Considerazioni sulla configurazione: Configurazione imposta sui salari (USA)

Administrator Guide

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione dell'imposta sui salari. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:

Perché effettuare la configurazione.

Come si inserisce nel quadro generale di Workday.

Effetti a valle e interazioni tra prodotti.

Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.

Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

Il sistema fornisce dati fiscali e attività e calcoli correlati che consentono di gestire le imposte federali, statali e locali per la gestione paghe. Immettere i dati fiscali specifici dell'azienda e del collaboratore.

Il sistema fornisce anche un dashboard Aggiornamenti conformità gestione paghe
per fornire informazioni dettagliate sugli aggiornamenti che potrebbero influire sull'utente e sui dipendenti.

Vantaggi per l'azienda

Workday Payroll gestisce gli aggiornamenti delle imposte in base all'autorità fiscale e al tipo. Workday Payroll consente di:

Soddisfa facilmente i requisiti legali per la detrazione e la rendicontazione della paga dei collaboratori e dei contributi di legge.

Aumentare l'efficienza semplificando il processo di gestione e presentazione dei report fiscali.

Risparmiare tempo calcolando automaticamente le imposte federali, statali e locali, comprese le aliquote d'imposta aggiornate, i limiti di stipendio e di pagamento e le indennità.

Casi d'uso

È possibile impostare le imposte sui salari per:

Consentire ai collaboratori di effettuare scelte fiscali tramite il self service dipendente (ESS).

Calcolare e monitorare i contributi fiscali aziendali e dei dipendenti.

Rettificare automaticamente i calcoli delle imposte quando la legislazione modifica le aliquote d'imposta.

Riportare i contributi fiscali federali, statali e locali dettagliati e totali per azienda e dipendente.

Domande e considerazioni

Domande	Considerazioni
Con quale frequenza i dipendenti hanno incarichi di lavoro in diverse giurisdizioni fiscali? OPPURE Qual è la natura degli incarichi di lavoro dei dipendenti in altre giurisdizioni fiscali?	È possibile impostare le imposte per i collaboratori con incarichi di lavoro in giurisdizioni fiscali diverse. Per: Le assegnazioni ricorrenti non frequenti, è possibile utilizzare i dati della gestione paghe con i worktag. Esempio: un rappresentante dell'assistenza tecnica si reca in una giurisdizione fiscale solo quando si verifica un problema tecnico. Per le assegnazioni una tantum, è possibile utilizzare la mappatura delle sedi fiscali (TLM) o i dati della gestione paghe con worktag per tassare il collaboratore in base alla sede di lavoro. Esempio: un dipendente lavora occasionalmente fuori dall'ufficio più vicino alla casa della sua infanzia. Per le assegnazioni ricorrenti in base a un calendario prestabilito, è possibile configurare giurisdizioni di lavoro multiple in corso (OMWJ). Dopo aver immesso la giurisdizione fiscale dei dipendenti in base alle percentuali applicabili, il sistema applica automaticamente tale percentuale a ogni periodo di paga. Esempio: un rappresentante farmaceutico assegnato a un'area con tre stati lavora la stessa percentuale di tempo in ogni giurisdizione in ogni periodo di paga.
Si impiegano stranieri non residenti (ANR)?	È possibile consentire al sistema di calcolare e segnalare le imposte per le ANR. Il sistema fa riferimento ai trattati fiscali impostati quando si calcolano le imposte e gli stipendi imponibili per i report 1042-S.
Dove lavorano i dipendenti?	Il sistema gestisce dati fiscali aggiornati e calcola e genera report sulle imposte per tutti gli stati e i seguenti territori: Guam. Portorico Isole Vergini americane
Alcuni dipendenti dell'azienda risiedono in uno stato e lavorano in un altro?	Quando i dipendenti risiedono in uno stato e lavorano in un altro, il sistema può calcolare automaticamente le imposte in base agli accordi di reciprocità fiscale statale. Ciò include la ritenuta d'acconto e il metodo di calcolo delle imposte specificato negli accordi. Quando lavorano e risiedono nello stesso stato, il sistema calcola le imposte in base alla sede di lavoro.
I dipendenti inseriscono le ore in Workday Time Tracking?	È possibile impostare il TLM in modo che i dipendenti possano specificare la sede di lavoro durante l'immissione delle ore.
L'azienda utilizza una terza parte per l'indennità di malattia?	In tal caso, è possibile impostare il sistema in modo che visualizzi la paga per malattia nelle buste paga e nelle buste paga. Se la terza parte fornisce i W-2, è anche possibile impostare questa opzione in Workday.
I dipendenti sono esenti dall'assicurazione federale contro la disoccupazione (FUI) o dall'assicurazione statale contro la disoccupazione (SUI)?	In caso affermativo, è possibile configurare Workday per gestire questa esenzione. In caso contrario, il sistema può trattenere e generare report sulle imposte FUI e SUI.
Si pagano i bonus utilizzando un assegno separato o si combinano i bonus con la paga regolare?	Se si combinano i bonus con la paga regolare, è possibile impostare la tassazione federale utilizzando un'aliquota forfettaria o una ritenuta d'acconto standard. Se si paga con un assegno separato, è possibile utilizzare un'aliquota forfettaria o una tassazione aggregata standard. È anche possibile impostare il sistema in modo da trattenere le imposte statali e locali sugli utili supplementari.

