Considerazioni sulla configurazione: Gestire paghe e benefit
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo di Workday Payroll e Workday Benefits. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Se utilizzati insieme, Workday Payroll e Workday Benefits consentono di integrare i benefit per i collaboratori e i costi associati corrispondenti tramite attività quali:
- Definizione di piani di benefit.
- Configurazione di competenze e trattenute nella gestione paghe per i benefit.
- Integrazione con provider di benefit terzi per la gestione degli importi dei contributi.
In questo argomento viene illustrato solo il modo in cui Workday Payroll interagisce con Workday Benefits. Le modalità di interazione tra Cloud Connect for Third-Party Payroll (CCTPP) e Workday Benefits, invece, non vengono trattate.
Vantaggi per l'azienda
Riduzione del rischio di errori dovuti alle immissioni manuali grazie all'utilizzo del sistema per l'inserimento automatico dei valori più recenti in Gestione paghe da Benefit.
Configurazione dei criteri di sicurezza per impedire agli utenti non autorizzati di visualizzare i dati confidenziali relativi a gestione paghe e benefit.
Casi d'uso
- Elaborare i contributi per il piano 401 (k), per il conto di risparmio per assistenza sanitaria e per il conto spese tramite la gestione paghe.
- Elaborare eventuali crediti e supplementi ai piani di benefit tramite la gestione paghe.
- Detrarre i costi del piano di benefit per assistenza sanitaria e assicurazione tramite la gestione paghe.
- Configurare un piano paga bisettimanale per 26 assegni paga in un anno, con trattenute relative a conto di risparmio per assistenza sanitaria e conto spese due volte al mese.
- Coordinare le modifiche ai benefit per le transizioni con congedo da invalidità temporanea o permanente.
- Elaborare le modifiche ai benefit derivanti dalle modifiche dello stipendio.
- Iscrivere automaticamente i collaboratori a un piano di benefit basato su regole di idoneità.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
È necessario applicare limiti di trattenuta agli importi dei benefit? | Se è necessario applicare un limite di trattenuta agli importi dei benefit, configurare questo limite in Gestione paghe. Esempio: limiti federali sui piani pensionistici o sui conti di risparmio per assistenza sanitaria.
Se non si utilizza Workday Payroll, collaborare con il provider della gestione paghe per impostare i limiti. |
È necessario creare una nuova trattenuta o una nuova competenza? Oppure è possibile riutilizzarne una esistente? | Quando i piani di benefit cambiano, è possibile riutilizzare competenze e trattenute.
Non rimuovere la mappatura tra un vecchio piano di benefit e la competenza o la trattenuta associata. Quando si rimuove la mappatura per un collaboratore con un evento retroattivo supportato, il sistema tenta di annullare tutte le trattenute calcolate per il collaboratore nel calcolo retroattivo. È consigliabile mantenere mappato alle trattenute il piano precedente. È possibile rimuovere il piano di benefit dall'anno del piano di benefit. Se si crea un nuovo piano, mapparlo alle trattenute come piano attivo. |
La gestione paghe settimanale o bisettimanale si sovrappone agli anni di gestione paghe alla fine dell'anno? | Il sistema elabora automaticamente una trattenuta se la data di fine del periodo di paga è corrispondente o successiva alla data di inizio della trattenuta.
Per evitare che siano utilizzati i tassi di trattenuta dei benefit relativi all'anno errato, potrebbe essere necessario modificare la modalità di applicazione della data di inizio della trattenuta. Quando si creano o si modificano le trattenute in Gestione paghe, è possibile selezionare la copertura o il costo alla data di pagamento. La trattenuta viene elaborata se la data di pagamento è corrispondente o successiva alla data di inizio della trattenuta. Il periodo di paga di inizio della trattenuta non viene tenuto in considerazione. |
Si desidera che l'assegno paga finale venga rettificato per soddisfare l'obiettivo di trattenuta annuale del collaboratore relativa al conto di risparmio per assistenza sanitaria e al conto spese? | È possibile configurare un gruppo di benefit in modo che Workday Payroll rettifichi le trattenute nel periodo di paga finale per raggiungere gli obiettivi annui.
