Considerazioni sulla configurazione: Ricevimenti e resi
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle funzioni di sistema per i ricevimenti e i resi. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Con la funzione ricevimento di Workday è possibile creare e modificare i ricevimenti di beni e servizi.
È anche possibile registrare tempi e attività per collaboratori esterni e servizi per progetto.
La funzionalità dei resi consente di completare le rettifiche fattura fornitore quando si effettuano resi di merce.
Vantaggi per l'azienda
Le funzioni per ricevimenti e resi aumentano l'efficienza:
- Permettendo agli utenti di elaborare il ricevimento dei beni al momento della consegna.
- Automatizzando il processo di ricevimento, per ridurre il rischio di errori.
- Effettuando la scansione dei codici a barre per semplificare il ricevimento dei beni, in particolare le consegne con volumi elevati.
- Avviando il reso di beni e servizi direttamente dagli ordini di acquisto, dai contratti fornitore o dalle righe ricevimento.
- Avviando automaticamente le rettifiche fattura per i resi di beni e servizi.
Casi d'uso
È possibile:
- Scansionare i codici a barre degli articoli utilizzando i dispositivi mobili al momento della consegna, per gestire i ricevimenti e inoltrarli per l'approvazione.
- Approvare i ricevimenti.
- Creare rettifiche ricevimento, per correggere le quantità o gli importi su ricevimenti già approvati. Il sistema procede a regolare automaticamente le registrazioni contabili, i livelli di scorte, le bolle di consegna e le etichette.
- Mettere a magazzino gli articoli ricevuti.
- Restituire i beni non desiderati e non ordinati.
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazioni |
|---|---|
In che modo si desidera gestire i beni ricevuti da fonti diverse? | È possibile configurare il processo aziendale Ricevimento per avviare la registrazione e il monitoraggio dei beni in base ai ricevimenti degli ordini di acquisto o dei contratti fornitore. |
In che modo si desidera far corrispondere i ricevimenti alle fatture fornitore? | Quando si configura l' Evento di corrispondenza conti fornitori come sottoprocesso del processo aziendale Evento di fattura da ricevere , è possibile rilevare le corrispondenze tra le fatture fornitore e:
|
In che modo si desidera gestire le consegne delle aziende appartenenti alla propria struttura organizzativa? | È possibile configurare le aziende dell'organizzazione in modo che operino come clienti, come fornitori o entrambi, consentendo lo svolgimento di attività tramite transazioni interaziendali dirette. Questa configurazione elimina la necessità di creare fatture clienti e fatture fornitori separate, e consente di risparmiare tempo. A livello aziendale, è anche possibile configurare il sistema per creare più ticket di consegna beni per ogni numero di tracciabilità di una consegna. |
Si desidera generare automaticamente ricevimenti per i contratti fornitore di tipo leasing? | È possibile pianificare il ricevimento automatico delle righe contratto quando si utilizzano i seguenti contratti fornitore di tipo leasing:
|
Suggerimenti
- È possibile effettuare la revisione dei saldi ricevimento nella sezioneTransazioni di spesadel contratto.
- Aggiungere un livello secondario di approvazione o creare uno stepAzione da svolgerenelle regole condizione. È quindi possibile impostare un requisito per l'ispezione fisica dei beni o la gestione degli articoli di valore elevato.
- Selezionare i campi del report configurabili forniti dal sistema nella categoriaCorrispondenzanecessari per le regole di corrispondenza.
- Utilizzare l'attivitàAnnullamento in blocco documenti di approvvigionamentoper annullare più ricevimenti con statoBozza.
