Considerazioni sulla configurazione: Services CPQ

Di che cosa si tratta

Services Configure, Price, Quote (CPQ) automatizza il processo di preventivo per incassare. Offre un metodo accurato e facilmente ripetibile per definire l'ambito e il prezzo delle trattative. Services CPQ utilizza le configurazioni di listino prezzi Professional Services Automation (PSA) e Revenue per popolare automaticamente i dati griglia nel preventivo. Consente di:

Creare preventivi con servizi che includono ruoli, voci e voci ricorrenti, spese, costi terzi e sconti.

Copiare e incollare i valori da strumenti esterni o immettere i valori manualmente nella griglia dei preventivi .

Stimare l'impegno servizio a un livello elevato o definire una WBS più dettagli utilizzando fasi o fasi e attività.

Aggiungere tariffe giornaliere o orarie per i ruoli nel preventivo e definire i requisiti per i ruoli.

Preventivo per servizi con tariffa fissa o modelli di fatturazione di tempi e costi.

Rettificare automaticamente i prezzi delle righe del preventivo impostando un valore destinazione Prezzo, Margine o Sconto specifico per un servizio o un preventivo.

Definire cataloghi servizio con servizi, ruoli e spese preconfigurati.

Vieta sconti nelle righe ruolo , escludendoli dalle rettifiche servizio .

Configurare modelli di documento e generare documenti per i preventivi in modo dinamico.

Visualizzare o modificare i preventivi in diverse visualizzazioni basate sulla sequenza temporale per settimane, mesi, anni contratto o visualizzazione riepilogativa.

Consente di visualizzare un preventivo per periodo di tempo , ad esempio settimane, mesi, fasi, anni contratto o riepilogo. È anche possibile visualizzarli in base a importi quali quantità, prezzo, costo o equivalente a tempo pieno (equivalente a tempo pieno).

Vantaggi per l'azienda

Services CPQ semplifica il processo di creazione di preventivi in Workday dalle opportunità e la loro conversione in progetti e contratti in base alle modifiche dei dettagli dell'opportunità. Fornisce:

Accesso ai dati di vendita più recenti e a un'unica fonte attendibile per i dati di calcolo prezzo, risorse umane e fatturazione.

Migliore visibilità tra CRM terzi e Workday.

Flessibilità nella configurazione di varie offerte servizio per un determinato preventivo.

Insight tempestivi sulla previsione e sulla gestione delle risorse.

Creazione di preventivi più rapida e accurata con granularità dei prezzi in base alle esigenze aziendali.

Maggiore flessibilità grazie alla possibilità di eseguire preventivi in Workday senza sostituire completamente i fogli di calcolo esistenti.

La possibilità di configurare il catalogo dei servizi consente di creare rapidamente preventivi più accurati per i servizi ripetibili e riduce lo sforzo manuale necessario per definire gli stessi servizi di base, garantendo la standardizzazione.

Processo automatizzato generazione dei documenti per una maggiore efficienza.

Casi d'uso

In qualità di CPQ Specialist, è possibile:

Creare preventivi per servizi che includono fasi, attività, ruoli, voci, spese, sconti e costi di terzi in base alle esigenze cliente .

Copiare i preventivi esistenti per creare più iterazioni per vari scenari ipotetici.

Generare e stampare documenti di preventivo e inviarli ai clienti per la revisione e la negoziazione.

Creare opportunità di progetto, progetti, piani delle risorse e previsioni delle risorse a partire dai preventivi approvati principali.

Creare contratti cliente , piani di fatturazione e piani riconoscimento dei ricavi da preventivi approvati principali in base alle modifiche nei dettagli dell'opportunità.

Domande e considerazioni

Domande	Considerazioni
È necessario eseguire iterazioni e creare più opzioni di un preventivo?	È possibile copiare i preventivi all'interno di un'opportunità. Il Workday copia tutti i dettagli nella bozza del preventivo.
È necessario impostare le tariffe predefinite per i ruoli progetto in un preventivo?	È possibile modificare e creare fogli tariffe fatturazione progetto per popolare i prezzi di listino unità per ruoli specifici nel preventivo.
Sono necessari costi per popolare la manodopera e le voci di un preventivo?	È possibile impostare il foglio tariffa di costo standard per azienda per popolare il prezzo unità per i ruoli e definire l' articolo di vendita come quotabile per aggiungere il costo unitario per gli articoli.
È necessario registrare e fatturare le note spese collaboratore per il progetto?	È possibile aggiungere righe di spesa al preventivo per un progetto fatturabile e riga di spesa con un'origine ore transazione nel contratto cliente.
È necessario registrare e fatturare le fatture fornitore a fronte del progetto?	È possibile aggiungere righe di costi terzi al preventivo per una riga di spesa progetto fatturabile con un'origine transazione fattura fornitore nel contratto cliente.
È necessario disporre di approvazioni dinamiche in base ai dati del preventivo?	Workday offre un framework processo aziendale configurabile per i preventivi che è possibile impostare per includere approvazioni e regole condizione in base alle esigenze aziendali.
È necessario creare documenti automaticamente dai dettagli del preventivo?	È possibile creare modelli di documento dalla configurazione di un preventivo in base ai dati del preventivo.

