Considerazioni sulla configurazione: Spese studente

Di che cosa si tratta

Le spese studente rappresentano i costi che il Workday assegna agli studenti. Le voci di spesa studente descrivono ciò che gli studenti devono, ad esempio tasse scolastiche o alloggio.

Vantaggi per l'azienda

È possibile calcolare l'importo dovuto dagli studenti e presentare loro le informazioni. Le spese consentono l'elaborazione dei dati finanziari a valle, ad esempio la riscossione dei pagamenti degli studenti e la registrazione della contabilità per le transazioni finanziarie degli studenti.

È possibile configurare le spese degli studenti per l'utilizzo con Workday Financial Aid.

È possibile semplificare la riconciliazione finanziaria e migliorare le performance raggruppando le transazioni spese studente in righe di registrazione aggregate.

Casi d'uso

È possibile utilizzare le spese studente per:

Assegnare quote di iscrizione diverse per studenti universitari e studenti laureati.

Addebitare le tariffe del lab.

Addebitare agli studenti i servizi del campus come l'alloggio, i piani pasti e i servizi sanitari.

Registrare le multe per i resi tardivi delle biblioteche.

Domande e considerazioni

Domande	Considerazioni
Quale dipartimento definisce le quote che l'istituto addebita agli studenti?	Quando diversi uffici sono responsabili della determinazione delle tariffe, consultare ciascun ufficio per comprendere tutte le voci di spesa da configurare presso l'istituto. Esempi: Il registrar definisce le tasse scolastiche, l'alloggio e le quote obbligatorie. I servizi ausiliari definiscono i piani pasti. I servizi sanitari definiscono le tariffe dell'assicurazione sanitaria.
Da dove provengono le spese istituzionali?	È possibile usare: Quote basate sull'iscrizione da addebitare agli studenti in base al numero di unità registrate. Esempio: addebitare quote di iscrizione diverse per gli studenti a tempo pieno e a tempo parziale. Le assegnazioni delle voci di addebito per addebitare a tutti gli studenti di un istituto o programma di studio (POS) un insieme di spese comune. Esempio: assegnare quote obbligatorie a tutti gli studenti dell'Università Alma Mater. Le quote dei corsi e le quote aggiuntive da addebitare agli studenti per corsi registrati specifici. Esempio: valutare le spese di laboratorio per gli studenti registrati per una sezione di BIOL-101. I corsi con quote non vengono conteggiate ai fini della quota di iscrizione. I corsi con costi aggiuntivi possono essere conteggiati ai fini della quota di iscrizione quando non hanno quote del corso. Le spese possono anche provenire da altre origini. Esempi: Commissioni del contratto di riscossione Rimborsare le spese di recupero. Spese contabilizzate manualmente
Qual è la struttura accademica dell'istituto?	Le unità universitarie e i POS possono ereditare le quote di registrazione e le voci di spesa da istituti superiori. È possibile assegnare spese di registrazione e voci di addebito aggiuntive a istituti subordinato e POS. Non è possibile sostituire o rimuovere le commissioni o le voci di addebito ereditate.
Come si determinano le scadenze delle spese studentesche?	È possibile ancorare la scadenza di una spesa a determinati orario di entrata. Esempi: 20 giorni prima dell'inizio di un periodo accademico. 2 giorni dopo la contabilizzazione dell'addebito. Il quinto giorno del mese.
In che modo si rettificano le tasse scolastiche e le tasse scolastiche quando uno studente abbandona un corso o si ritira dall'istituto?	Nelle voci spese studente è possibile configurare se le spese associate sono rimborsabili e l'importo da rimborsare. Per le spese parzialmente rimborsabili, il Workday utilizza un piano di rettifica delle spese per ripartire proporzionalmente le spese dello studente. Il piano definisce il riproporzionamento dell'addebito, in base alla tempistica evento. È possibile collegare i piani di rettifica delle spese alle voci di spesa tramite un gruppo di piani di rettifica delle spese. I criteri del periodo di annullamento consentono agli studenti di scambiare le iscrizioni idonee senza ripercussioni finanziarie. Esempio: quando una registrazione ignorata viene cancellata con una nuova registrazione, il Workday non registra un riproporzionamento per la registrazione ignorata.
Quali limiti si desidera impostare per il numero di volte o l'importo totale che è possibile addebitare agli studenti?	Per limitare le spese associate, è possibile collegare le regole per gli aggregati spese studente alle voci spese studente . Quando uno studente raggiunge il limite, la regola impedisce Workday di addebitare ulteriori costi per la voce di spesa. Se necessario, è possibile contabilizzare manualmente una spesa che supera il limite.
Quali limiti vengono posti agli studenti che tentano di accedere ai corsi?	È possibile creare un criterio per addebitare agli studenti una quota aggiuntiva quando tentano di ripetere un corso troppe volte.
Quanti dettagli è necessario monitorare per i report contabili per le spese studentesche?	Coordinarsi con l'ufficio finanziario durante la configurazione dei worktag e delle categorie di ricavi per le spese degli studenti. Analizzare la struttura finanziaria dell'istituto in Workday Financial Management e determinare i requisiti per una corretta rendicontazione delle spese studentesche. L'istituto potrebbe richiedere anche worktag di saldo.
Quanto sono granulari i worktag delle transazioni per registrare le spese degli studenti?	L'attività contiene i seguenti elementi: Definizione di un livello accademico per la voce di spesa. Creare voci di spesa per livelli accademici diversi che altrimenti sarebbero identiche.
Le lezioni per i periodi estivi sono considerate ricavi differiti?	Quando si hanno requisiti riconoscimento dei ricavi diversi per periodi accademici diversi, è necessario creare voci di spesa separate con categorie di ricavi diverse.
Quali gruppi di studenti, se presenti, richiedono una rivalutazione delle spese per le modifiche allo stato associazione ?	È possibile configurare il Workday per rivalutare le spese di uno studente quando cambia l' associazione a un gruppo di studenti. Esempio: lo studente aggiunge, elimina o modifica il proprio stato in una coorte o in una team di atletica leggera .
L'istituto consente agli studenti di richiedere il sussidio federale agli studenti per spese non istituzionali?	È possibile configurare i criteri di autorizzazione per gli aiuti agli studenti federali nel proprio istituto. Questo criterio consente agli studenti di autorizzare il sostegno finanziario a imputare spese non istituzionali come libri e materiali di consumo.