Per rettificare l'assegno paga finale, è necessario configurare la trattenuta in modo che avvenga nell'ultimo periodo di paga di quell'anno. Per abilitare questa opzione di rettifica della trattenuta:
|
È necessario gestire i report Déclaration Sociale Nominative (DSN) per la Francia? | È possibile utilizzare Workday Payroll for France per dichiarare le informazioni sui benefit nei report DSN. Per fare ciò, è necessario:
Per garantire una reportistica DSN corretta, quando si configurano i piani di assistenza sanitaria, non mappare la stessa trattenuta a più di un piano di benefit di assistenza sanitaria registrato come previsione in un DSN. Utilizzare il piano segnalato come copertura sanitaria e invalidità obbligatoria in un DSN. |
Sono presenti collaboratori con sede in Irlanda o nel Regno Unito? | La legislazione irlandese e britannica implica che è necessario fornire un piano pensionistico per i collaboratori che soddisfano criteri specifici.
È possibile combinare le valutazioni di idoneità in Gestione paghe con un piano pensionistico in Benefits. In base ai risultati delle valutazioni, è possibile iscrivere automaticamente i collaboratori idonei al piano. |
C'è una corrispondenza con i contributi 401(k) dei collaboratori statunitensi? | È possibile configurare contributi prefissati nel piano di benefit. Se si calcolano le corrispondenze del datore di lavoro in base ai contributi del collaboratore, impostare il calcolo sulla trattenuta della gestione paghe. |
Si consente ai collaboratori di devolvere regolarmente parte della loro paga a un piano di benefit esterno o a un ente di beneficenza? | A volte fornire un piano di benefit non è pratico, ad esempio quando si applica solo a pochi collaboratori. In tal caso, Workday offre funzionalità alternative che consentono ai collaboratori di richiedere l'applicazione di trattenute volontarie o pagamenti flessibili dalle proprie buste paga.
Esempio: un collaboratore desidera fare una donazione a un ente di beneficenza specifico o rimborsare un prestito concesso dall'azienda per le spese dovute al cambio di sede. |
Quando si desidera iniziare e terminare le trattenute della gestione paghe per un piano di benefit? | È possibile impostare regole per gli eventi di iscrizione per specificare quando iniziare o terminare le trattenute della gestione paghe. È possibile specificare quando applicare la trattenuta dalla busta paga di un collaboratore configurando:
Le trattenute vengono applicate solo per i collaboratori coperti da un piano. Utilizza la combinazione della data di inizio della copertura e della data di inizio della trattenuta per determinare quando avviene la prima trattenuta. Allo stesso modo, è possibile configurare quando interrompere le trattenute della gestione paghe in base a:
|
Suggerimenti
- Performance
- Per ottimizzare le performance, è consigliabile creare un numero minimo di competenze e trattenute.Per massimizzare le performance, impostare competenze e trattenute utilizzando criteri precisi così da semplificare l'elaborazione della gestione paghe. Utilizzare criteri di idoneità specifici in modo che i calcoli vengano eseguiti solo per i collaboratori, i gruppi di paga e i gruppi di benefit pertinenti.
- Criteri di selezione
- Per evitare possibili discrepanze di calcolo, è consigliabile utilizzare gli stessi criteri di selezione quando si creano regole per:
- Iscrivere i collaboratori a un piano in Workday Benefits.
- Calcolare i contributi dei collaboratori in Workday Payroll.
- Gestione globale di paghe e benefit
- È consigliabile integrare Workday Benefits con Workday Payroll.I clienti Workday Payroll for United Kingdom che non dispongono della licenza per utilizzare Workday Benefits possono utilizzare funzionalità di benefit limitate per supportare la configurazione dell'iscrizione automatica alle pensioni nel Regno Unito.Se si calcola la gestione paghe con Workday Payroll for France, è consigliabile utilizzare tabelle di ricerca avanzate per archiviare le quote dei benefit in modo da soddisfare i requisiti del piano.