Requisiti

Verificare che:

Sono disponibili le SKU Workday Projects, Project Billing e Services CPQ .

L' integrazione con l'origine CRM (Customer Relationship Management) esistente è configurata per sincronizzare i record cliente e delle opportunità.

I worktag obbligatorio sono allineati tra preventivi, progetti e contratti cliente .

Le convalide sono allineate tra Preventivo, Progetto e Contratto cliente.

Sono stati configurati i processi aziendali necessari. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione

Processo aziendale

.

La mappatura da preventivo a contratto è stata configurata nelle impostazioni Services CPQ .

Sono stati impostati Opportunità, Gerarchie progetti, Ruoli nel progetto, Fogli tariffe di fatturazione progetto, Fogli tariffe di costo standard del progetto e Articoli di vendita, Listino prezzi articoli di vendita, Categorie tariffe e Categorie Ricavi.

Gli articoli di vendita sono stati impostati come

quotabili

per impostare il costo unitario predefinito nella riga dell'articolo.

Le fasi e le attività del progetto sono state impostate durante la creazione di un preventivo con fasi e attività.

Il modello di documento è configurato e pubblicato.

Il catalogo servizio viene attivato quando ne è presente uno.

Il flag Consenti Incolla da fogli di calcolo nel preventivo è abilitato per la copia dei dati del preventivo dal foglio di calcolo.

La categoria snippet è stata aggiunta al modello di documento in modo da idratare correttamente il contenuto nel documento del preventivo.

Suggerimenti

Per combinare tutti i servizi in un unico progetto, abilitare l' opzione

Manage Multiple Services as a Single Project

nelle impostazioni Services CPQ .

Per visualizzare l'ID progetto nel nome progetto , abilitare l' opzione

Includi ID progetto~ in nome progetto ~

.

Specificare il trattamento dei ricavi e il modello di piano ricavi per ogni modello di fatturazione e le righe del preventivo associate per la creazione contratto .

Per stampare il documento di preventivo, assicurarsi di aggiungere gli step servizio

Print Quote Documents PDF

e

Print Quote Documents DocX

nel processo aziendale
Evento di preventivo
.

È consigliabile aggiungere il nome del servizio all'inizio di ogni frammento di codice, in modo da identificarlo facilmente quando viene recuperato nel documento del preventivo.

Per aggiungere un servizio basato su fasi o attività , selezionare l' opzione

Aggiungi servizio personalizzato

durante la creazione di un preventivo e selezionare opzione

Con fasi

o

Con fasi e attività

.

Per avere più tariffe mirate predefinite in un ruolo, configurare le categorie tariffa e i membri della categoria tariffa. È possibile impostarli nel foglio tariffe di fatturazione progetto e quindi selezionare la tariffa desiderata nel ruolo durante la creazione del preventivo per un prezzo più specifico.

Per includere i subtotali per servizi o ruoli in un documento di preventivo, creare tabelle con dati ripetuti nella prima colonna e campo numerico o valuta nell'ultima colonna.

Quando si copiano le ripartizioni delle attività e delle fasi da una singola tabella in un foglio di calcolo, assicurarsi di copiare e incollare prima le attività e le fasi per creare la struttura WBS, quindi copiare e incollare le ripartizioni.

Per creare automaticamente un piano di progetto dopo l'approvazione del preventivo principale, assicurarsi di configurare Elaborazione

piano di progetto da Services CPQ

come step servizio nel processo aziendale
Evento di preventivo
.

Per creare automaticamente un piano di progetto dopo che l'opportunità di progetto è stata convertita in un progetto normale, assicurarsi di configurare

Elaborazione piano di progetto da Services CPQ

come step servizio nel processo aziendale
Conversione opportunità da progetto a progetto
.

Limitazioni

Inizialmente, il Workday crea una sola risorsa senza nome (UNR) per opportunità di progetto generata da Services CPQ , ma in seguito il project manager può aggiungere più risorse.

Solo i preventivi principali approvati creano un'opportunità opportunità di progetto.

Il Workday non crea un piano di progetto a meno che tutti i progetti opportunità non vengano approvati, annullati o rifiutati per tutti i servizi nel preventivo.

