Considerazioni sulla configurazione: Compensazione delle fatture

Administrator Guide

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della compensazione delle fatture. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:

Perché effettuare la configurazione.

Come si inserisce nel quadro generale di Workday.

Effetti a valle e interazioni tra prodotti.

Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.

Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

Quando si hanno clienti esterni o interaziendali diretti che sono anche fornitori, è possibile compensare le loro fatture e regolare il saldo come un singolo importo di credito o di debito. Esempio: un'organizzazione di servizi di ristorazione vende beni ai propri clienti e acquista anche alcuni beni da loro, quindi i clienti sono anche fornitori.

Per utilizzare la funzionalità di compensazione, è necessario configurare le regole di compensazione in modo da stabilire relazioni tra i clienti, gli sponsor e i fornitori di una determinata azienda. Il sistema consente di creare criteri di idoneità delle fatture per determinare quali fatture cliente e fornitore possono essere compensate.

È possibile:

Pianificare le transazioni di compensazione per l'elaborazione automatica.

Stampare un estratto conto di compensazione da aggiungere come allegato all'e-mail di pagamento del fornitore.

Personalizzare il layout dell'estratto conto di compensazione utilizzando il modulo di compensazione BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) in Report Designer di Workday Studio.

Vantaggi per l'azienda

Quando si utilizza la funzionalità di compensazione, il sistema consente di:

Eliminare la soluzione alternativa del calcolo delle differenze tra gli importi delle fatture fornitore e gli importi delle fatture cliente; registrare automaticamente il pagamento nelle registrazioni a giornale e compensare le transazioni appropriate.

Semplificare il processo di regolamento eliminando la necessità di elaborare separatamente le fatture fornitori e le fatture clienti e migliorando così l'efficienza.

Ridurre i costi operativi eliminando i regolamenti bancari multipli.

Migliorare le previsioni di cassa finanziarie, perché ora è possibile finanziare in modo appropriato i conti pertinenti.

Ridurre i rischi associati alle riscossioni, perché ora è possibile compensare contemporaneamente i crediti complessivi con i debiti in un'unica soluzione.

Casi d'uso

I fornitori e i clienti sono la stessa entità operativa, ma hanno profili diversi e hanno stipulato un accordo per compensare gli importi dei debiti e dei crediti consolidati. Possono registrare le fatture e generare alla fine di ogni periodo una transazione di compensazione per tutte le voci.

I fornitori e i clienti sono la stessa entità operativa e hanno stipulato un accordo per compensare le transazioni. Il cliente invia una fattura per ogni vendita. Il fornitore contatta il cliente per compensare l'importo dell'ordine di acquisto alla scadenza del termine di pagamento. Quando il cliente accetta, il fornitore effettua il pagamento dell'importo di compensazione tramite bonifico bancario.

I fornitori e i clienti sono entità aziendali diverse ed è possibile compensare la transazione in base al contratto.