- Conti di risparmio per assistenza sanitaria e conti di spesa
- Per semplificare l'iscrizione e la configurazione delle trattenute per i piani di assistenza sanitaria di recupero, è consigliabile per i datori di lavoro di creare un piano separato per ciascuno dei seguenti gruppi di età:
- Collaboratori con meno di 55 anni
- Collaboratori di età pari o superiore a 55 anni
- Se si utilizza una pianificazione delle trattenute diversa dalla frequenza di paga, utilizzare sia la pianificazione sostitutiva sia quella personalizzata presenti in Gestione paghe per garantire la correttezza delle trattenute. Esempio: si utilizza un piano paga bisettimanale per 26 assegni paga in un anno, ma si effettuano trattenute per conto di risparmio per assistenza sanitaria HSA e conto spese due volte al mese.
- Competenze e trattenute benefit
- È consigliabile evitare di rimuovere un piano di benefit da competenze e trattenute. Tali modifiche possono infatti comportare il pagamento in eccesso o in difetto di trattenute precedenti o una trattenuta forfettaria. Rimuovere invece il piano di benefit dall'anno del piano.Esempio: si rimuove un vecchio piano di benefit dalla trattenuta e si aggiunge il nuovo piano. Quando si eseguono calcoli retroattivi, il sistema ricalcola e tenta di revocare tutte le trattenute precedenti per il collaboratore, generando valori di calcolo errati.
- Valutare la possibilità di escludere il conto di risparmio per assistenza sanitaria e i piani di spesa dai calcoli retroattivi. Calcoli retroattivi indesiderati potrebbero verificarsi dopo le modifiche al piano o quando un collaboratore raggiunge il proprio obiettivo annuo.
- Evitare di utilizzare piani benefit contrassegnati conNon utilizzare. I Benefit Administrator possono contrassegnare i piani benefit con questa etichetta per nascondere i piani benefit obsoleti in base a una decorrenza. L'elenco di valoriPiano benefitviene visualizzato nella schedaSenza decorrenzaper le seguenti attività:
- Creazione trattenuta
- Create credit
- Il sistema aggiunge la decorrenza dei piani benefit con data futura all'etichettaNon utilizzare.
Requisiti
Impostare i piani di benefit prima di creare le competenze e le trattenute associate.
Se si gestiscono i report DSN, fornire il numero della polizza di gruppo nel piano di benefit e l'ID del provider.
Limitazioni
- Workday Payroll non supporta la decorrenza di trattenute e competenze. Workday Benefits consente invece di registrare una decorrenza tra piani di benefit da una parte e trattenute e competenze dall'altra.
- Per evitare di elaborare un calcolo di gestione paghe retroattivo, è possibile rendere i piani non più disponibili per i collaboratori dopo una determinata data utilizzando:
- Regole di idoneità ai benefit
- Definizioni dell'anno del piano
- Workday Payroll for United Kingdom non supporta l'iscrizione automatica alla pensione in periodi di retribuzione precedenti. Se si esegue la gestione paghe in arretrato, è possibile disattivare la funzionalità di iscrizione automatica alle pensioni o assicurarsi di monitorare il processo e apportare le rettifiche necessarie.
- Workday Payroll for Australia non supporta la superannuation configurata con Workday Benefits.
