Considerazioni sulla configurazione: Buste paga
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della funzionalità delle buste paga. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
La funzionalità buste paga consente di generare buste paga cartacee o stampabili in PDF visualizzabili in Workday.
È possibile configurare le buste paga per visualizzare:
- Componenti paga, come guadagni, benefit, imposte, trattenute e piani assenze.
- Logo aziendale
- Le etichette delle sezioni
- Firme
Il sistema offre report e layout di moduli aziendali che è possibile utilizzare per creare le buste paga.
Per la gestione paghe per Canada, Irlanda, Regno Unito e Stati Uniti, è possibile utilizzare una delle seguenti opzioni:
- Layout di Report Designer, noto anche come BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools). È possibile modificare o personalizzare i layout delle buste paga in Workday Studio Report Designer.
- Layout XSLT, che è possibile utilizzare ma non personalizzare.
Per la gestione paghe per Australia e Francia, è possibile utilizzare solo il layout Report Designer.
Vantaggi per l'azienda
Il sistema offre una configurazione specifica per paese, semplificando la configurazione e la stampa delle buste paga.
È anche possibile:
- Per facilitare la revisione dei dati (USA), suddividere le competenze del Fair Labor Standards Act (FLSA) per settimana lavorativa e visualizzare le ore da inizio anno in base alla produzione.
- Abilitare l'overflow nelle buste paga di Report Designer in modo che i collaboratori possano visualizzare i dettagli completi dei loro componenti paga (CAN, IRL, UK, USA).
- Pianificare un orario per generare PDF delle buste paga di Report Designer per i collaboratori correnti o cessati.
- Tradurre le buste paga in base alla lingua preferita del collaboratore.
- Combinare le buste paga per semplificare gli importi da lordo a netto per i collaboratori con più impieghi presso aziende collegate (USA).
- Visualizza comodamente le buste paga sui dispositivi mobili.
Casi d'uso
È possibile utilizzare la funzionalità buste paga per:
- Aggiungere e modificare i messaggi da visualizzare nelle buste paga (AUS, FRA, IRL, UK).
- Visualizzare o nascondere le buste paga di determinati collaboratori o per determinati periodi di paga.
- Importare e visualizzare le buste paga esterne.
- Impostare opzioni su come e quando i collaboratori possono visualizzare e stampare le buste paga.
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazioni |
|---|---|
Si desidera aggiungere il logo aziendale o le firme alle buste paga? | È possibile utilizzare l'attività Configurazione layout modulo aziendale per caricare immagini per il logo e le firme. |
Quali sono i margini e le dimensioni delle buste paga? | Dimensioni pagina: 8,5 x 11 pollici
Margini pagina:
|
Come si crea un layout busta paga personalizzato? (CAN, UK, USA) | È possibile copiare l'ultimo layout busta paga consegnato e personalizzarlo utilizzando Workday Studio Report Designer. È possibile trovare i layout più recenti nella Community. |
È necessario nascondere o visualizzare le buste paga? | È possibile:
|
È necessario controllare il momento in cui le buste paga sono visibili ai collaboratori? (USA) | È possibile sostituire l'orario predefinito nel fuso orario del collaboratore che determina quando una busta paga è visibile.
|
Come si desidera che i collaboratori ricevano le buste paga? | È possibile utilizzare l'attività Opzioni di stampa gestione paghe aziendale per:
È possibile sostituire le opzioni di stampa o impostare il metodo di consegna delle buste paga stampate per i singoli collaboratori utilizzando l'attività Consegna busta paga . |
Molti collaboratori visualizzano le buste paga in PDF? (AUS, CAN, IRL, UK, USA) | È possibile utilizzare l'attività Pianificazione pre-stampa busta paga BIRT per generare PDF delle buste paga di Report Designer durante le ore di riposo. Riduce il carico di elaborazione sul tenant durante le ore di punta. Per ridurre al minimo i tempi di elaborazione, selezionare l'opzione Stampa intelligente buste paga per generare PDF solo per i collaboratori che storicamente hanno maggiori probabilità di visualizzarli in quel formato.
Dopo aver implementato Workday Payroll o aver aggiunto un nuovo gruppo paga, sono necessari due mesi per stabilire le tendenze di visualizzazione dei collaboratori. Durante questo periodo, l'opzione Smart Print buste paga genera PDF per tutti i collaboratori. |
Quali componenti paga è necessario includere nella busta paga? | È possibile utilizzare l'attività Gestione configurazione busta paga gestione paghe per configurare componenti paga, piani assenze e opzioni aggiuntive.