Domande e considerazioni

Domanda	Considerazioni
Sono stati stipulati contratti o accordi esterni con le entità operative?	È importante finalizzare in primo luogo gli accordi di compensazione, perché questi determinano le modalità di configurazione delle regole di compensazione. Per una singola azienda, è possibile configurare regole di compensazione che stabiliscono le relazioni specifiche tra: Clienti e fornitori. Sponsor delle assegnazioni e fornitori. Clienti più sponsor e fornitori.
Si ha l'esigenza di compensare fatture specifiche quando le fatture precedenti sono ancora aperte?	È possibile gestire le fatture da compensare: Definendo la priorità di compensazione quando si configurano le regole di idoneità delle fatture. Selezionando fatture e rettifiche specifiche quando si esegue manualmente il processo di compensazione.
È possibile compensare qualsiasi fattura cliente e fornitore?	È possibile includere in una transazione di compensazione solo le fatture che hanno saldi insoluti, anche quando solo l'importo parziale è idoneo per la compensazione.
Il sollecito include una o più fatture scadute?	Anche quando una fattura fa parte di una transazione di compensazione, il sistema la include nel sollecito, a condizione che la transazione di compensazione sia in stato bozza. Per escludere la fattura dal sollecito, completare prima la transazione di compensazione.
Il processo di compensazione include anche fatture non ancora in scadenza?	La funzionalità di compensazione utilizza la data della fattura per determinare se una fattura è idonea per la transazione di compensazione. Pertanto, è possibile che vengano incluse fatture non ancora in scadenza. Una volta completata la transazione di compensazione, il sistema regola il netto a debito alla data di scadenza della fattura in base ai termini di pagamento.
I termini di pagamento includono sconti?	Quando si compensano le fatture fornitori e clienti, il sistema calcola lo sconto di pagamento solo sul saldo residuo al completamento della transazione di compensazione.
Se è necessario annullare una transazione di compensazione, qual è l'impatto?	Quando si annulla una transazione di compensazione, il sistema: Ripristina lo stato del pagamento nelle fatture fornitore e cliente. Effettua registrazioni di storno delle voci contabili per l'importo della transazione nello stesso periodo CoGe, a condizione che il periodo sia aperto. In caso contrario, il sistema effettua le registrazioni di storno delle voci contabili nel periodo aperto successivo. Rilascia le fatture fornitore e le fatture cliente. Sarà quindi possibile includere tali fatture in un'altra transazione di compensazione o in un ciclo di regolamento. Quando la transazione di compensazione è inclusa in un gruppo di transazioni di compensazione, è necessario annullare il gruppo e il sistema annulla tutte le transazioni del gruppo.
È possibile modificare una transazione di compensazione?	È possibile modificare una transazione di compensazione, ma non le informazioni dell'intestazione. È tuttavia possibile aggiungere o rimuovere fatture, modificare gli importi delle fatture e aggiungere allegati. Quando si modificano le transazioni di compensazione interaziendali, non è possibile modificare gli importi delle fatture né aggiungere fatture. È possibile rimuovere le fatture durante la modifica.
È possibile compensare le fatture in una valuta transazione diversa?	Per la compensazione, è possibile compensare in una valuta transazione diversa, ma sia le fatture fornitore che le fatture cliente devono essere nella stessa valuta. Per la compensazione interaziendale diretta quando le fatture fornitore e le fatture cliente utilizzano valute diverse, è necessario creare un gruppo di transazioni di compensazione che effettui la compensazione con una valuta di riferimento. Quando la valuta della transazione di compensazione è diversa dalla valuta della fattura, la differenza tra i due tassi di cambio crea una registrazione a giornale di guadagno o perdita sul cambio.
Il saldo per worktag è abilitato nel tenant?	Quando si definiscono le regole di compensazione, il sistema consente di specificare i worktag, incluso il saldo per worktag opzionale. Il sistema utilizza il worktag specificato per calcolare le voci di saldo interworktag durante la compensazione delle fatture cliente e fornitore.
Si ha l'esigenza di compensare fatture derivanti da assegnazioni?	Quando si esegue la compensazione, il sistema consente di fatturare allo sponsor i costi di assegnazione sia diretti sia indiretti.
Per le rimesse si utilizzano pianificazioni del ciclo di regolamento?	È consigliabile elaborare le transazioni di compensazione prima dei cicli di regolamento pianificati. Una volta avviato il ciclo di compensazione, le fatture incluse non sono disponibili per il regolamento o il pagamento fino al termine della transazione di compensazione.
Si ha l'esigenza di annullare un assegno dopo il completamento del regolamento?	Quando si annulla un assegno dopo il completamento del regolamento, le fatture associate tornano a essere idonee per la compensazione.
È possibile inviare estratti conto di compensazione ai fornitori?	Il sistema consente di stampare un estratto conto di compensazione dal menu delle azioni correlate di una transazione di compensazione; in seguito è possibile aggiungere l'estratto conto all'e-mail di rimessa come allegato. È possibile includere solo gli estratti conto di compensazione che hanno un tipo di ciclo di stampa Finale .
Una parte importante dei clienti dell'organizzazione sono anche fornitori?	Il sistema fornisce servizi Web per caricare in blocco le regole di compensazione invece di creare manualmente una regola alla volta.

