代わりに、画像の保存場所の URL を入力します。保存すると、URL が画像へのライブ リンクとして表示されます。各リンクは、セキュリティ管理者が定義した有効な URL パターンのいずれかで始まる必要があります。そうでない場合、リンクは許可されません。メモこのサプライヤ請求書の支払用小切手を印刷するとき、ここに入力した値が小切手の"メモ"フィールドに印刷されます。サプライヤの"デフォルトのサプライヤ支払メモ"で"請求書のメモを使用"オプションを選択します。"サプライヤの作成"または"サプライヤ変更の作成"タスクを使用して、請求書メモを設定します。サプライヤへの小切手について、複数の請求書にメモが存在する場合、メモは連結して小切手に表示されます。承認者サプライヤ請求書をレビューおよび承認する、指定された承認者を選択します。指定承認者を設定するには、関連する "サプライヤ請求書の指定承認者" セキュリティ グループを "サプライヤ請求書イベント" ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーに追加します。 - "頭金詳細"で"頭金"チェックボックスをクリックし、頭金行を入力します。
- "頭金行"タブで行を追加し、他のビジネス ドキュメントから選択した行の詳細を入力します。
- "税"タブを使用して、請求書行に指定されたすべての税コードと、その区分のサマリをレビューします。複数の行が同じ税を共有している場合、このタブでは行が統合され、その税額が合計されます。
- (任意) 以下を参考にして、"通貨レート"タブに入力します。外貨での請求書の場合は、異なる換算レートになるよう調整できます。"通貨レート"タブで変更した内容は"有効な通貨レート"フィールドに登録されます。このフィールドにより、分割計上金額を元帳通貨に換算する会計処理で適用されるレートが表示されます。入力内容を上書きすると、"上書きレート"チェックボックスがオンになります。
オプション 説明 通貨レート タイプの上書き為替レートの参照に使用されるデフォルト レート タイプを上書きするオプションを選択します。通貨レート日の上書き為替レートの参照に使用されるデフォルト レート日を上書きする日付を選択します。通貨レートの手動での上書きデフォルト レートが利用できない場合に、通貨レートを入力して為替レートを上書きするか、任意のレートを指定します。デフォルトこのセクションには、請求書日付に基づくテナント デフォルト通貨レートが表示されます。 - "添付情報" タブを使用して、発注書頭金関連ドキュメントなどのファイルをアップロードまたはドラッグ アンド ドロップします。Workday では、ビジネス ドキュメントの添付ファイルとして"テナント設定の編集 - システム"タスクにリストされているファイル タイプをサポートしています。発注書頭金の添付情報を、請求可能な取引の顧客請求書に関連付けることができます。
- "ワーク キュー情報"タブを使用して、"サプライヤ請求書ワーク エリア"レポートの請求書に表示される"ワーク キュー タグ"、"ワーク キュー ノート"、その他の詳細を追加します。"ワーク キュー情報"タブを表示するには、次のセキュリティ ドメインを設定します。
- Process: Supplier Invoice Work Queue
- Manage: Supplier Invoice Work Queue
- 発注書頭金を承認のために送信します。
以下の処理が開始されます。 レビューと承認のための
"サプライヤ請求書イベント"
ビジネス プロセス。ビジネス プロセス定義に承認ステップが含まれている場合、レビューアは承認する前に発注書頭金を変更できます。- Workday 提供のレポートとその説明の一覧を表示するには、"Workday スタンダード レポート"レポートにアクセスして "サプライヤ アカウント" オプションを選択します。
- 承認済み頭金請求書に対して支払を行うには、サプライヤのステータスがアクティブでなければなりません。
- 承認済みの頭金請求書を決済します。この決済プロセスにより、請求済支払が作成され、決済されます。プロセスが完了すると、支払ごとに会計情報が更新されます。