Considerazioni sulla configurazione: CPQ servizi

Di che cosa si tratta

Services Configure, Price, Quote (CPQ) automatizza l'elaborazione del preventivo per incassare. Offre un metodo accurato e facilmente ripetibile per definire l'ambito e il prezzo delle trattative. Services CPQ sfrutta le configurazioni di listino prezzi Professional Services Automation (PSA) e Revenue per popolare automaticamente i dati della griglia nel preventivo. Consente di:

Creare preventivi con servizi che includono ruoli, voci e voci ricorrenti, spese, costi di terzi e sconti.

Copiare e incollare i valori da strumenti esterni oppure immettere i valori manualmente nella griglia dei preventivi.

Stimare l'impegno per l'assistenza a un livello elevato oppure definire una WBS (Work Breaking Structure) più granulare utilizzando fasi o fasi e attività.

Aggiungere tariffe giornaliere o orarie per i ruoli di preventivo.

Preventivo per servizi con tariffa fissa o modelli di fatturazione di tempi e costi.

Rettificare automaticamente i prezzi delle righe del preventivo impostando un valore obiettivo Prezzo, Margine o Sconto specifico per un servizio o un preventivo.

Definire cataloghi di servizi con servizi, ruoli e spese preconfigurati.

Impedire sconti nelle righe ruolo, escludendole dalle rettifiche di servizio.

Configurare modelli di documento e generare documenti per i preventivi in modo dinamico.

Visualizzare o modificare i preventivi in diverse visualizzazioni basate sulla sequenza temporale per settimane, mesi, anni di contratto o visualizzazione riepilogativa.

Consente di visualizzare un preventivo per periodo di tempo, ad esempio settimane, mesi, fasi, anni di contratto o riepilogo. È anche possibile visualizzarli in base a importi quali quantità, prezzo, costo o FTE (Full Time Equivalent).

Vantaggi per l'azienda

Services CPQ semplifica il processo di creazione di preventivi in Workday da opportunità e di conversione in progetti e contratti in base alle modifiche dei dettagli opportunità. Fornisce:

Accesso ai dati di vendita più recenti e a un'unica fonte attendibile per i dati di determinazione del prezzo, risorse umane e fatturazione.

Migliore visibilità tra SFDC e Workday.

Flessibilità nella configurazione di varie offerte di servizi per un determinato preventivo.

Informazioni tempestive sulla previsione e sulla gestione delle risorse.

Creazione di preventivi più rapida e accurata con granularità dei prezzi in base alle esigenze aziendali.

È stata migliorata la flessibilità grazie alla possibilità di eseguire preventivi in Workday senza sostituire completamente i fogli di calcolo esistenti.

La possibilità di configurare il catalogo dei servizi consente di creare rapidamente preventivi più accurati per i servizi ripetibili e riduce lo sforzo manuale necessario per definire gli stessi servizi di base, garantendo la standardizzazione.

Processo automatizzato di generazione dei documenti per una maggiore efficienza.

Casi d'uso

In qualità di Specialista CPQ, è possibile:

Creare preventivi per servizi che includono fasi, attività, ruoli, voci, spese, sconti e costi di terzi in base alle esigenze del cliente.

Copiare i preventivi esistenti per creare più iterazioni per vari scenari ipotetici.

Generare e stampare documenti di preventivo e inviarli ai clienti per la revisione e la negoziazione.

Creare progetti opportunità, progetti, piani risorse e previsioni risorse a partire dal preventivo approvato principale.

Creare contratti cliente, piani di fatturazione e piani di riconoscimento dei ricavi da preventivi approvati principali in base alle modifiche nei dettagli dell'opportunità.

Domande e considerazioni

Domande	Considerazioni
È necessario eseguire iterazioni e creare più opzioni di un preventivo?	È possibile copiare i preventivi all'interno di un'opportunità. Il sistema copia tutti i dettagli nella bozza del preventivo.
È necessario impostare le tariffe predefinite per i ruoli di progetto in un preventivo?	È possibile modificare e creare fogli delle tariffe di fatturazione del progetto per popolare i prezzi di listino unitari per ruoli specifici nel preventivo.
Sono necessari costi per popolare la manodopera e gli articoli in un preventivo?	È possibile impostare il foglio tariffe di costo standard per azienda per popolare il prezzo unitario per i ruoli e definire l'articolo di vendita come quotabile per aggiungere il costo unitario per gli articoli.
È necessario registrare e fatturare le note spese dei collaboratori per il progetto?	È possibile aggiungere righe di spesa al preventivo per un progetto fatturabile e una riga di spesa con un'origine ore transazione nel contratto cliente.
È necessario registrare e fatturare le fatture fornitore a fronte del progetto?	È possibile aggiungere righe di costi di terzi al preventivo per una riga di tempi e costi del progetto fatturabile con un'origine transazione fattura fornitore nel contratto cliente.
È necessario disporre di approvazioni dinamiche in base ai dati del preventivo?	Il sistema fornisce un framework di processo aziendale configurabile per i preventivi che è possibile impostare per includere approvazioni e regole condizionali in base alle esigenze aziendali.
È necessario creare documenti automaticamente dai dettagli del preventivo?	È possibile creare modelli di documento dall'interno di una configurazione di preventivo in base ai dati del preventivo.