Suggerimenti

Configurare i criteri aziendali in modo che includano uno step di revisione. Questo step consente di correggere gli errori di compensazione e di aggiungere o rimuovere fatture prima del completamento della transazione di compensazione, perché non è possibile modificare la transazione una volta approvata.

Quando sono presenti errori nella transazione di compensazione, annullare la transazione e crearne una nuova oppure creare una rettifica.

Utilizzare nomi regola di compensazione descrittivi e dettagliati per identificare la relazione tra azienda, cliente e fornitore che si desidera compensare. Questo semplifica l'identificazione della regola da utilizzare quando si crea una transazione di compensazione.

Quando si configurano le regole di compensazione, selezionare la gerarchia aziende o più clienti e fornitori per includere le fatture di diverse entità appartenenti alla stessa azienda. Per le regole di compensazione interaziendale dirette, è possibile selezionare una o più aziende, ma non una gerarchia di aziende.

Per determinare l'ordine di compensazione delle fatture, specificare una priorità di compensazione durante la configurazione delle regole di idoneità delle fatture.

Quando si creano regole di idoneità delle fatture, è possibile renderle più restrittive specificando il tipo di fattura o le date, per escludere dalla compensazione determinate fatture, ad esempio quelle per gli sponsor.

Requisiti

Abilitare la generazione di ID univoci per le transazioni di compensazione a livello di tenant o azienda.

Configurare almeno una regola di compensazione per definire la relazione di compensazione tra clienti e i fornitori specifici per una determinata azienda.

Configurare le regole di idoneità delle fatture per definire quali fatture cliente possono essere incluse nella transazione di compensazione.

Per allegare un estratto conto di compensazione all'e-mail di rimessa del fornitore, regolare in primo luogo la fattura compensata, quindi generare un estratto conto di compensazione finale.

Per abilitare la compensazione diretta delle fatture interaziendali, accedere all'attività

Gestione aziende come clienti o fornitori

e selezionare

Abilita compensazione

per ogni entità aziendale per cui si desidera compensare le transazioni interaziendali dirette.

Limitazioni

La compensazione non include i fornitori 1099.

È possibile compensare una sola azienda alla volta.

La compensazione non include il calcolo degli sconti. Lo sconto viene applicato al saldo finale durante il processo di regolamento.

Non è possibile selezionare fatture che fanno parte di un ciclo di regolamento. È possibile regolare il saldo residuo delle fatture dopo aver approvato la transazione di compensazione.

Non vengono incluse le fatture in sospeso, in contestazione o con attività in attesa.

Non è possibile modificare una transazione di compensazione una volta approvata. Tuttavia è possibile creare una rettifica aggiuntiva a una fattura cliente fornitore se la transazione di compensazione non è corretta.

Configurazione del tenant

Utilizzare l'attività

Modifica configurazione tenant - Dati finanziari

per abilitare nel tenant il generatore di sequenze ID transazione di compensazione.

Criteri di sicurezza

Domini	Considerazioni
Setup: Netting Rule nell'area funzionale Common Financial Management.	Consente di creare regole di compensazione.
Process: Netting Transaction nelle aree funzionali Customer Accounts e Supplier Accounts.	Consente di creare transazioni di compensazione. Le regole di compensazione e le regole di idoneità delle fatture vengono utilizzate per recuperare le fatture per la compensazione. Nel sistema, tutte le transazioni di compensazione si basano su relazioni di compensazione. È possibile visualizzare solo i clienti e i fornitori per i quali si dispone dell'accesso necessario.
Sottodomini per Process: Netting Transaction nelle aree funzionali Customer Accounts e Supplier Accounts: Process: Netting Transaction - Add Attachment Process: Netting Transaction - Cancel Process: Netting Transaction - Change Processo: Transazione di compensazione - Esecuzione compensazione interaziendale diretta Process: Netting Transaction - Reporting Process: Netting Transaction - View	Consente l'accesso a una funzionalità di compensazione specifica, garantendo un controllo più dettagliato sulle attività degli utenti.