È possibile aggiungere nuovi guadagni, trattenute e valori sostitutivi dei nomi dei campi nelle seguenti attività:
|
È necessario elaborare una grande quantità di dati sulle assenze? | È possibile calcolare e salvare i dati sulle assenze quando si completa la gestione paghe per migliorare le performance durante la stampa e la visualizzazione delle buste paga. In caso contrario, il sistema deve ricalcolare il saldo assenze ogni volta che l'utente o un collaboratore stampa o visualizza una busta paga. |
L'organizzazione appartiene a una relazione aziendale o assume collaboratori con più impieghi in aziende correlate? (USA) | È possibile utilizzare l'attività Gestione configurazione busta paga gestione paghe per combinare le buste paga. La combinazione delle buste paga semplifica il modo in cui i collaboratori con più impieghi presso aziende correlate visualizzano gli importi da lordo a netto aggregando i loro guadagni in un'unica busta paga. |
L'organizzazione ha sede in Oregon o nel Distretto di Columbia? (USA) | Specificare il codice EIN o FEIN nell'attività Modifica stato azienda e report fiscali locali negli Stati Uniti . Se a un risultato della gestione paghe è associato un worktag Oregon o District of Columbia, il sistema visualizza il codice EIN o FEIN nella busta paga per quel risultato. |
Suggerimenti
Quando si personalizzano le buste paga, è possibile utilizzare i layout più recenti nella Community.
Quando si utilizzano i layout delle buste paga predefiniti o le nuove funzionalità, creare una nuova configurazione della busta paga con decorrenza per garantire che i layout delle buste paga precedenti rimangano invariati.
Per ottimizzare le performance, verificare se i layout dei moduli aziendali predefiniti di Workday sono compatibili con le buste paga di Report Designer prima di creare modelli personalizzati.
Per la gestione paghe per la Francia, stampare le buste paga cartacee e disabilitare la visualizzazione self service delle buste paga per tutti i collaboratori.
Per la gestione paghe per gli Stati Uniti, per garantire che i collaboratori possano visualizzare le proprie buste paga, lasciare la stampa o la visualizzazione delle buste paga abilitata se si abilita anche
Smart Print busta paga
nell'attività Pianificazione pre-stampa busta paga BIRT
.Requisiti
Se si utilizza Report Designer (BIRT), selezionare
Print Payslips Using Report Designer Layout in Self-Service
nell'attività Modifica configurazione tenant - Gestione paghe
.Limitazioni
- È possibile aggiungere un solo logo aziendale al layout delle buste paga consegnate (AUS, CAN, IRL, UK, USA).
- È possibile stampare più buste paga per un solo collaboratore alla volta.
- Il sistema supporta l'overflow solo nelle buste paga di Report Designer.
- Non è più possibile personalizzare i layout delle buste paga XSLT in Workday (CAN, FRA, IRL, UK, USA).
Configurazione del tenant
È possibile selezionare configurazioni a livello di tenant nell'attività
Modifica configurazione tenant - Gestione paghe
per:
- Nascondi i pulsantiStampaoVisualizzabusta paga per tutti i collaboratori nel report delle buste paga.
- Abilitare Report Designer (BIRT).
- Selezionare un layout di modulo aziendale per le buste paga.
- Consentire agli amministratori o ai collaboratori di stampare più buste paga.
- Salvare i saldi assenze al termine della gestione paghe per evitare di calcolarli ogni volta che un utente visualizza o stampa una busta paga.
- Salvare i saldi assenze solo per i collaboratori che ricevono la paga tramite assegno o che stampano le buste paga anziché per tutti i collaboratori.
