設定の考慮事項: 予算チェック
このトピックの内容を、予算チェックの設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響および製品間のインタラクション
- セキュリティ要件およびビジネス プロセスの設定
- 実装前に考慮すべき質問および制限
完全な設定の詳細については、タスクの詳細な手順を参照してください。
概要
Workday の予算チェック機能により、財務プランおよびポジション予算に対して取引が自動的にチェックされます。予算超過取引は、以下のいずれかの方法で処理されます。
- 取引が使用可能な予算を超えているため、予算チェックに失敗することを警告する。
- 予算チェックをスキップする。取引の予算チェック ステータスは"不要"と表示されます。
- 取引を自動的にパスする。取引の予算チェック ステータスは"パス"と表示されます。
取引が予算チェックにパスした場合も、予算チェック ステータスは
"パス" と表示されます。
ビジネスにおけるメリット
この機能を使用することで、組織が以下のことを行えるようになります。
- 資金を効率的に使用する。
- 会計期間中に予算が不足しないようにする。
- 予算超過取引を処理する際の手作業を削減するため。
ユース ケース
予算チェックを使用して、以下を行うことができます。
- アワード予算に対する取引を管理し、資金提供者が許可する製品およびサービスに支出が制限されるようにする。
- 人材配置トランザクションを確認した後、使用可能な予算に基づいて採用を決定する。
- 予算チェックのレビューアが上書きをリクエストし、認可済承認者がその上書きを許可できるようにする。
考慮すべき質問
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
予算チェックをどの程度厳密に実施しますか？ | 予算チェックを設定し、以下の方法で予算超過取引を処理できます。
|
仮想の親子関係にある予算に対しては、予算チェックをどのように設定すればよいですか？ | 親レベル、子レベル、またはその両方のレベルで支出超過を制限するように予算チェックを設定できます。例: 親レベルでは支出超過を制限し、子レベルではより緩やかな設定になるように、予算チェックを設定します。子レベルの予算超過取引は、親の予算合計を超えない限りパスします。 |
クレジット取引をどのように処理しますか？ | 取引が自動的にパスするように予算チェックを設定できます。以下の場合、取引は "失敗 (予算不足)" ステータスで予算チェックに失敗します。
|
予約済の仕訳を予算チェックに含める必要があるのはどのような場合ですか？ | 予約済の仕訳を予算チェックに含めることで、同じ予算に影響する取引の資金を確保しておくことができます。取引が予算チェックにパスした後、仕訳を計上してビジネス プロセスが完了する前に、これらの資金が確保されます。予約済の仕訳は自動的に予算チェックに含まれません。 |
取引が予算チェックの対象となるのは、どのような場合ですか？ | 構造化された任意のディメンションが予算にある場合、含まれているディメンションのメンバーのみがチェックされ、取引の残りのディメンション メンバーは "不要" としてパスになります。構造化された任意のディメンションが "すべてのメンバーを含める" に設定されている場合、取引のすべてのディメンション メンバーが予算チェックの対象となります。 |
推奨事項
以下をお勧めします。
- コミットメント会計を設定して、事前申請、調達、給与計算処理について、コミットメント、オブリゲーション、実績を追跡する。
- 子のプランおよび予算には緩い予算チェック設定を使用し、親プランには厳密な設定を使用する。取引が子レベルの予算を超えた場合に警告し、親レベルの支出超過をブロックするように Workday を設定できます。
要件
取引と照会する適切なプラン構造とプラン行が特定されるには、取引のワークタグが以下の条件を満たしている必要があります。
- プラン構造に構造化された必須のディメンションのすべてのメンバーが含まれている。
- プラン構造のプラン行のワークタグと完全に一致する。
コミットメント会計を後日設定した場合は、以下のようになります。
- 支出取引および調達取引の場合、最初にすべてのオープンな発注書をクローズする必要があります。
- 給与計算取引の場合、初期給与計算のコミットメントを作成する必要がある。完了した給与計算期間を除外して、進行中または将来の給与計算期間のコミットメントのみが作成されるようにします。完了した給与計算期間を除外しない場合、年全体のコミットメントが作成されます。コミットメントの取崩は、その年における最初の給与計算の後に開始されます。
制限事項
設定できる予算管理オプション行は 50 行までです。
人件費予算チェックでは、取引をプラン構造およびプラン行と照合するために、以下の構造化されたディメンションは使用されません。
- 職務系列
- 職務系列グループ
- 職務プロファイル
テナント
影響はありません。
セキュリティ
"Budgets" 業務分野の "
Set Up: Budget General"
ドメインへのアクセス権があるユーザーは、プランと予算の予算管理を設定できます。予算チェックの上書きを使用する場合は、"予算チェックの例外の上書き承認" セキュリティ グループを設定します。
ビジネス プロセス
"財務" および "人材配置" のビジネス プロセスに、以下のビジネス プロセスをサブプロセスとして追加できます。
- 予算のチェック (財務)
- 予算のチェック (人件費)
"予算のチェック (人件費)
" サブプロセスを設定して、職務管理とポジション管理の両方のポジションに対する人材配置トランザクションを財務プランと照合できます。パフォーマンスを向上させるため
に、"予算のチェック (財務)"
ビジネス プロセスに " バッチ/ジョブ"
タイプの "予算チェックの実行"
ステップを設定することをお勧めします。以下を使用して、この "バッチ/ジョブ"
ステップを実行することに特化したロールを作成します。
- ブラウザで実行されないプロファイル。
- 無期限のパスワード。
レポート
レポート データ ソース | 考慮事項 |
|---|---|
財務レポートのプラン行
| プランと予算のプラン行に関するレポートを作成するために使用します。 |
財務レポートの仕訳行
| コミットメント会計を使用している場合、コミットメント、オブリゲーション、実績に関するカスタム レポートを作成するために使用します。 |
インテグレーション
影響はありません。
接続および Touchpoints
コミットメント会計を使用している場合、以下の取引タイプが予算チェックにパスすると、仕訳入力が元帳に計上されます。
- 経費
- 給与計算
- 調達管理
Workday には、テナント全体の構成の関係を理解するのに役立つリソースを備えた Touchpoints Kit が用意されています。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。