Creare regole di precedenza dei pagamenti
Criteri di sicurezza: dominio
Set Up: Student Payments
nell'area funzionale Student Financials. I gruppi di priorità consentono di controllare il modo in cui il sistema applica i pagamenti alle spese. Il gruppo di priorità associato a un contratto di assegnazione, pagamento, rinuncia o sponsorizzazione studente identifica:
- Quali spese può coprire la precedenza di pagamento, in base al tipo di addebito, a voci specifiche delle spese studente o a una combinazione.
- L'intervallo di tempo per la selezione delle spese idonee, ad esempio il periodo accademico corrente o qualsiasi altro periodo.
- L'intervallo di tempo per l'annullamento dell'imputazione del pagamento.
- L'ordine di pagamento delle spese, ad esempio l'addebito meno recente o il periodo accademico meno recente.
- Eventuali voci di spesa escluse
È possibile assegnare priorità ai pagamenti di un gruppo di priorità rispetto ad altri, classificandoli.
Esempio: sia i pagamenti rimborsabili che quelli non rimborsabili possono pagare le tasse scolastiche. È consigliabile imputare prima i pagamenti non rimborsabili, in modo da poter rimborsare allo studente eventuali pagamenti in eccesso. È possibile creare due gruppi di priorità, ciascuno dei quali include le spese di iscrizione e associa il gruppo di priorità con il punteggio più alto alla voce di pagamento non rimborsabile.
Il sistema può anche scambiare un pagamento precedentemente imputato in base a gruppi di priorità.
Esempio: il sistema applica un pagamento rimborsabile alle lezioni di uno studente. Alcune settimane dopo, si riceve un pagamento non rimborsabile che può coprire anche le tasse scolastiche. In base alla graduatoria del gruppo di priorità o a condizione che il gruppo di priorità dei pagamenti non rimborsabili abbia una priorità o una graduatoria più elevata, il sistema:
- Applica il nuovo pagamento non rimborsabile.
- Annulla l'imputazione del pagamento rimborsabile precedente.
Man mano che si creano più gruppi e regole più complesse, i gruppi di precedenza dei pagamenti possono essere più difficili da gestire. Prima di creare gruppi di priorità, determinare quali gruppi sono necessari e se sono presenti dipendenze.
- Accedere all'attivitàGestione gruppi priorità di pagamento studenti.
- Selezionare l'Istituto.Tutte le unità accademiche e i livelli accademici condividono le stesse regole del gruppo di priorità.
- La sezioneConfigurazione revoca dell'imputazione pagamentocontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Limite di annullamento pagamento per anni di assegnazione (tutti i gruppi di priorità)Selezionare questa opzione per limitare le cancellazioni dei pagamenti agli anni di assegnazione dell'aiuto finanziario specificati più recenti.Deselezionare questa opzione per annullare l'imputazione di tutti i pagamenti dalle spese e riapplicarli nuovamente quando si rivalutano le spese di uno studente.Le domande di pagamento degli anni di assegnazione precedenti cambiano raramente, il che fa aumentare inutilmente il volume di elaborazione delle domande di annullamento delle domande di annullamento degli anni di assegnazione precedenti. Per migliorare le performance, è consigliabile limitare a un anno le cancellazioni dei pagamenti.N. anni di assegnazioneSpecificare fino a che punto il sistema annulla l'imputazione dei pagamenti.Esempio: immettere2per limitare le cancellazioni dei pagamenti all'anno di assegnazione corrente e a quelli precedenti. - La sezioneConfigurazione gruppi di priorità imputazione pagamentocontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione OrdineDefinire l'ordine per lo scambio di pagamenti. È consigliabile ordinare i gruppi di priorità da:- Dal più al meno restrittivo Esempio: tasse scolastiche prima di tasse scolastiche.
- Da non rimborsabile a rimborsabile. Esempio: pagamenti non rimborsabili prima dei pagamenti in contanti rimborsabili.
Esempio: il 15 agosto, un genitore paga tutte le spese autunnali dello studente con un pagamento equivalente in contanti rimborsabile. Il 15 settembre, lo studente riceve una borsa di studio non rimborsabile. Poiché il gruppo di priorità per la borsa di studio ha un ordine più alto rispetto al gruppo di priorità per il pagamento, il sistema scambia i pagamenti. La borsa di studio ora paga le spese universitarie e il pagamento include un saldo acconto parziale non imputato.Gruppo di prioritàImmettere un nome per il gruppo di priorità.Descrizione(Facoltativo) È possibile immettere una descrizione, aggiungere un collegamento esterno alla propria documentazione o entrambe le cose.Tempi di candidaturaSpecificare quali spese può coprire un pagamento, in base al periodo accademico o all'anno di assegnazione corrente a cui si applicano le spese.- Qualsiasi: il sistema paga le spese di qualsiasi periodo accademico.
- Periodo accademico corrente: il sistema paga le spese corrispondenti al periodo accademico del pagamento.Esempio: i pagamenti nell'autunno 2023 possono coprire solo le spese in quel periodo.
- Periodi accademici correnti e futuri: il sistema paga le spese nel periodo accademico del periodo di pagamento e in quelli futuri.Esempio: i pagamenti effettuati nell'autunno 2023 possono coprire le spese per quel periodo e nella primavera 2024.
- Periodi accademici correnti e futuri nell'anno di assegnazione: il sistema paga le spese nel periodo accademico del pagamento e nei periodi futuri dello stesso anno di assegnazione.Esempio: per l'anno di assegnazione 2023-2024, i pagamenti effettuati nell'autunno 2023 possono coprire le spese per quel periodo e nella primavera 2024.