Processi aziendali

Configurare i seguenti processi aziendali nelle aree funzionali Customer Accounts e Supplier Accounts:

Evento transazione di compensazione
per rivedere, modificare e approvare le transazioni di compensazione.

Evento gruppo transazioni di compensazione interaziendale diretta
per rivedere, modificare e approvare i gruppi di transazioni di compensazione interaziendale diretta. Per l'approvazione, è necessario un ruolo nell'azienda di avvio.

Report

Utilizzare il report

Ricerca transazioni di compensazione

per visualizzare:

Le transazioni di compensazione completate in un determinato periodo.

La regola di compensazione utilizzata per ogni transazione.

Il numero di fatture fornitore e cliente compensate.

È possibile eseguire il drill-down di tutti i parametri per accedere ai dettagli.

Utilizzare il report

Ricerca gruppi transazioni di compensazione interaziendale diretta

per visualizzare i gruppi di transazioni di compensazione interaziendale dirette in base a:

Azienda di avvio

Regola di compensazione interaziendale

Valuta di riferimento

Il sistema fornisce le seguenti origini dati dei report per la creazione di report personalizzati:

Esecuzioni di compensazione interaziendale diretta

Gruppo transazioni di compensazione interaziendale diretta

Imputazione fattura cliente per compensazione

Regole di compensazione

Attività di imputazione fornitore per compensazione

Transazioni di compensazione

Transazione di compensazione per ciclo di stampa transazione di compensazione

Il sistema include anche attività di compensazione e di compensazione interaziendale diretta nei seguenti report cliente e fornitore esistenti:

Dettagli attività cliente e Riepilogo attività cliente

Dettagli saldo cliente e Riepilogo saldo cliente

Partite aperte cliente

Estratti conto cliente

Report personalizzato lettere di sollecito

Aging fattura: visualizzazione composta

Aging dei debiti

Dettagli aging dei debiti

Riepilogo eccezioni riconciliazione debiti e saldi fornitori

Dettagli aging dei crediti e Riepilogo aging dei crediti

Riconciliazione saldi fornitore e trattenute

Estratto conto sponsor

Dettagli attività fornitore e Riepilogo attività fornitore

Visualizzazione fattura cliente

Visualizzazione estratti conto cliente

Integrazioni

Servizio Web	Considerazioni
Get Invoice Eligibility Rules for Netting Transaction Put Invoice Eligibility Rule for Netting Transaction	Da utilizzare per creare, aggiornare o recuperare le regole idoneità fattura per le transazioni di compensazione.
Get Netting Rules Put Netting Rule	Da utilizzare per creare nuove regole di compensazione, aggiornare o eliminare le regole esistenti e recuperare regole.
Cancel Netting Transaction Get Netting Transactions Submit Netting Transaction	Da utilizzare per annullare, recuperare o caricare in blocco nel sistema le transazioni di compensazione. Quando si inoltra il servizio Web, viene creata una transazione di compensazione in corso.

I modelli di integrazione

SAF-T Core

SAF-T Norway

supportano la compensazione delle fatture e il calcolo della compensazione in arretrato.

Connessioni e touchpoint

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.

Altri impatti

Il gruppo attività di chiusura periodo transazione di compensazione consente di classificare le transazioni automatiche e l'attività contabile. È possibile chiudere il gruppo indipendentemente dai gruppi di approvvigionamento o di conti cliente.

Quando la valuta della transazione di compensazione è diversa dalla valuta della fattura, la differenza tra i due tassi di cambio crea una registrazione a giornale di guadagno o perdita sul cambio.

Il livello successivo: Introduzione alla compensazione delle fatture tra fornitori e clienti