Considerazioni sulla configurazione: Workday Strategic Sourcing

Administrator Guide

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo di Workday Strategic Sourcing (WSS). Vengono illustrati gli aspetti seguenti:

Perché effettuare la configurazione.

Come si inserisce nel quadro generale di Workday.

Effetti a valle e interazioni tra prodotti.

Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.

Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

WSS è una piattaforma che semplifica il processo dal sourcing al contratto. È possibile creare e gestire:

Progetti

Eventi di sourcing

Contratti

Fornitori

Vantaggi per l'azienda

Visibilità e report sui progetti di sourcing in corso e completati.

Standardizzare il processo per i team di sourcing e i relativi stakeholder aziendali.

Consentire agli stakeholder di tenersi informati su stato e avanzamento dei progetti.

Confrontare rapidamente i prezzi dei fornitori e avvisare i fornitori se viene loro assegnata un'attività.

Gestire le comunicazioni e le trattative con i fornitori direttamente all'interno di WSS.

Organizzare gli impegni contrattuali, inclusi i rinnovi, in un repository centralizzato.

Esercitare il controllo delle approvazioni grazie alla visibilità dell'intero processo di sourcing.

Favorire l'onboarding dei fornitori e la raccolta e approvazione delle informazioni in un'unica posizione.

Utilizzare i report e la directory dei fornitori per usufruire di una visione unica di tutte le attività svolte con i fornitori.

Casi d'uso

Gestire i processi dei progetti di approvvigionamento dall'inizio alla fine e collaborare con i team interessati.

Automatizzare i flussi di approvazione dei contratti e tenersi informati sulle imminenti attività di rinnovo.

Ricevere insight sulle informazioni chiave dei fornitori, ad esempio i rischi, durante l'onboarding.

Raccogliere feedback sui fornitori dagli stakeholder per favorire il miglioramento del sourcing.

Domande e considerazioni

Oggetto	Domande	Considerazioni
Pipeline	Come si preferisce segmentare l'accesso ai progetti tra gli utenti?	È possibile configurare impostazioni a livello di team per i progetti nella pipeline e abilitare livelli di accesso diversi per: Utenti con licenza Stakeholder
Pipeline/Contratti	Quali tipi e processi di progetto e contratto vengono utilizzati nell'organizzazione?	È possibile definire tipi di progetto e contratto e, per ciascun tipo, milestone basate su modelli.
Pipeline	Quali sono i tipi di progetto richiesti dagli stakeholder?	È possibile avere a disposizione più tipi di progetto in fase di registrazione o una registrazione generale per più tipi di richiesta.
Pipeline/Contratti	Per quali dati relativi a progetti e contratti è necessario effettuare il monitoraggio e creare report?	È possibile utilizzare campi predefiniti e personalizzati per i tipi di progetto e di contratto che gli stakeholder e gli utenti con licenza possono completare.
Pipeline	Quale monitoraggio dei risparmi correnti o futuri è necessario effettuare?	È possibile monitorare i risparmi sui progetti impostando i tipi di risparmio nelle impostazioni aziendali.
Contratti	È necessario che i contratti siano approvati da altre parti prima della chiusura?	È possibile configurare flussi di approvazione da rispettare prima che il contratto diventi Attivo.
Sourcing	Esistono modelli di RFx che il team di sourcing utilizza attualmente per standardizzare i processi?	È possibile creare modelli per interi eventi di sourcing, questionari e fogli di lavoro. La creazione di modelli di testo standard o di domande poste all'interno dell'organizzazione nelle RFx consente di creare una base a disposizione dei manager del sourcing a partire dalla quale possono impostare più rapidamente i propri eventi.
Sourcing	In che modo i fornitori vengono informati delle offerte aggiudicate o rifiutate?	È possibile impostare modelli per assegnazioni e rifiuti. La funzione di riepilogo dell'assegnazione consente il monitoraggio delle assegnazioni in Strategic Sourcing per la tracciabilità futura.
Gestione fornitori	Quali dati è necessario monitorare nei profili dei fornitori?	È possibile monitorare e creare report sui dati dei campi personalizzati configurati nei profili dei fornitori.
Gestione fornitori	Quali informazioni vengono raccolte per l'onboarding iniziale del fornitore?	Per standardizzare le informazioni raccolte dai fornitori, è possibile creare modelli di modulo di onboarding nella libreria di modelli.
Gestione fornitori	Qual è il processo di approvazione per l'onboarding dei fornitori?	È possibile configurare moduli fornitore per assicurarsi che le parti corrette esaminino e approvino le risposte presenti nel modulo prima della finalizzazione.
Gestione fornitori	In quali aree di performance vengono valutati i fornitori?	Per eseguire la valutazione delle performance, è possibile creare un modello apposito. Le intestazioni di sezione nel modello principale determinano le aree delle performance in base alle quali vengono valutati tutti i fornitori.
Gestione fornitori	In che modo il fornitore viene coinvolto nel processo di valutazione delle performance?	L'utente ha la possibilità di determinare quali fornitori invitare a partecipare a una valutazione delle performance creata da lui/lei o dal suo team.