La durata dei servizi di un preventivo è limitata a un massimo di 5 anni.

La durata del preventivo può essere al massimo di 10 anni.

È possibile aggiungere un massimo di cinque categorie di tasso per i ruoli.

È possibile copiare e incollare un massimo di 500 celle nella griglia del preventivo .

La copia di un preventivo non copia gli attributi a valle.

Non è possibile aggiungere importi di spese e costi terzi nel Catalogo servizi. Lo specialista delle vendite dovrà immetterlo quando aggiunge il servizio a un preventivo.

Dopo aver configurato una stima dell'impegno per il servizio e aver ripartito le ore nel servizio, non è possibile modificare il tipo

Stima impegno

.

In questa visualizzazione Work Breakdown Structure (WBS) non è possibile:

Modificare o eliminare i ruoli.

Visualizzare un servizio basato sulla durata .

Visualizzare o ripartire le voci non relative alla manodopera.

Copiare i dati da un foglio di calcolo e incollarli nel preventivo. È possibile eseguire questa operazione solo nella visualizzazione

Timeline

e

Riepilogo

.

Nella visualizzazione timeline, non è possibile aggiungere ore per la manodopera a meno che non sia già stata assegnata tramite la pagina WBS per il periodo di tempo specificato

Configurazione del tenant

Accedere elenco valori di valori

Generatore di ID per preventivi

nella sezione

ID sequenza documento aziendale

, nell'attività

Modifica configurazione tenant - Dati finanziari

attività configurare il generatore di sequenze di preventivi .

Criteri di sicurezza

Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area area funzionale Services CPQ :

Dominio	Considerazioni
Process: Preventivi	Accedere a questo dominio di sicurezza per creare, modificare ed eliminare i preventivi e per visualizzare i report correlati. Tipi di gruppo di sicurezza consentiti: Ruoli - Azienda Ruoli - Gerarchia aziende Ruoli - Cliente Ruoli - Progetto Ruoli - Gerarchia progetti Gruppi senza vincoli
Impostazione: preventivi	Accedere a questo dominio di sicurezza per configurare la funzionalità di preventivo. Tipi di gruppo di sicurezza consentiti: Responsabili dell'implementazione Gruppi senza vincoli
Visualizza: Gerarchie progetti per preventivi	Accedere a questo dominio di sicurezza per selezionare le gerarchie progetto durante la creazione dei preventivi. Tipi di gruppo di sicurezza consentiti: Gruppi pubblici Ruoli - Gerarchia progetti Gruppi senza vincoli
Set Up: Opportunity	Accedere a questo dominio per creare, gestire gli stati delle opportunità e visualizzare i report correlati.

Processi aziendali

Processo aziendale	Considerazioni
Evento opportunità	Configurare per aggiungere sottoprocessi, notifiche e approvazioni per la gestione del workflow di creazione di contratti progetto e cliente in base alle modifiche nei dettagli dell'opportunità.
Evento preventivo	Configurare per inoltrare i preventivi per le azioni di approvazione e rifiuto. Servizi consentiti: Consegna documento Recupero documenti Stampare i documenti di preventivo in PDF Stampa documenti preventivo DocX
Creazione progetto da Services CPQ Modifica progetto da Services CPQ Riga piano risorse da Services CPQ	Configurare questi processi aziendali come sottoprocessi nel processo aziendale Evento di preventivo per creare progetti opportunità e righe piano risorse da un preventivo. Quando i sottoprocessi vengono avviati, il Workday avvia i seguenti processi aziendali: Creazione progetto Modifica progetto Riga piano risorse per progetto Se sono presenti regole condizione nello step iniziale di questi processi aziendali, il Workday le ignora quando il progetto viene creato da Services CPQ. È consigliabile spostare le convalide in Progetto o Piano risorse per progetto attività Gestione convalide personalizzate o come regole condizione nel processo aziendale Evento di preventivo per mantenere la stessa funzionalità.
Converti opportunità di progetto con preventivo in progetto Creazione contratto cliente con preventivo	Configurare questi processi aziendali come sottoprocessi nel processo aziendale Evento opportunità per creare contratti cliente da un preventivo e convertire i progetti opportunità in progetti standard. Quando i sottoprocessi vengono avviati, il Workday avvia i seguenti processi aziendali: Convertire un'opportunità di progetto in progetto Evento contratto cliente

Report

Report o dashboard	Considerazioni
Ricerca opportunità	Visualizzare le opportunità con stato Aperto per creare un preventivo.
Report guidato catalogo servizi	Consente di visualizzare i cataloghi servizio disponibili per gerarchia progetti, unità operativa, frammenti, area geografica e stato del catalogo.
Visualizzazione configurazione preventivo	Visualizzare, modificare e rimuovere i modelli di documento.