Configurazione del tenant
Per determinare i contributi per la gestione paghe progressivi annuali consentiti, è possibile selezionare un'opzione aggiuntiva dei destinatari della copertura del conto di risparmio per assistenza sanitaria nell'attività
Modifica configurazione tenant - HCM
. Questa opzione consente anche di configurare i limiti IRS familiari o individuali in Workday Payroll relativi ai destinatari della copertura aggiuntiva.Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Manage: Benefits for Organizations nell'area funzionale Benefits. | Consente di creare gruppi di benefit. |
Set Up: Benefits nell'area funzionale Benefits. | Consente di creare piani di benefit e di configurare l'iscrizione. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente di creare e modificare competenze e trattenute. |
Set Up: Tenant Setup - HCM nell'area funzionale Systems. | Consente di abilitare l'applicazione mobile Benefits e di configurare le opzioni del tenant. |
È possibile consentire all'amministratore dei benefit e al partner dei benefit di visualizzare le trattenute dei piani di benefit per i collaboratori. È possibile applicare impostazioni di sicurezza segmentate ai report personalizzati in base alle seguenti origini dati:
- Earning/Deduction Payroll Balances for Organization
- Earning/Deduction Payroll Balances for Worker
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization, Worker, Period and Date Range (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Worker (As of Sub Period End Date)
Processi aziendali
Processi aziendali | Considerazioni |
|---|---|
Modifica benefit
| Aggiungere come step ad altri processi aziendali, ad esempio Modifica impiego o Cessazione . Avvia il processo aziendale Modifica benefit per evento personale , che utilizza la regola condizionale Se è presente un effetto sui benefit del dipendente per determinare se creare o meno un evento benefit. |
Modifica benefit per evento personale
| Consente agli utenti di modificare i benefit per eventi personali, tra cui nascite, divorzi e promozioni. |
Modifica benefit per iscrizione aperta
| Consente di aprire le iscrizioni ai benefit. È possibile aggiungere worklet correlate agli step con l'azione correlata Processo aziendale > Gestisci worklet correlate a step nell'attività Modifica benefit per iscrizione aperta . |
Modifica impiego
| Consente di modificare la posizione di un collaboratore, ad esempio con una promozione o un trasferimento, influendo sui relativi benefit. È possibile aggiungere uno step per avviare il processo aziendale Modifica benefit per evento personale e avviare un evento benefit. |
Generazione di report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Tutte le trattenute
Tutte le competenze | Utilizzare questi report per verificare le configurazioni dei componenti paga, ad esempio il piano di benefit a cui fa riferimento il componente paga. |
Idoneità benefit per gruppo benefit
| Utilizzare questo report per visualizzare i gruppi di benefit con data futura. |
DSN Benefits Contributions by Establishment | Utilizzare questo report per confrontare gli importi benefit aggregati per piano di benefit e popolazione con gli importi aggregati della gestione paghe (solo a fini di reporting per DSN - Déclaration Sociale Nominative per la gestione paghe francese). |
Visualizzazione risultati regola idoneità benefit
| Utilizzare questo report per determinare il motivo per cui qualcuno soddisfa o meno una regola di idoneità. Può essere utile per la risoluzione di problemi con trattenute e crediti. |
Controllo collaboratori in più gruppi benefit
| Utilizzare questa attività con una decorrenza per garantire che i dipendenti siano idonei per un solo gruppo di benefit. Può essere utile per la risoluzione di problemi con trattenute e crediti. |
Integrazioni
Integrazione | Considerazioni |
|---|---|
Cloud Connect for Benefits
| Workday offre modelli di integrazione per i provider di benefit tramite Cloud Connect for Benefits (CCB). |
Change Benefits
| Questo servizio Web carica le scelte relative ai benefit e i piani di accantonamento a fini pensionistici dei collaboratori. |
Iscriversi a piani di accantonamento a fini pensionistici
| Questo servizio Web carica le scelte dei piani di risparmio pensionistico dei collaboratori. Iscrive i collaboratori, aggiorna le scelte esistenti e riporta le scelte precedenti, a meno che non vengano modificate in modo esplicito. |
Connessioni e touchpoint
Touchpoint | Considerazioni |
|---|---|
Assenze | Quando si configurano i piani permessi per rilevare i saldi in Gestione assenze, è possibile recuperare le unità dei permessi approvati nell'ambito dei calcoli di competenze e trattenute. Utilizzare i calcoli correlati ai componenti delle assenze per associare i piani assenze a competenze e trattenute. Assicurarsi di mappare tutti i piani assenze che possono influire sulla gestione paghe o sui benefit relativi a competenze e trattenute. |
Dotazione di personale e retribuzione HCM | Fornire dati relativi ai collaboratori e all'impiego per la gestione paghe e l'elaborazione dei benefit, ad esempio:
|
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.