Impostare le regole di registrazione contabile
- Configurare gli insiemi di conti.
- Criteri di sicurezza: dominioSet Up: Accounting Rulesnell'area funzionale Common Financial Management. Consultare Procedura: Configurare le autorizzazioni di sicurezza.
È possibile configurare insiemi di regole di registrazione contabile che è possibile associare a un'azienda e utilizzare per indicare dove vengono registrate le registrazioni delle transazioni automatiche nei conti CoGe dell'azienda. Ogni insieme di regole di registrazione contabile riguarda una transazione automatica specifica. Il sistema utilizza anche gli insiemi di regole di registrazione contabile per le registrazioni contabili manuali che hanno:
- Registrazioni a giornale manuali per strutture e amministrazione
- Registrazioni a giornale manuali interaziendali
- Saldo worktag abilitato.
- Accedere all'attivitàCreazione insieme di regole registrazione contabile.
- Assegnare unNomee specificare l'Insieme di contia cui si desidera applicare le regole contabili.
- Selezionare una regola di registrazione contabile e fare clic suModifica regola di registrazione contabileper aggiungere regole di registrazione contabile.
- La sezione dell'intestazione contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Abilita avviso conto di controlloSelezionare la casella di controllo per indicare che i conti CoGe specificati in questa regola di registrazione contabile sono conti di controllo.Un conto di controllo è un conto CoGe che include registrazioni automatiche solo delle transazioni automatiche. Quando si crea una registrazione contabile e si seleziona un conto CoGe di controllo, il sistema emette un avviso. È possibile salvare la riga di registrazione nel conto di controllo.Conto CoGe predefinitoSelezionare un conto CoGe predefinito per alcuni o tutti i tipi di registrazioni contabili.Il sistema utilizza conti predefiniti per le transazioni che non soddisfano alcuna condizione in una regola di registrazione contabile. Quando una transazione non soddisfa alcuna condizione, il sistema assegna:- Transazione al conto CoGe predefinito.
- Worktag risultanti predefiniti nella riga di registrazione.
Quando si modifica la regola di registrazione contabile, è possibile modificare questo conto CoGe predefinito per qualsiasi singola regola di registrazione contabile.Se non si seleziona un conto CoGe predefinito, il sistema contrassegna le transazioni che non corrispondono ad alcuna regola di registrazione contabile. Per contrassegnare come errori le transazioni che non corrispondono ad alcuna regola di registrazione contabile, lasciare vuoto il conto CoGe predefinito. Questa configurazione semplifica la ricerca e la correzione di errori relativi a fatture o regole per le transazioni non corrispondenti (utilizzando l'attivitàCorrezione registrazioni automatiche con errori).Worktag risultanti predefinitiSelezionare uno o più worktag risultanti predefiniti per la regola di registrazione contabile.Il sistema applica i worktag risultanti predefiniti quando le transazioni vengono registrate nel conto CoGe predefinito. - La grigliaCondizioni regola registrazione contabilecontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Ordine di valutazioneOrdinare le condizioni dalla più restrittiva alla meno restrittiva utilizzando Ordine di valutazione. Se sono presenti 100 o più condizioni, è possibile assegnare la priorità a ogni riga immettendo una stringa alfanumerica. Se due o più condizioni hanno la stessa stringa, il sistema assegna la priorità a tali condizioni in modo casuale.I processi con volumi elevati influiscono sulle performance durante l'elaborazione delle regole di registrazione contabile. Per ottimizzare le performance, dare la priorità alle regole di registrazione contabile utilizzate di frequente quando non includono valori sovrapposti.Conto CoGe risultanteSelezionare un conto CoGe per fare in modo che il sistema valuti e registri le registrazioni per le transazioni in conti CoGe specifici in base al fatto che la transazione soddisfi i criteri di selezione.Worktag risultanti- Non è possibile selezionare Worktag risultanti già in uso come worktag di saldo principali o facoltativi.