Suggerimenti

Creare nomi e descrizioni significativi per le voci spese studente . Evitare acronimi e abbreviazioni, come TUIT per le lezioni. Quando gli studenti rivedono le transazioni del conto, le voci di spesa descrittive possono aiutarli a comprendere più facilmente le spese.

Limitare le voci di spesa per gli studenti a un'unica origine. Non riutilizzare le voci spese studente in più origini. Esempio: non utilizzare la stessa voce di spesa sia come commissione di registrazione sia come assegnazione di voci di spesa. Se necessario, copiare le voci di spesa da utilizzare in originazioni separate.

Requisiti

Gli enti devono avere:

Azienda associata per contabilizzare le spese degli studenti nelle registrazioni contabili automatiche e per creare report su tali spese.

Voce di addebito per il recupero del rimborso prima di poter erogare sostegno finanziario, pagamenti o contratti sponsor .

Limitazioni

Il Workday non supporta i calcoli basati su periodi accademici non standard per le voci di spesa assegnate a unità accademiche, programmi di studio o aree programma . Le spese per queste quote vengono sempre registrate in periodi accademici standard.

Configurazione del tenant

Nessun impatto.

Criteri di sicurezza

I seguenti domini nell'area area funzionale Gestione finanziaria studenti :

Domini	Considerazioni
Manage: Federal Student Aid Authorizations	Gli utenti assegnati possono accedere alle attività e ai report relativi alle autorizzazioni federali per gli aiuti agli studenti.
Manage: Student Charge Processing	Gli utenti assegnati possono elaborare le spese degli studenti.
Gestione: elaborazione rettifica spese studente	Gli utenti assegnati possono rettificare le spese degli studenti.
Self-Service: Gestione finanziaria studenti	Gli studenti possono visualizzare le proprie spese studente.
Set Up: Student Charges	Gli utenti assegnati possono configurare le voci spese studente .

Processi aziendali

È possibile utilizzare l' attività

Imputazione spese studente

per contabilizzare e approvare manualmente le spese per uno studente su base ad hoc. L' attività avvia il processo aziendale
Evento spese studente
, che consente di selezionare una scadenza, un importo, worktag e altri dettagli diversi da:

Cosa assegna il Workday con il job notturno Assegnazione spese studente .

Quando si utilizza l' attività manuale nel report

Esecuzione processi di gestione Gestione finanziaria studenti per periodo

.

