Concetto: Condizioni step
Una condizione fa parte di uno step del processo aziendale ed è costituita da una o più regole. Quando la condizione è composta da più di una regola e una di esse è falsa, l'intera condizione è falsa.
Le condizioni non vengono valutate quando un processo aziendale viene eseguito da un servizio Web o da un EIB ed è impostato per il completamento automatico.
Facoltativamente, è possibile definire condizioni di immissione per qualsiasi step, ad eccezione degli step
di avvio
. Per gli step Catena di approvazione
e Catena di approvazione consolidata
, è anche possibile definire condizioni di esecuzione e condizioni di uscita. Inoltre, gli step di avvio
e gli step di azione
possono includere anche condizioni di convalida in cui si imposta la gravità della convalida in modo da bloccare l'uscita di uno step o consentire a uno step di continuare.Per aggiungere o modificare la condizione associata a uno step del processo aziendale, selezionare come azione correlata nel processo aziendale, quindi selezionare come azione correlata nello step del processo aziendale desiderato.
Non è possibile eseguire questa azione dalla pagina
Modifica definizione processo aziendale
di un processo aziendale.Per i report di controllo, è possibile contrassegnare le istanze dei processi aziendali. In questo modo è possibile monitorare e generare report sulle modifiche alla configurazione del processo aziendale nel tenant, ad esempio aggiungendo condizioni step a uno step del processo aziendale. Quando si aggiunge una condizione step a uno step, viene creata una voce di audit trail nel
Report audit trail
. Nel report potrebbero essere visualizzate voci aggiuntive per ogni step a cui si aggiunge una condizione step.Il sistema richiede di selezionare una decorrenza per la condizione dello step. La decorrenza predefinita è la data corrente.
Se si rimuovono le regole condizionali quando sono presenti eventi avviati, le regole condizionali si attivano comunque. Tuttavia, le regole condizionali non si attiveranno per i nuovi eventi. La decorrenza specificata nell'attività
Gestione condizioni step
viene rispettata. Esempio: si rimuove una regola condizionale in uno step Azione
con decorrenza 19/01/2024. Il sistema non attiverà la regola condizionale per gli eventi avviati a partire dal 19/01/2024 nel fuso orario del tenant.È anche possibile selezionare un
Fuso orario
per la condizione dello step solo se si abilita la casella di controllo Fuso orario configurazione processo aziendale
nell'attività Modifica configurazione tenant - Sistema
. Il fuso orario predefinito è il fuso orario corrente dell'utente.Selezionare l'opzione
Configurazione fuso orario processo aziendale
nell'attività Modifica configurazione tenant - Sistema
per sostituire il fuso orario predefinito in una condizione di step. Quando si immettono:
- La data corrente nel fuso orario specificato, le modifiche hanno effetto immediato. Gli utenti in altri fusi orari visualizzano immediatamente le modifiche.
- Una data futura nel fuso orario specificato, le modifiche hanno effetto alla mezzanotte della data specificata nel fuso orario specificato. Gli utenti in altri fusi orari visualizzano le modifiche alla data e all'ora corrispondenti nei loro fusi orari.Esempio: sono le 9:00 PST del 22/01/2024. In una definizione di processo aziendale, un amministratore del processo aziendale accede all'attivitàGestione condizioni stepper rimuovere una condizione di immissione in uno stepdi Approvazione. L'amministratore del processo aziendale seleziona:
- 24/01/2024 nel campoDecorrenza.
- Singapore Standard Time (SST) nel campoFuso orario.
La regola condizionale nello stepApprovazionenon si attiverà per i nuovi eventi che iniziano alla mezzanotte SST del 24/01/2024. - Una data passata nel fuso orario specificato, le modifiche hanno effetto alle 23:59:59 della data specificata nel fuso orario specificato. Gli utenti in altri fusi orari visualizzano le modifiche alla data e all'ora corrispondenti nei loro fusi orari.
Condizioni di convalida
Gli step
di avvio
e gli step Azione
possono avere una condizione di convalida. L'azione correlata Gestione condizioni step
consente di impostare una delle seguenti condizioni di gravità su una condizione di convalida:
- Avviso: quando una regola condizionale è vera, il sistema visualizza l'errore ed è comunque possibile continuare a passare allo step successivo del processo aziendale anche se sono presenti errori nello step.