È possibile utilizzare l'attività
Modifica configurazione tenant - Sistema
per selezionare .rptdesign
come tipo di file consentito per il caricamento dei file di Report Designer nel sistema.Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Process: Payslip Bulk Print nell'area funzionale Core Payroll. | Gli utenti associati a questo dominio possono accedere alla funzionalità di prestampa per le buste paga. |
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation) nell'area funzionale Core Payroll | Gli utenti associati a questo dominio possono accedere all'attività Mantieni dati assenze per buste paga per calcolare e salvare i valori delle assenze. |
| Gli utenti associati a questi domini possono visualizzare o stampare tutti i dettagli delle buste paga e visualizzare o nascondere le buste paga. |
| Gli utenti assegnati a questi domini possono:
È possibile fornire ai collaboratori cessati l'accesso alle loro buste paga configurando i criteri di sicurezza del dominio Self-Service: Payroll (My Payslips) in modo da includere i seguenti gruppi di sicurezza:
|
Set Up: Payroll (Reporting) nell'area funzionale Core Payroll. | Gli utenti associati a questo dominio possono configurare le buste paga della gestione paghe. |
| Gli utenti associati a questi domini possono aggiungere, modificare ed eliminare i messaggi delle buste paga per la gestione paghe per la Francia. |
| Gli utenti associati a questi domini possono aggiungere, modificare ed eliminare i messaggi delle buste paga per la gestione paghe per l'Irlanda. |
| Gli utenti associati a questi domini possono aggiungere, modificare ed eliminare i messaggi delle buste paga per la gestione paghe per il Regno Unito. |
| Gli utenti associati a questi domini possono aggiungere, modificare ed eliminare i messaggi delle buste paga per la gestione paghe per l'Australia. |
| Gli utenti associati a questi domini possono configurare l'attività Opzioni di stampa gestione paghe aziendale . |
Set Up: Tenant Setup - Payroll e Set Up: Tenant Setup - System nell'area funzionale System. | Gli utenti associati a questo dominio possono accedere alla configurazione del tenant per la gestione paghe e il sistema. |
View: Maintain Payroll Interface nell'area funzionale Payroll Interface. | Gli utenti associati a questo dominio possono visualizzare il report Buste paga per collaboratore . |
L'utente è responsabile del test e della convalida che le impostazioni del dominio di sicurezza soddisfino le esigenze aziendali.
Processi aziendali
Per la gestione paghe per Canada, Irlanda, Regno Unito e Stati Uniti:
Processo aziendale | Considerazioni |
|---|---|
Evento su richiesta
| È possibile creare una busta paga o un controllo gestione paghe separato per i collaboratori utilizzando questo processo aziendale. |
Cessazione
| È possibile fornire ai collaboratori cessati la paga finale e la busta paga il giorno della cessazione o in qualsiasi altro giorno. Quando si aggiunge il processo aziendale Evento su richiesta al processo aziendale Cessazione , si consente ad altri amministratori Workday, ad esempio i partner HR di:
|
Report
Report o dashboard | Dettagli |
|---|---|
Buste paga per collaboratore
| Per la Gestione paghe per Australia, Canada, Irlanda, Regno Unito e Stati Uniti, è possibile utilizzare questo report per visualizzare tutte le buste paga di un collaboratore specifico. |
Visualizzazione aggregazioni busta paga gestione paghe
| È possibile visualizzare un report dettagliato su ciascuno di questi elementi e sulle relative relazioni:
|
Busta paga da stampare - GBR
| Per la gestione paghe per il Regno Unito, è possibile copiare questo report standard in un report personalizzato, consentendo di personalizzare il layout delle buste paga di Report Designer. |
Busta paga da stampare - AUS
| Per la gestione paghe per l'Australia, è possibile copiare questo report standard in un report personalizzato, consentendo di personalizzare il layout delle buste paga di Report Designer. |
Busta paga da stampare - Report Design
| Per la gestione paghe per il Canada e gli Stati Uniti, è possibile copiare questo report standard in un report personalizzato, consentendo di personalizzare il layout delle buste paga di Report Designer. |
Busta paga da stampare - FRA
| Per la gestione paghe per la Francia, è possibile copiare questo report standard in un report personalizzato, consentendo di personalizzare il layout delle buste paga di Report Designer. |
Busta paga da stampare - IRL
| Per la gestione paghe per l'Irlanda, è possibile copiare questo report standard in un report personalizzato, consentendo di personalizzare il layout delle buste paga di Report Designer. |
Risultati calcolo paga FRA - Visualizzazione busta paga
| Per la gestione paghe per la Francia, è possibile utilizzare questo report per visualizzare i risultati del calcolo paga nelle buste paga |
Dashboard Paga
| È possibile utilizzare la worklet Confronto periodi in questo dashboard per confrontare due buste paga di qualsiasi periodo di paga. |
Integrazioni
- È possibile consentire ai collaboratori o agli amministratori di accedere alle buste paga in un sistema di gestione paghe esterno direttamente dal sistema tramite l'attivitàCreazione fornitore gestione paghe esternao l'integrazioneImportazione buste paga esterne.
- È possibile utilizzare il servizio WebGet Payroll Payslipsper esportare i dati delle buste paga dei collaboratori in base al gruppo di pagamento, alla data o alle opzioni di stampa.
- Per la gestione paghe per gli Stati Uniti, è possibile sostituire l'orario e scegliere l'orario in cui le buste paga sono visibili ai collaboratori quando si utilizza il campoRiferimento sostitutivo orario visibilità busta paganei servizi WebPut Payroll Action ReasoneGet Payroll Action Reason.
Connessioni e touchpoint
Personalizzare le buste paga di Report Designer utilizzando Report Designer di Workday Studio.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.