Requisiti

Verificare che:

Sono disponibili gli SKU Workday Projects, Project Billing e Services CPQ.

L'integrazione con l'origine CRM (Customer Relationship Management) esistente è configurata per sincronizzare i record dei clienti e delle opportunità.

I worktag obbligatori sono allineati tra preventivi, progetti e contratti cliente.

Le convalide sono allineate tra Preventivo, Progetto e Contratto cliente.

Sono stati configurati i processi aziendali necessari. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione

Processo aziendale

.

È stata configurata la mappatura da preventivo a contratto nelle impostazioni CPQ servizi.

Sono stati impostati Opportunità, Gerarchie progetti, Ruoli nel progetto, Fogli tariffe di fatturazione progetto, Fogli tariffe di costo standard del progetto e Articoli di vendita, Listino prezzi articoli di vendita, Categorie tariffe e Categorie Ricavi.

Gli articoli di vendita sono stati impostati come

quotabili

per impostare il costo unitario predefinito nella riga dell'articolo.

Le fasi e le attività del progetto sono state impostate durante la creazione di un preventivo con fasi e attività.

Il modello di documento è configurato e pubblicato.

Il catalogo dei servizi viene attivato quando ne è presente uno.

Il flag Consenti Incolla da fogli di calcolo nel preventivo è abilitato per la copia dei dati del preventivo dal foglio di calcolo.

La categoria snippet è stata aggiunta al modello di documento in modo da idratare correttamente il contenuto nel documento del preventivo.

Suggerimenti

Per combinare tutti i servizi in un unico progetto, abilitare l'opzione

Gestione servizi multipli come progetto singolo

nelle impostazioni CPQ servizi.

Per visualizzare l'ID progetto nel nome del progetto, abilitare l'opzione

Includi ID progetto nel nome progetto

.

Specificare il trattamento dei ricavi e il modello di piano ricavi per ogni modello di fatturazione e le voci di preventivo associate per la creazione del contratto.

Per stampare il documento di preventivo, assicurarsi di aggiungere gli step di servizio

Stampa documenti preventivo in PDF

e

Stampa documenti preventivo DocX

nel processo aziendale Evento preventivo
.

È consigliabile aggiungere il nome del Servizio all'inizio di ogni frammento di codice, in modo da identificarlo facilmente quando viene recuperato nel documento del preventivo.

Per aggiungere un servizio basato su fasi o attività, selezionare l'opzione

Aggiungi servizio personalizzato

durante la creazione di un preventivo e selezionare l'opzione

Con fasi

o

Con fasi e attività

.

Per avere più tariffe mirate predefinite in un ruolo, configurare le categorie tariffa e i membri della categoria tariffa. È possibile impostarli nel foglio tariffe di fatturazione progetto e quindi selezionare la tariffa desiderata nel ruolo durante la creazione del preventivo per un prezzo più specifico.

Per includere i subtotali per servizi o ruoli in un documento di preventivo, creare tabelle con dati ripetuti nella prima colonna e campo numerico o valuta nell'ultima colonna.

Quando si copiano le ripartizioni delle attività e delle fasi da una singola tabella in un foglio di calcolo, assicurarsi di copiare e incollare prima le attività e le fasi per creare la struttura WBS, quindi copiare e incollare le ripartizioni.

Per creare automaticamente un piano di progetto dopo l'approvazione del preventivo principale, assicurarsi di configurare Elaborazione

piano di progetto da CPQ servizi

come step di servizio nel processo aziendale Evento di preventivo
.

Per creare automaticamente un piano di progetto dopo che il progetto opportunità è stato convertito in un progetto normale, assicurarsi di configurare

Elaborazione piano di progetto da CPQ servizi

come step di servizio nel processo aziendale Conversione progetto opportunità in progetto
.

Limitazioni

Inizialmente, il sistema crea una sola risorsa senza nome (UNR) per un progetto opportunità generato da Services CPQ, ma in seguito il project manager può aggiungere più risorse.

Solo i preventivi principali approvati creano un progetto opportunità.

Il sistema non crea un piano di progetto a meno che tutti i progetti opportunità non siano approvati, annullati o rifiutati per tutti i servizi nel preventivo.