Suggerimenti

Workday Payroll for US è progettato per assistere l'utente nelle ritenute d'acconto e in altri importi obbligatori per legge. Tuttavia, è necessario verificare in modo indipendente gli obblighi di ritenuta e di rimessa richiesti dalle varie giurisdizioni in cui si opera.

Requisiti

Gestire le eccezioni dell'autorità fiscale. Esempio: il gruppo di componenti paga Riduzione imponibile statale
(PCG) riduce il reddito imponibile statale per i contributi 401(k) in tutti gli stati ad eccezione della Pennsylvania, quindi il componente paga 401(k) [USA]
deve essere escluso per l'autorità fiscale della Pennsylvania dal Ritenuta d'acconto statale PCG riduzione

Limitazioni

Indipendentemente da come si impostano le ripartizioni delle imposte, il sistema non applica le suddivisioni percentuali agli stipendi imponibili e di soggetto della SUI. Il sistema applica sempre la SUI e altre imposte in base alla SUI allo stato lavorativo principale.

Configurazione del tenant

Nessun impatto.

Criteri di sicurezza

Domini	Considerazioni
Dominio Set Up: Company General nell'area funzionale Common Financial Management.	Consente agli utenti di registrare i codici fiscali aziendali.
Dominio Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) nell'area funzionale Core Payroll.	Consente agli utenti di definire calcoli specifici della gestione paghe, ad esempio guadagni, trattenute, accumuli paga e saldi. Consente di definire i periodi di saldo utilizzati nei calcoli della gestione paghe e nell'impostazione dei report.
Dominio Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - USA nell'area funzionale USA Payroll.	Consente agli utenti di visualizzare e immettere la configurazione relativa alla gestione paghe per le imposte aziendali.

Processi aziendali

Processi aziendali	Considerazioni
Complete Federal Withholding Elections	Inoltra l'attività Scelte con ritenuta d'acconto federale ai dipendenti per il completamento. È anche possibile configurare la logica condizionale e includere notifiche e approvazioni.
Completare le scelte di ritenuta d'acconto statali e locali	Inoltra l'attività di scelta della ritenuta d'acconto ai dipendenti per il completamento. È anche possibile configurare la logica condizionale e includere notifiche e approvazioni.
Completare le scelte di ritenuta d'acconto statali e locali per un collaboratore	Consente all'amministratore della gestione paghe di completare le scelte di ritenuta d'acconto statali e locali per i collaboratori.

Report

Utilizzare questi report per visualizzare i dati fiscali federali, statali e di altro tipo utilizzati dal sistema per calcolare le imposte sui salari. Il sistema aggiorna i dati fiscali in risposta alle modifiche apportate dalle autorità fiscali.