Suggerimenti

Pipeline e contratti: Creare almeno un team che abbia accesso completo a tutti i progetti.
Per semplificare e velocizzare l'inoltro da parte degli stakeholder, ridurre al minimo i campi di un modulo di registrazione.
È possibile scegliere di rendere disponibili più progetti e contratti in fase di registrazione o di creare un unico modulo di registrazione per l'organizzazione. Per avere un numero limitato di campi personalizzati in un modulo di registrazione o in un progetto, spostare tutti i campi in Dettagli del progetto.
Per ridurre il numero di tipi di contratto e di progetto necessari, utilizzare i campi condizionali.
Ridurre al minimo il numero di stati Attivo (per i progetti) e In corso (per i contratti) in cui i membri del team spostano manualmente i progetti.
Utilizzare le milestone per indicare le approvazioni che si verificano quando lo stato di un progetto è Attivo o se un contratto è nello stato In corso.
Utilizzare le milestone basate su modelli per gestire le attività di cui uno stakeholder diverso dall'owner deve essere responsabile o per finalità di reportistica.
Gestire le categorie e le sottocategorie con campi personalizzati dipendenti a selezione singola anziché con il campo categoria predefinito per la reportistica. Il campo categoria predefinito non impone la selezione di una sottocategoria e, quando un utente seleziona una sottocategoria, il campo categoria non è incluso nei report.
Utilizzare la sincronizzazione bidirezionale predefinita degli stakeholder per i progetti di Strategic Sourcing, a meno che non vi sia un caso d'uso specifico che richiede la sincronizzazione unidirezionale o non la richiede affatto.
Sourcing: Tenere traccia dei campi personalizzati per un evento a livello di progetto per garantire la disponibilità dei dati di sourcing rilevanti nei report di progetto.
Creare almeno un modello di evento da condividere con
Tutta l'azienda
. Questo modello fornisce agli utenti una base da modificare e arricchire per i propri eventi individuali.
Per ridurre la quantità di informazioni che è necessario richiedere ai fornitori, quando si creano i modelli di eventi è possibile utilizzare le sezioni condizionali e le domande obbligatorie in base a condizioni.
Per ridurre gli interventi di amministrazione, diminuire il numero di modelli di evento condivisi con gruppi selezionati di stakeholder.
Gestione fornitori: Per ridurre la quantità di informazioni che è necessario richiedere ai fornitori, quando si creano i modelli di moduli è possibile utilizzare le sezioni condizionali e le domande obbligatorie in base a condizioni.
Per semplificare la visualizzazione dei profili fornitore, ridurre al minimo il numero di domande del modulo fornitore associate a un profilo fornitore.
Per le informazioni di onboarding che al momento vengono completate internamente, monitorare i campi di un progetto anziché un modello di modulo.
Utilizzare campi personalizzati anziché tag in un profilo fornitore. Questi campi consentono la standardizzazione della terminologia tra i fornitori e l'aggiornamento dei dati tramite programmi di importazione.

Requisiti

Nessun impatto.

Limitazioni

Nessun impatto.

Configurazione del tenant

Nessun impatto.

Criteri di sicurezza

Dominio	Considerazioni
Nell'area funzionale Integrations: Dominio Integration Build Dominio Integration Configure	È possibile trasferire i dati di sourcing tra Workday e WSS utilizzando un'integrazione.
Dominio Security Configuration nell'area funzionale System	È possibile configurare il Single Sign-On per WSS.

Processi aziendali

Nessun impatto.

Report

Report o dashboard	Descrizione
Panoramica della pipeline	Dashboard principale dei progetti in cui sono riepilogati i progetti e i risparmi.
Dashboard eventi	Dashboard principale degli eventi in cui sono riepilogati gli eventi e le spese.
Dashboard dei contratti	Dashboard principale dei contratti in cui sono riepilogati i contratti.
Report personalizzati	La pagina Report consente di creare report in base ai dati selezionati.

Integrazioni

Tipo di integrazione	Descrizione
Supplier Connector	Consente l'onboarding dei fornitori e il trasferimento delle informazioni sui fornitori tra WSS e Workday.
Award to Requisition	Automatizza il processo di creazione delle richieste in Workday a partire dalle assegnazioni in WSS.

Connessioni e touchpoint

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.