La durata dei servizi di un preventivo è limitata a un massimo di 5 anni.

La durata del preventivo può essere al massimo di 10 anni.

È possibile aggiungere un massimo di cinque categorie di tariffa per i ruoli.

È possibile copiare e incollare un massimo di 500 celle nella griglia dei preventivi.

La copia di un preventivo non copia gli attributi a valle.

Non è possibile aggiungere importi di spese e costi di terzi nel Catalogo servizi. L'esperto di vendite dovrà immetterlo quando aggiunge il servizio a un preventivo.

I servizi definiti nel catalogo vengono creati come servizio di

alto livello

o

con fasi

nel preventivo. La possibilità di creare servizi con le attività non è ancora disponibile nel catalogo dei servizi.

Dopo aver configurato una stima impegno per il servizio e aver assegnato le ore nel servizio, non è possibile modificare il tipo

Stima impegno

.

In questa visualizzazione Work Breakdown Structure (WBS) non è possibile:

Modificare o eliminare i ruoli.

Consente di visualizzare un servizio basato sulla durata.

Visualizzare o ripartire gli articoli non relativi alla manodopera.

Copiare i dati da un foglio di calcolo e incollarli nel preventivo. È possibile eseguire questa operazione solo nella visualizzazione

Timeline

e

Riepilogo

.

Nella visualizzazione sequenza temporale non è possibile:

Aggiungere fasi o attività. Per eseguire queste azioni è necessario accedere alla visualizzazione WBS.

Aggiungere le ore per la manodopera, a meno che non sia già stata assegnata tramite la pagina WBS per il periodo di tempo specificato.

Configurazione del tenant

Accedere all'elenco di valori

Generatore di ID per preventivi

nella sezione

ID sequenza documento aziendale

, nell'attività

Modifica configurazione tenant - Dati finanziari

per configurare il generatore di sequenze di preventivi.

Criteri di sicurezza

Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area funzionale Services CPQ:

Dominio	Considerazioni
Processo: preventivi	Accedere a questo dominio di sicurezza per creare, modificare ed eliminare i preventivi e per visualizzare i report correlati. Tipi di gruppo di sicurezza consentiti: Ruoli - Azienda Ruoli - Gerarchia aziende Ruoli - Cliente Ruoli - Progetto Ruoli - Gerarchia progetti Gruppi senza vincoli
Impostazione: preventivi	Accedere a questo dominio di sicurezza per configurare la funzionalità dei preventivi. Tipi di gruppo di sicurezza consentiti: Responsabili dell'implementazione Gruppi senza vincoli
Visualizza: Gerarchie progetti di preventivo	Accedere a questo dominio di sicurezza per selezionare le gerarchie di progetti durante la creazione dei preventivi. Tipi di gruppo di sicurezza consentiti: Gruppi pubblici Ruoli - Gerarchia progetti Gruppi senza vincoli

Processi aziendali

Processo aziendale	Considerazioni
Evento opportunità	Configurare per aggiungere sottoprocessi, notifiche e approvazioni per la gestione del workflow di creazione di contratti di progetto e cliente in base alle modifiche nei dettagli opportunità.
Evento preventivo	Configurare per inoltrare i preventivi per le azioni di approvazione e di rifiuto. Servizi consentiti: Consegna documento Recupero documenti Stampare i documenti di preventivo in PDF Stampa documenti preventivo DocX
Creare progetto da CPQ servizi Modifica progetto da CPQ servizi Riga piano risorse da CPQ servizi	Configurare questi processi aziendali come sottoprocessi nel processo aziendale Evento di preventivo per creare progetti opportunità e righe piano risorse da un preventivo. Quando i sottoprocessi vengono avviati, il sistema avvia i seguenti processi aziendali: Creazione progetto Modifica progetto Riga piano risorse per progetto Se sono presenti regole condizionali nello step di avvio di questi processi aziendali, il sistema le ignora quando il progetto viene creato da Services CPQ. È consigliabile spostare le convalide in Progetto o Piano risorse progetto nell'attività Gestione convalide personalizzate o come regole condizionali nel processo aziendale Evento di preventivo per mantenere la stessa funzionalità.
Converti progetto opportunità con preventivo in progetto Creare contratto cliente con preventivo	Configurare questi processi aziendali come sottoprocessi nel processo aziendale Evento opportunità per creare contratti cliente da un preventivo e convertire i progetti opportunità in progetti standard. Quando i sottoprocessi vengono avviati, il sistema avvia i seguenti processi aziendali: Converti progetto opportunità in progetto Evento contratto cliente

Report

Report o dashboard	Considerazioni
Ricerca opportunità	Visualizzare le opportunità con stato Aperto per creare un preventivo.
Report basato su catalogo servizi	Consente di visualizzare i cataloghi dei servizi disponibili per gerarchia di progetti, unità operativa, snippet, area geografica e stato del catalogo.
Visualizzazione configurazione preventivo	Visualizzare, modificare e rimuovere i modelli di documento.