Report o dashboard	Considerazioni
Tutti i dati dell'indennità fiscale per gestione paghe	Visualizza i componenti paga per tutte le autorità fiscali federali e statali.
Tutti gli stipendi minimi autorità di gestione paghe	Visualizza gli stipendi minimi statali e locali per tutti gli stati. È possibile aggiungere i seguenti gruppi di sicurezza al dominio Set Up: Payroll (Minimum Wages View) - USA nell'area funzionale USA Payroll in modo che possano accedere al report: Responsabile retribuzione Compensation Partner
All Payroll Tax Data	Visualizza per le combinazioni di trattenute fiscali selezionate: Metodi di calcolo Valori di calcolo Tassi o importi federali e statali Limiti
Scelte fiscali esenti in scadenza	Visualizza un elenco di dipendenti che sono esenti da ritenute fiscali federali, statali o locali alla data immessa nel campo Data di riferimento esenzione scelta . Supporta le scelte con esenzione locale per: Michigan New York Imposta sui servizi locali in Pennsylvania (LST) Esclude i dipendenti che: Avere un'imposta federale attiva o una lettera di blocco. Trasferito fuori dall'azienda. Nel report è possibile scegliere di includere o escludere: Collaboratori cessati. Collaboratori con una scelta MSRR
Dashboard aggiornamenti conformità gestione paghe	Visualizza gli aggiornamenti di conformità più importanti per l'utente. È possibile identificare rapidamente se un aggiornamento di conformità ha un potenziale impatto sui dipendenti e intraprendere le azioni appropriate, ad esempio: Avvisare i dipendenti Verifica a campione dei risultati della gestione paghe Preparazione per rispondere alle domande
Attributi autorità statale gestione paghe	Visualizza lo stato civile, le indennità e le percentuali di ritenuta d'acconto validi per stato. La data di inizio predefinita riflette il momento in cui il sistema inizia a monitorare questi dati.
Valori predefiniti autorità fiscale gestione paghe	Visualizza i dati predefiniti delle autorità fiscali federali e statali.
Salario minimo autorità gestione paghe	Visualizza lo stipendio minimo statale e locale per lo stato specificato. È possibile aggiungere i seguenti gruppi di sicurezza al dominio Set Up: Payroll (Minimum Wages View) - USA nell'area funzionale USA Payroll in modo che possano accedere al report: Responsabile retribuzione Compensation Partner
Disattivazione mappatura imposta gestione paghe su collaboratore	Visualizza i dati dell'autorità fiscale per le configurazioni TLM a livello di collaboratore.
Mappature imposte gestione paghe su sede	Visualizza tutto: Sedi fiscali per gestione paghe Stato di attivazione TLM Dati delle rispettive autorità fiscali Utilizzato per la funzionalità TLM.
Visualizzazione gestione paghe altre autorità fiscali	Visualizza i dati fiscali per le autorità fiscali statali e locali, ad eccezione delle ritenute d'acconto e della disoccupazione, tra cui: Area geografica Data inizio Imposta associata all'autorità. Codici imposta Se l'autorità consente l'aliquota sostitutiva d'imposta nei report aziendali. Indica se è consentita l'esenzione del collaboratore (per le imposte obbligatorie) o la scelta è obbligatoria (per le imposte non obbligatorie). Se l'imposta per i collaboratori con più impieghi si basa sullo stato del lavoro principale (autorità fiscale SUI).
Consente di visualizzare i dati relativi a imposte/indennità sui salari	Visualizza per ogni autorità fiscale: Metodi di calcolo Aggiornamenti di conformità Tassi o importi federali o statali Limiti Valori
Visualizzazione autorità fiscale gestione paghe	Visualizza tutte le autorità fiscali: Quote predefinite Stato civile valido e predefinito Metodi di imposta supplementare validi e predefiniti.
Visualizza collaboratori con scelte fiscali USA mancanti	Visualizza un elenco di collaboratori a cui mancano le scelte fiscali federali o statali alla fine del periodo selezionato

Integrazioni

Servizi Web	Considerazioni
Get Payroll Federal W-4 Tax Election	Recupera i dati sulle scelte fiscali federali W-4 del collaboratore dall'ID di riferimento o dal riferimento del collaboratore/di riferimento dell'azienda/dalla decorrenza.
Ottenere i FUTA gestione paghe	Recupera i dati sulle scelte fiscali FUTA del collaboratore dall'ID di riferimento o dal Riferimento collaboratore/Riferimento azienda/Data decorrenza.
Ottenere FICAs per destinatari pagamento gestione paghe	Recupera i dati dell'esenzione FICA per un collaboratore e una posizione. Utilizza la posizione di elaborazione per i collaboratori con più impieghi se la funzionalità è stata abilitata.
Put Payroll Federal W-4 Tax Election	Immette i dati sulle scelte fiscali federali W-4 dei collaboratori.
Put Payroll FUTA	Immette e modifica i record FUTA.
Put Payroll Payee FICA	Immette e modifica i record FICA. Utilizza la posizione di elaborazione se: È stata abilitata la funzionalità per i collaboratori con più impieghi. Non specificare una posizione per il collaboratore e impostare le regole posizione di elaborazione gestione paghe per utilizzare il valore sostitutivo posizione.

Connessioni e touchpoint

Funzionalità	Considerazioni
Benefit	Il sistema utilizza gli utili creati dall'utente per i crediti e i ricavi figurativi.
Rilevazione presenze e assenze	Workday Payroll può utilizzare la sede immessa durante l'immissione ore per calcolare la tassazione statale e locale delle retribuzioni associate.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.

Concetto: Ripartizioni fiscali per più giurisdizioni (USA)

Riferimenti: Dashboard aggiornamenti conformità gestione paghe