- Quando si selezionano i valoriWorktag risultanti, il sistema non sostituisce i worktag correnti nella riga di registrazione automatica.
Esempio: si configurano i seguenti worktag:- Valori predefiniti collaboratore -Centro di costo 1,Fondo1.
- Valore sostitutivo determinazione costi -Sede 1.
- Worktag risultanti -Area geografica 1,Sede 2
l'area geografica 1come worktag risultante e nonla sede 2. Poiché è stata definitala Sede 1come valore sostitutivo della determinazione dei costi.CondizionePer ogni condizione, selezionare da un elenco predefinito di dimensioni appropriate per il tipo di transazione. Per determinate dimensioni, ad esempio vari gruppi e categorie contabili, è possibile selezionare valori da un elenco di valori definito. Se si selezionaAziendacome dimensione nelle regole di registrazione contabile, il sistema verifica che il conto CoGe sia valido per l'utilizzo con l'azienda o la gerarchia di aziende.Il sistema valuta le condizioni dall'alto verso il basso, registrando la registrazione per la transazione nel conto CoGe risultante delle prime Dimensioni e Valori che corrispondono alla regola.Il sistema non supporta le regole condizionali nelle righe derivate.Esempio: si esegue la contabilizzazione nel conto A in base all'azienda e al centro di costo. Le registrazioni vengono effettuate nel conto B in base alla stessa azienda, allo stesso centro di costo e a un'area geografica. Posizionare prima quest'ultima condizione più restrittiva. In caso contrario, le registrazioni per le transazioni corrispondenti vengono registrate nel conto A, che è la prima corrispondenza trovata.Il sistema include tutte le dimensioni per il conto CoGe risultante e qualsiasi valore in ogni dimensione prima che il sistema corrisponda alla regola. - Fare clic sul pulsanteVerifica regola registrazione contabileper verificare la registrazione delle transazioni nei conti corretti.
- Per verificare una o più dimensioni disponibili della regola di registrazione contabile, selezionare i valori che una transazione deve contenere.In base alle condizioni della regola di registrazione contabile, il sistema visualizza il conto CoGe e il worktag in cui verranno contabilizzate le transazioni con i valori immessi.Esempio: nella regola di registrazione contabileRicavi, si crea una condizione della regola che richiede la registrazione di qualsiasi transazione con categoria di ricaviProdottonel contoRicavi prodotto.
Il sistema utilizza la regola di registrazione contabile per determinare:
- Il conto CoGe predefinito per la contabilizzazione delle registrazioni.
- Il worktag predefinito risultante da contabilizzare nella riga di registrazione per transazioni automatiche specifiche.
Il sistema utilizza le condizioni della regola di registrazione contabile per determinare quali:
- Conti CoGe risultanti da registrare per dare e avere.
- I worktag risultanti si applicano alla registrazione della riga a giornale.
Per ottimizzare le performance, quando si superano i 100 conti CoGe risultanti in una singola regola di registrazione contabile, il sistema:
- Visualizza il pulsanteAggiungi condizione, che consente di aggiungere una singola condizione alla volta.
- Consente di modificare ed eliminare singolarmente le regole condizionali di registrazione.
Si crea una regola di registrazione contabile
Spesa
per registrare il valore dell'acquisto di un articolo. Si crea anche una regola di registrazione contabile fornitori
per tenere traccia del valore dei conti fornitori.Quando si inoltra una fattura fornitore, il sistema elabora le regole di registrazione contabile per addebitare la regola
Spesa
e accreditare la regola Pagabile
.(Facoltativo) Per aggiornare un insieme di regole, accedere al report
Visualizzazione insieme di regole registrazione contabile
. Per un insieme di regole selezionato, è possibile:
- Modificare il nome dell'insieme di regole di registrazione contabile.
- Modificare il conto CoGe predefinito.
- Modificare la regola di registrazione contabile.
- Testare la regola di registrazione contabile modificata.