Si consiglia di utilizzare le seguenti origini dati report per build report personalizzati su preventivi e righe di preventivo:

Preventivo

su oggetto business: consente di creare report su preventivi e informazioni di riepilogo.

Righe preventivo

: consente di creare report sulle righe ruolo e sulle righe articolo incluse in un preventivo.

Servizi di preventivo

: consente di creare report sui servizi in un preventivo.

Configurazioni preventivo

: consente di creare report su varie configurazioni di preventivo, snapshot, utilizzo, stato e modelli di documento associati.

Integrazioni

Servizio Web	Considerazioni
Recupero ripartizioni preventivo	Recupera le ripartizioni per tutti i ruoli nei vari servizi per il preventivo specificato.
Inoltro ripartizioni preventivo	Aggiunge o aggiorna le ripartizioni ruolo nei servizi per il preventivo specificato.
Recupero categorie snippet documento preventivo	Recupera tutte le categorie di frammenti.
Inserisci categoria frammento documento preventivo	Crea, modifica o elimina le categorie di frammenti.
Recupero motivi modifica preventivo	Recupera tutti i motivi di modifica del preventivo.
Motivo modifica preventivo	Crea, modifica ed elimina i motivi di modifica del preventivo.
Recupero configurazioni preventivo	Recupera le configurazioni dei preventivi.
Put configurazioni preventivo	Crea e aggiorna le configurazioni dei preventivi. È possibile modificare una configurazione solo se non è in uso.
Richiedi servizi e righe per i preventivi	Recupera i servizi e le righe per il preventivo specificato.
Servizi e righe per l'inoltro di preventivi	Crea o aggiorna il preventivo, i servizi e le righe.
Recupero strutture di ripartizione del lavoro per il preventivo	Recupera le fasi e le attività per i servizi nella struttura suddivisione lavoro preventivo.
Inoltro struttura suddivisione lavoro preventivo	Crea o aggiorna le fasi e le attività per i servizi nella struttura di ripartizione del lavoro per i preventivi.
Recupero articoli catalogo servizi	Recupera tutti gli articoli del catalogo servizio .
Articolo catalogo servizi Put	Crea, modifica o elimina gli articoli del catalogo servizio .
Get Services CPQ Settings	Recupera tutti i campi per le impostazioni predefinite per Services CPQ.
Impostazioni Services CPQ Put	Crea, aggiorna o elimina tutte le impostazioni predefinite per i Services CPQ.
Inoltra opportunità	Crea o aggiorna l'opportunità cliente .
Recupero impostazioni di stato personalizzato opportunità	Recupera tutti gli stati personalizzati creati dall'utente per l'opportunità.
Impostare le impostazioni dello stato personalizzato opportunità	Crea o aggiorna gli stati delle opportunità personalizzate.

Connessioni e touchpoint

Funzionalità	Considerazioni
Opportunità Salesforce	Quando un'opportunità ha lo stato Aperto , è possibile inserirla nel Workday per build un preventivo.
Progetti	Una volta approvato un preventivo principale, il Workday crea un'opportunità opportunità di progetto con risorse, piano risorse e previsione risorse. Il Workday crea una previsione settimanale a livello progetto . Il ruolo di un preventivo viene mappato a una risorsa non designata nel opportunità di progetto. È possibile aggiungere risorse aggiuntive dopo la creazione iniziale di 1 UNR Non è possibile modificare un ruolo in progetto, un tipo ripartizione , una data di inizio e di fine e le ore stimate nelle righe del piano risorse fino a quando l'opportunità non assume lo stato Chiusa. Quando si modifica un preventivo da Principale a Non principale , l' opportunità di progetto associata Workday disattivata. Il Workday converte l' opportunità di progetto in un progetto standard quando un sottoprocesso è configurato nel processo aziendale Evento opportunità .
Ricavi	Dopo aver modificato i dettagli di un'opportunità, ad esempio la probabilità o lo stato, e aver creato un progetto dal preventivo, il Workday crea automaticamente un contratto cliente e inserisce i seguenti elementi: Categoria ricavi da attività Gestione attività Services CPQ . Se non è stata configurata la mappatura, la creazione contratto avrà esito negativo. Modello di piano fatturazione in base al modello di prezzo Modello di piano ricavi in base al modello di prezzo Worktag dall'intestazione del preventivo. Decorrenza dalla data di inizio del preventivo. Quando nel preventivo mancano campi obbligatorio , il Workday crea il contratto in stato di bozza.
Articoli di vendita	Quando si imposta un articolo di vendita come Quotabile , il Workday lo rende disponibile per l'uso durante la creazione del preventivo.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit sono disponibili nella Workday Community.

Altri effetti

Nessun impatto.