È consigliabile utilizzare le seguenti origini dati report per creare report personalizzati per i report su preventivi e righe di preventivo:

Preventivo

su oggetto business: consente di creare report su preventivi e informazioni di riepilogo.

Righe preventivo

: consente di creare report sulle righe ruolo e sulle righe articolo incluse in un preventivo.

Servizi di preventivo

: consente di creare report sui servizi in un preventivo.

Configurazioni preventivo

: consente di creare report su varie configurazioni di preventivo, snapshot, utilizzo, stato e modelli di documento associati.

Integrazioni

Servizio Web	Considerazioni
Ottenere ripartizioni preventivo	Recupera le ripartizioni per tutti i ruoli in vari servizi per il preventivo specificato.
Inoltro ripartizioni preventivo	Aggiunge o aggiorna le ripartizioni dei ruoli nei servizi per il Preventivo specificato.
Recupero categorie snippet documento preventivo	Recupera tutte le categorie di snippet.
Inserisci categoria snippet documento preventivo	Crea, modifica o elimina le categorie di snippet.
Recupero motivi modifica preventivo	Recupera tutti i motivi di modifica del preventivo.
Motivo modifica preventivo	Crea, modifica ed elimina i motivi di modifica del preventivo.
Ottenere configurazioni preventivo	Recupera le configurazioni dei preventivi.
Put configurazioni preventivo	Crea e aggiorna le configurazioni dei preventivi. È possibile modificare una configurazione solo se non è in uso.
Richiedi servizi e righe per i preventivi	Recupera i servizi e le righe per il preventivo specificato.
Inoltro servizi e righe per preventivi	Crea o aggiorna il preventivo, i servizi e le righe.
Recupero strutture di scomposizione lavoro preventivo	Recupera le fasi e le attività per i servizi nella struttura scomposizione lavoro preventivo.
Inoltro struttura scomposizione lavoro preventivo	Crea o aggiorna le fasi e le attività per i servizi nella struttura di scomposizione del lavoro per i preventivi.
Recupero articoli catalogo servizi	Recupera tutti gli articoli del catalogo servizi.
Articolo catalogo servizi di inserimento	Crea, modifica o elimina gli articoli del catalogo servizi.
Recupero impostazioni CPQ servizi	Recupera tutti i campi per le impostazioni predefinite per CPQ servizi.
Impostazioni CPQ servizi put	Crea, aggiorna o elimina tutte le impostazioni predefinite per CPQ servizi.
Inoltra opportunità	Crea o aggiorna l'opportunità cliente.

Connessioni e touchpoint

Funzionalità	Considerazioni
Opportunità Salesforce	Quando un'opportunità ha lo stato Aperto , è possibile inserirla nel sistema per creare un preventivo.
Progetti	Dopo l'approvazione di un preventivo principale, il sistema crea un progetto opportunità con risorse, piano risorse e previsione risorse. Il sistema crea una previsione settimanale a livello di progetto. Il ruolo di un preventivo viene mappato a una risorsa non denominata nel progetto opportunità. È possibile aggiungere risorse aggiuntive dopo la creazione iniziale di 1 UNR Non è possibile modificare un ruolo nel progetto, un tipo di ripartizione, una data di inizio e di fine e le ore stimate nelle righe del piano risorse fino a quando lo stato dell'opportunità è Chiusa. Quando si modifica un preventivo da Principale a Non principale , il progetto opportunità associato viene disattivato. Il sistema converte il progetto opportunità in un progetto standard quando viene configurato un sottoprocesso nel processo aziendale Evento opportunità .
Ricavi	Dopo aver modificato i dettagli di un'opportunità, ad esempio la probabilità o lo stato, e aver creato un progetto da un preventivo, il sistema crea automaticamente un contratto cliente e inserisce i seguenti elementi: Categoria ricavi dall'attività Gestione impostazioni CPQ servizi . Se non è stata configurata la mappatura, la creazione del contratto avrà esito negativo. Modello di piano fatturazione in base al modello di prezzo Modello di piano ricavi in base al modello di prezzo Worktag dall'intestazione del preventivo. Decorrenza dalla data di inizio del preventivo. Quando nel preventivo mancano campi obbligatori, il contratto viene creato in stato di bozza.
Articoli di vendita	Quando si imposta un articolo di vendita come quotabile , il sistema lo rende disponibile per l'uso durante la creazione del preventivo.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit sono disponibili nella Workday Community.

Altri effetti

Nessun impatto.