- Periodi accademici correnti e precedenti: il sistema paga le spese senza limitazioni dell'anno di assegnazione.Esempio: i pagamenti nell'autunno 2023 possono coprire le spese nella primavera o nell'autunno 2023.
- Periodi accademici correnti e precedenti nell'anno di assegnazione: il sistema paga le spese nel periodo accademico del pagamento e in qualsiasi periodo precedente nello stesso anno di assegnazione.Esempio: per l'anno di assegnazione 2023-2024, i pagamenti effettuati durante la primavera 2024 possono coprire le spese per l'autunno 2023.
- Anno di assegnazione corrente: il sistema paga le spese per qualsiasi periodo accademico che si trova nello stesso anno di assegnazione del pagamento.Esempio: per l'anno di assegnazione 2023-2024, i pagamenti effettuati durante la primavera 2024 possono coprire le spese per l'autunno 2023.
Intervallo di tempo per l'annullamento dell'applicazione(Facoltativo) È possibile aggiungere criteri aggiuntivi a ogni gruppo di priorità per specificare l'intervallo di tempo in cui il pagamento può annullare l'imputazione. Questo campo funziona con i criteri della sezioneConfigurazione disiscrizione pagamentoa livello di istituto e si applica quando entrambi sono validi.- Periodo accademico: il sistema può annullare la candidatura solo prima della fine del periodo accademico del pagamento.
- Anno di assegnazione: il sistema può annullare la richiesta solo prima della fine dell'anno di assegnazione del pagamento.
- Non annullare l'imputazione: quando il pagamento ha delle applicazioni, il pagamento non annulla l'imputazione. Questo stato consente al sistema di imputare alle spese qualsiasi importo di acconto residuo. È comunque possibile annullare manualmente l'imputazione del pagamento.
OrdinamentoAssegnare la priorità alle spese idonee quando un pagamento non le copre tutte. Con le ultime tre opzioni, se più di un addebito ha la stessa priorità, il sistema segue l'ordine nella colonnaTipo di addebito.- Ordine addebito: il sistema paga le spese in base all'ordine della colonnaTipo di addebito. Quando sono presenti più spese dello stesso tipo, il sistema assegna la priorità alla spesa creata per prima.
- Primo periodo accademico corrente: il sistema assegna la priorità alle spese nel periodo accademico (AP) corrente, quindi in base all'AP meno recente, applicando l'ordinamento dei tipi di addebito all'interno di ogni AP.
- Primo periodo accademico più vecchio: il sistema assegna la priorità alle spese nel periodo accademico più vecchio, applicando l'ordinamento dei tipi di spese all'interno di ogni AP.
- Scadenza addebito meno recente: il sistema paga prima l'addebito con la data di scadenza meno recente. Quando più di un addebito ha la stessa data di scadenza, il sistema assegna la priorità in base all'ordine di addebito.
Solo spese idonee per titolo IVSelezionare questa casella di controllo per limitare i pagamenti alle sole voci di addebito con classificazione Titolo IV che soddisfano i campiTipo di addebitoeCriteri periodo.È possibile applicare gli aiuti agli studenti alle spese non istituzionali prima di generare rimborsi, quando:- Deselezionare questa casella di controllo.
- Gli studenti autorizzano l'autorizzazione federale per gli aiuti agli studenti.
- O entrambi.
Per gli istituti di programmi di assistenza finanziaria di Titolo IV, il gruppo di priorità deve:- Classificare la voce di spesa per il recupero del rimborso come Titolo IV.
- Selezionare la casella di controlloSpese idonee Titolo IV.
- Includere il tipo di addebitoRecupero rimborso.
Esempio: è possibile applicare l'aiuto studentesco alle multe delle biblioteche quando si include il tipo di addebitoSanzioni bibliografichenel gruppo di priorità e:- Non si seleziona la casella di controlloSpese idonee Titolo IV.
- Gli studenti autorizzano l'autorizzazione federale per gli aiuti agli studenti.
Tipo di spesa(Facoltativo) È possibile specificare i tipi di spese che un pagamento può soddisfare. Elencare i tipi di addebito in base all'importanza quando si seleziona l'opzioneOrdine addebitoperOrdinamento.Per erogare l'assistenza finanziaria e i contratti di sponsorizzazione, allegare il tipo di addebitoRecupero rimborsoad almeno un gruppo di priorità per istituto. La voce di pagamento deve avere il tipo di addebitoRecupero rimborsoconfigurato nel gruppo di priorità per poter pagare l'addebito di recupero rimborso. È consigliabile aggiungere il tipo di addebito per il recupero del rimborso a tutti i gruppi di precedenza di pagamento pertinenti, ad eccezione di:- Come tipo di addebito per gruppi di specializzazione come quelli per l'assicurazione sanitaria o le spese di mora.
- In gruppi di priorità non rimborsabili.
Per gli istituti di programmi di assistenza finanziaria di Titolo IV, il gruppo di priorità deve:- Classificare la voce di spesa per il recupero del rimborso come Titolo IV.
- Selezionare la casella di controlloSolo spese idonee Titolo IV.
- Includere il tipo di addebitoRecupero rimborso.
Esclusione voci di addebito(Facoltativo) È possibile specificare le voci di spesa relative al tipo di spesa selezionato che un pagamento deve escludere al momento dell'imputazione. Il sistema applica solo le voci escluse per la rigaTipo di spesaspecifica.Inclusione voci di spesa(Facoltativo) È possibile specificare voci di addebito da includere in una riga di precedenza specifica per il pagamento.