È possibile configurare il processo aziendale Evento autorizzazioni per aiuti studenteschi federali
come sottoprocesso nei processi aziendali Evento di inserimento in azienda dello studente
e Evento di inserimento in azienda per registrazione studente continua
.

Report

È possibile utilizzare i seguenti report e altri in base all'accesso di sicurezza durante la definizione e la gestione della funzionalità Spese studente:

Report	Considerazioni
Ricerca piani rettifiche spese per gruppo	Consente di ricerca (noun), trova (verb) i piani di rettifica delle spese per gruppo, anno e periodo accademico.
Ricerca piani di valutazione spese	Consente di accedere ai piani di valutazione delle spese e utilizza l' origine dati Charge Assessment Schedules .
Ricerca regole scadenza addebito	Consente di ricerca (noun), trova (verb) le regole per la scadenza degli addebiti.
Ricerca record periodo Gestione finanziaria studenti inattivi con transazioni spese attive o rinuncia	Consente di identificare gli studenti con transazioni attive nei record del periodo finanziario degli studenti inattivi.
Ricerca regole aggregazione spese studente	Consente di accedere alle regole di aggregazione per le spese studentesche nel tenant. Il report utilizza l' origine dati Student Charge Aggregate Rule .
Ricerca spese studente	Consente di visualizzare i dettagli delle transazioni relative spese studente , tra cui nome, studente, data transazione, scadenza, importo spese e importo dovuto. È possibile drill-down per visualizzare una singola spesa. Si prevede di ritirare il campo preesistente Student for Student Charge in una versione futura. Workday consigliabile utilizzare il campo calcolato Student for Student Charge . È possibile aggiornare i report personalizzati sostituendo il campo preesistente con la versione campo calcolato per garantire la stabilità del report a lungo termine.
Ricerca voci spese studente	Consente di ricerca (noun), trova (verb) le voci spese studente in base al tipo e alla categoria ricavi.
Ricerca gruppi di quote studente	Consente di ricerca (noun), trova (verb) i gruppi di quote studente in base a Nome, Unità universitaria e Livello accademico.
Ricerca quote basate su iscrizione studente	Consente di ricerca (noun), trova (verb) le quote basate su registrazione utilizzando Nome, Voce di spesa e Calcolo scaglione tariffa per filtro i risultati.
Visualizzare le assegnazioni delle quote studente	Consente di visualizzare le assegnazioni delle quote per unità e livello universitari o per programma di studio per un periodo accademico. Il report include le voci di spesa e la relativa eredità.

Integrazioni

È possibile utilizzare le seguenti operazioni servizio Web per importare ed esportare le spese e le voci di spesa degli studenti:

Servizio Web	Descrizione
Recupero spese per studenti	Fornisce informazioni sulle spese ed elenca le rettifiche apportate alle spese.
Recupero criteri di autorizzazione per gli aiuti agli studenti federali	Fornisce i criteri di autorizzazione per gli aiuti agli studenti federali a livello istituzionale.
Importazione spese per studenti	Consente di caricare un numero elevato di spese studente ed elabora l' job in piccoli batch
Importare i saldi iniziali aggregati spese studente	Consente di caricare i saldi delle spese iniziali per le voci di spesa con una regola di aggregazione associata per le spese degli studenti.
Put Criteri di autorizzazione per gli aiuti agli studenti federali	Consente di creare o aggiornare i criteri di autorizzazione per gli aiuti agli studenti federali a livello istituzionale.
Inserisci voce di spesa studente	Consente di creare o aggiornare le voci di spesa studente.

Connessioni e touchpoint

Funzionalità	Considerazioni
Workday Financial Management	Le spese studentesche richiedono: Aziende per unità accademiche associate Una struttura contabile per gestire le registrazioni automatiche. Worktag Categorie di ricavi
Iscrizione di studenti	Il Workday utilizza il numero di unità di fatturazione registrate da uno studente per calcolare le spese studentesche.
Pagamenti per sostegno finanziario	Quando si considerano i pagamenti anticipati sostegno finanziario in riferimento alle spese studentesche, gli studenti possono stimare meglio l'importo dovuto dopo l'erogazione sostegno finanziario . È anche possibile configurare il Workday in modo che prenda in considerazione un aiuto anticipato contro i cali graduali della registrazione per i saldi scaduti. Ogni istituto deve avere una voce di spesa per il recupero del rimborso prima di poter erogare sostegno finanziario.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.