Requisiti
Per configurare il processo aziendale
Ricevimento
e automatizzare la creazione di fatture fornitore dai ricevimenti, aggiungere lo step azione Creazione fattura fornitore da ricevimento
. È quindi possibile creare fatture fornitore dagli ordini di acquisto e dai ricevimenti associati ai contratti fornitore.È anche possibile aggiungere lo step azione
Revisione pianificazione per generazione rata
per la revisione dei piani rate prepagate di fatture fornitore e l'elaborazione delle rate disponibili.Limitazioni
È possibile configurare il processo aziendale
Evento di fattura da ricevere
per azienda, ma non per gerarchia aziende.Configurazione del tenant
Abilitare la funzione
Generatore di ID per fatture da ricevere
nell'attività Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
.Criteri di sicurezza
Quando si utilizzano dispositivi mobili per elaborare le ricevute o accettare resi, configurare i seguenti domini nell'area funzionale System:
- Mobile Usage - Android
- Mobile Usage - iPad
- Mobile Usage - iPhone
Per creare, modificare e annullare i ricevimenti, avviare i resi e rettificare i ricevimenti già approvati, configurare i seguenti domini nell'area funzionale Procurement:
- Processo: Ricevimento/Reso (NUOVO)
- Process: Receipt Accruals
- Process: Receipt/Return - Cancel
- Process: Receipt/Return - View
- Self-Service: Receipt
- Self-Service: Receipt Scanning
Configurare il dominio
Reports: Organization Receipt/Return Reporting
nell'area funzionale Procurement. Gli utenti con ruoli basati sull'organizzazione possono quindi visualizzare e creare report sulle transazioni operative, quando le loro organizzazioni vengono contrassegnate con tag nelle righe di ricevimento o nelle righe di reso. Processi aziendali
Accedere ai seguenti processi aziendali per configurare regole per ricevimenti, rettifiche ricevimento, resi, operazioni di messa a magazzino e corrispondenze:
- Evento di messa a magazzino ricevimenti
- Evento di fattura da ricevere
- Rettifica ricevimento
- Ricevuta
- Evento di registrazione ricevute interaziendali
- Evento reso a fornitore
- Evento di corrispondenza conti fornitori
- Evento di annullamento eccezioni corrispondenza conti fornitori
Aggiungere lo step di servizio
Avvio evento di corrispondenza conti fornitore per fatture fornitore correlate
nei processi aziendali Ricevimento
e Rettifica ricevimento
per cancellare eventuali eccezioni della corrispondenza.Configurare il processo aziendale
Ricevimento
e i criteri di sicurezza per:
- Aggiungere l'attivitàAssegnazione lotti/numeri di seriecome azione.
- Includere uno step approvazione per i gruppiBuyer ordine di acquistoeRichiedente.
- Inoltrare i ricevimenti per la messa a magazzino e definire le regole di messa a magazzino.
Nel processo aziendale
Ricevimento
è possibile aggiungere:
- Lo step azioneCreazione fattura fornitore da ricevimentoper creare fatture fornitore dai ricevimenti associati a ordini di acquisto e contratti fornitore. È inoltre possibile aggiungere regole per impedire la creazione di fatture per fornitori specifici.
- Lo step azioneRevisione pianificazione per generazione rataper la revisione dei piani rate di fatture prepagate e l'elaborazione delle rate disponibili.
- Lo step di servizioAvvio eventi di registrazione beni da ricevimento per contratti fornitoreper avviare la registrazione dei beni per le righe di ricevimento del contratto.
- Step azioneReview Trackable Lines for Assetsper rivedere e aggiornare le righe tracciabili per i beni.
È possibile configurare il processo aziendale
Evento di messa a magazzino ricevimento articoli
per:
- Inoltrare le transazioni di messa a magazzino rettificate per l'approvazione.
- Attivare le rettifiche di messa a magazzino configurando il processo aziendale come step del processo aziendaleRettifica ricevimento.
È possibile configurare il processo aziendale
Evento azione in blocco documento di approvvigionamento
e i relativi criteri di sicurezza per consentire agli utenti di annullare in blocco le ricevute in bozza utilizzando l'attività Annullamento in blocco documenti di approvvigionamento
.Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Fatture da ricevere per azienda
| Consente di visualizzare in anteprima le fatture da ricevere suddivise per azienda e periodo CoGe. |
Saldo residuo ricevimento
| Consente di visualizzare l'importo del saldo per i beni in un contratto. Non include i ricevimenti annullati o rifiutati né i ricevimenti creati da ordini di acquisto. |
Ricerca ordini reso a magazzino
| Consente di visualizzare gli ordini di reso in base al centro di gestione magazzino. |
Visualizzazione evento di rettifica messa a magazzino
| Consente di visualizzare le transazioni di messa a magazzino dalle rettifiche di ricevimento. |
Gestione regole condizionali di approvvigionamento
| Consente di creare e gestire le regole condizionali per:
|
Integrazioni
È possibile caricare o recuperare i dati utilizzando un EIB con servizi Web che supportano la funzione ricevimento in:
- Magazzino
- Approvvigionamenti
- Conti fornitori
Connessioni e touchpoint
È possibile creare beni aziendali da ricevimenti, fatture fornitore e contratti fornitore. Le categorie di spesa delle transazioni di approvvigionamento guidano l'elaborazione dei beni aziendali.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.