- Critico: quando una regola condizionale è vera, la chiusura dello step viene bloccata. Non sarà possibile passare allo step successivo del processo aziendale finché gli errori di convalida non saranno stati corretti. Per impostazione predefinita, il sistema imposta la condizione di convalida suCritico.
Quando si configura una condizione di convalida, la colonna
Convalida
nella definizione del processo aziendale visualizza il nome della regola condizionale e se è Critica
o Avviso
.Quando tutte le condizioni sono false, lo step verrà chiuso e il processo continuerà.
Le condizioni di convalida sono disponibili solo negli step
di Avvio
quando la possibilità di rivedere il processo aziendale associato è incorporata nel processo aziendale o nello step predefinito di Workday. Questa capacità è necessaria per rinviare lo step alle Mie attività dell'utente quando viene rilevata una condizione di convalida.Per aggiungere una condizione di convalida a uno step
Azione
, è necessario aggiungere la condizione di convalida direttamente allo step Avvio
della definizione del processo aziendale associato a tale step Azione
.In uno step
Azione
è possibile abilitare la casella di controllo Abilita condizioni di convalida per aggiunta responsabili approvazione
nell'attività Gestione condizioni step
. Quando si seleziona la casella di controllo Abilita condizioni di convalida per aggiunta responsabili approvazione
nello step Azione
e se una delle condizioni di convalida è vera, il sistema attiva messaggi di convalida quando un responsabile della valutazione aggiunge responsabili approvazione e fa clic su Approva e Invia a responsabili approvazione
nell'elemento Mie attività. Quando la condizione di convalida è:
- Severitàcritica, il sistema non aggiunge altri responsabili approvazione e lo stato dell'evento èSalvato come. Il responsabile della valutazione non potrà aggiungere responsabili approvazione allo stepAzionefinché non avrà corretto gli errori di convalida. Una volta che il responsabile della valutazione ha corretto i dati e fatto clicsu Approva e Invia a responsabili approvazione, il sistema rivaluta la condizione di convalida. Se la condizione di convalida è falsa, il sistema continua ad aggiungere altri responsabili dell'approvazione allo step.
- Severitàdi avviso, il sistema visualizza il messaggio di avviso e il responsabile della valutazione può comunque procedere con l'aggiunta di responsabili approvazione allo stepAzione. Quando il messaggio di avviso viene attivato, il responsabile della valutazione deve aggiungere nuovamente il responsabile dell'approvazione e fare clic suApprova e invia a responsabili approvazione. Il sistema aggiunge quindi il responsabile dell'approvazione aggiuntivo allo step e il workflow continua.
Quando si seleziona la casella di controllo
Abilita condizioni di convalida per responsabili approvazione aggiuntivi
in uno step Azione
già in corso, il sistema non attiverà condizioni di convalida nello step quando un responsabile della valutazione aggiunge altri responsabili approvazione allo step.Per determinare se un processo aziendale o uno step può essere modificato, eseguire il report
Opzioni di configurazione processo aziendale
:
- Se la colonnaOpzioni di approvazioneincludeRinvio, il processo aziendale può essere rivisto ed è possibile configurare una condizione di convalida nello stepAvvio.
- Se la colonnaOpzioni di salvataggionella sezioneAzioni consentiteincludeRinvio, lo step può essere modificato ed è possibile configurare una condizione di convalida per tale step.
I ruoli con l'autorizzazione ad avviare un processo aziendale che utilizza un modello definito (come
Modifica impiego
) devono anche disporre dell'autorizzazione Visualizza tutto per i criteri di sicurezza del processo aziendale, per garantire che il sistema valuti le condizioni di convalida.Condizioni di immissione
Tutti i tipi di step possono avere una condizione di immissione, ad eccezione degli step
di avvio
. Se la condizione è vera, lo step viene eseguito. Se la condizione è falsa, lo step viene ignorato. Alcuni step di definizione dei processi aziendali
hanno condizioni di immissione fornite da Workday per gli step
Azione
, che non possono essere modificate. Tuttavia, è possibile specificare condizioni di immissione aggiuntive per questi step. Sia le condizioni di Workday che le condizioni dell'utente vengono valutate durante l'esecuzione del processo aziendale. Il sistema ignora tutti gli step che non soddisfano tutte le condizioni di immissione. Quando un servizio Web automatizza un processo aziendale, ad esempio nel caricamento di un foglio di calcolo EIB, il sistema ignora automaticamente gli step
di Approvazione
, ma continua a valutare le regole condizionali di immissione per gli step di Integrazione
, gli step di Servizio
e gli step Azione
che avviano eventi secondari.Condizioni in corso
Solo gli step
Catena di approvazione
e Catena di approvazione consolidata
possono avere una condizione di esecuzione. Questa condizione funziona come una condizione di ingresso per ogni livello di approvazione nella catena. Confronta il responsabile dell'approvazione successivo con un valore e, se la condizione è vera, lo step viene inoltrato a tale livello di approvazione. Se la condizione è falsa, ignora il livello di approvazione corrente e passa alla valutazione del livello di approvazione successivo nella catena.
Quando si utilizza un tipo di step
Catena di approvazione
o Catena di approvazione consolidata
per un collaboratore con più manager per una singola posizione, il sistema seleziona casualmente una persona in un livello e verifica la condizione durante l'esecuzione per verificare che la persona soddisfi la condizione. Se la persona nel livello soddisfa la condizione, lo step viene inoltrato a tale persona. Tuttavia, se la persona selezionata a caso non soddisfa la condizione, il sistema contrassegna tutti i membri di quel livello come non obbligatori e passa al livello successivo. Prima di passare al livello successivo, il sistema verifica la condizione di uscita. Negli scenari in cui la condizione di uscita non è ancora soddisfatta, il sistema continua a risalire la catena. Se una persona nello step precedente soddisfa la condizione di uscita, la catena di approvazione viene chiusa.È consigliabile non configurare una condizione durante l'esecuzione quando sono presenti più manager in una catena di approvazione.
È possibile utilizzare i campi calcolati in una regola condizionale durante l'esecuzione per determinare il successivo responsabile dell'approvazione nella catena di approvazione in uno step corrente.
Quando sono presenti anche limitazioni di routing per uno step, è possibile ridurre il numero di possibili responsabili approvazione valutati dalla condizione di esecuzione. Il sistema valuta prima la condizione di esecuzione in ogni livello di approvazione. Se la condizione durante l'esecuzione è soddisfatta, si procede alla valutazione della limitazione di routing.
La condizione di esecuzione verifica un livello di approvazione anche se è possibile che sia stata impostata una limitazione di routing per escludere i responsabili dell'approvazione precedenti.
Esempio: uno step
della Catena di approvazione
ha una condizione di esecuzione per verificare la presenza di un manager e una limitazione di routing per escludere i responsabili dell'approvazione precedenti. Un manager, Betty, approva lo step in un livello di approvazione precedente. In un livello successivo, Betty è anche responsabile dell'approvazione. La condizione di esecuzione valuta comunque questo livello di approvazione anche se la limitazione del routing prevede di escludere i responsabili dell'approvazione precedenti. Lo step non è assegnato se nel livello di approvazione non è presente nessun altro da approvare oltre a Betty.Condizioni di uscita
Solo gli step
Catena di approvazione
e Catena di approvazione consolidata
possono avere una condizione di uscita. Per questi step, questa condizione valuta il responsabile dell'approvazione che ha appena completato questo livello della catena e, se la condizione è vera, lo step termina. Analogamente alla condizione di esecuzione, anche una condizione di uscita funziona mentre è in esecuzione la
Catena di approvazione
o la Catena di approvazione consolidata
. La differenza è che quando la condizione viene soddisfatta, la condizione di uscita esce dallo step; quando la condizione di esecuzione non viene soddisfatta, si passa al livello successivo della catena.A partire dal secondo livello di approvazione, il sistema valuta la condizione di uscita a ogni livello, inclusi i livelli di approvazione ignorati a causa delle limitazioni del routing e delle condizioni di esecuzione che potrebbero essere configurate nello step.
Quando la condizione di uscita non viene mai soddisfatta, lo step
Catena di approvazione
o Catena di approvazione consolidata
termina dopo aver raggiunto il responsabile approvazione più alto nella gerarchia manageriale.