Registrare gli utilizzi della lettera di credito
- Creare una regola di indirizzamento bancario per l'azienda.
- Creare una lettera di credito per lo sponsor con il conto bancario nella regola di indirizzamento bancario.
- Creare e approvare un'assegnazione con la lettera di credito nell'intestazione dell'assegnazione. Creare e approvare il piano di fatturazione per l'assegnazione.
- Creare fatture cliente per le transazioni di assegnazione.
- Configurare il processo aziendaleEvento di prelievo lettera di credito (definizione predefinita)e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Grants Management:
- Per registrare i dettagli della richiesta di prelievo, come la data della richiesta di prelievo e il numero di conferma, aggiungere lo step di azioneRegistrazione richiesta di prelievoprima dello stepRegistrazione importo ricevuto per prelievo lettera di credito.
- Per registrare importi di pagamento diversi dagli importi prelevati, aggiungere lo step di azioneRettifica importo ricevutodopo lo stepRegistrazione importo ricevuto per prelievo lettera di credito.
- Per inoltrare lo step azioneRettifica importo ricevutosolo all'autore dell'avvio:
- Nel criterio di sicurezza del processo aziendale, configurare i gruppi di sicurezza nello step dell'azioneRettifica importo ricevutocome gruppi di sicurezza per l'azione di avvioRegistrazione assorbimento lettera di creditoe aggiungere il gruppo di utenti autore dell'avvio.
- Nella definizione del processo aziendale, aggiungere l'autore dell'avvio ai gruppi di sicurezza nello step azioneRettifica importo ricevuto.
È possibile registrare un prelievo con lettera di credito delle spese di assegnazione dichiarate da sovvenzioni federali, contratti e accordi di cooperazione. Il prelievo include le spese per tutti i premi con la stessa lettera di credito per un'azienda o una gerarchia di aziende. Per i premi multiazienda, l'utilizzo della lettera di credito aggrega tutte le spese fatturabili per il premio tra le aziende.
Prima di registrare il prelievo, è possibile visualizzare in anteprima gli importi da prelevare ed esportare le righe di prelievo accedendo al report
Prelievo lettera di credito proforma
.- Accedere all'attivitàRegistrazione assorbimento lettera di credito.
- L'attività contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione AziendaSelezionare una gerarchia di aziende se si desidera tracciare più aziende correlate contemporaneamente.SponsorLo sponsor nella lettera di credito e lo sponsor fatturazione nei premi che utilizzano la lettera di credito.Lettera di creditoÈ possibile selezionare solo tra le lettere di credito perSponsor.Escludi importo pari a zero da prelevareSelezionare questa casella di controllo per visualizzare solo le righe di prelievo con importi fatturati non pagati diversi da zero. - La schedaRighe di prelievo lettera di credito contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione ID estrazioneL'ID della lettera di credito associata a uno o più piani di fatturazione nell'assegnazione. Ogni riga di estrazione corrisponde a un ID estrazione.Il sistema raggruppa prima le righe di assegnazione per assegnazione, quindi per ID estrazione per ogni premio, anche quando gli ID dell'estrazione sono condivisi tra più premi. Per le righe assegnazione che non sono associate ad alcun ID estrazione, il sistema le raggruppa in una riga per ogni assegnazione, con un ID estrazione vuoto.Questa colonna non viene visualizzata quando nessuno dei premi utilizza un ID estrazione lettera di credito.Righe assegnazioneRighe assegnazione associate all'ID estrazione tramite i relativi piani di fatturazione o righe assegnazione non associate ad alcun ID estrazione per ogni assegnazione.Importo rigaLa somma degli importi delle righe delle righe di assegnazione associate all'ID dell'estrazione per assegnazione o al premio quando non è presente un ID dell'estrazione. Questo valore è solo a scopo informativo e non influisce sull'elaborazione della spesa.Spese rimborsabiliLa spesa totale rimborsabile per l'ID estrazione per premio o per il premio quando non è presente un ID estrazione. Questo importo include l'importo della spesa diretta, le strutture e i costi amministrativi.Questa colonna viene visualizzata solo quando nella lettera di credito sono presenti spese rimborsabili per i premi.Importo fatturatoL'importo totale già fatturato nelle fatture cliente approvate e nelle rettifiche delle fatture cliente per l'ID assegnazione per assegnazione o per l'assegnazione quando non è presente un ID estrazione.Importo totale pagatoL'importo totale pagato in prelievi completati in precedenza per l'ID estrazione per assegnazione o per l'assegnazione quando non è presente un ID estrazione.Saldo di venditaDifferenza traImporto fatturatoeImporto totale pagato.In attesa di estrazioneL'importo totale ancora in corso da prelievi precedenti per l'ID estrazione per assegnazione o per l'assegnazione quando non è presente un ID estrazione.Importo da prelevareImmettere l'importo che si desidera prelevare per l'ID estrazione per ogni premio o per il premio quando non è presente un ID estrazione. Il sistema compila questo campo con la differenza tra gli importi delSaldo di venditaedel prelievo in attesa. L'importo specificato non può superare l'importoLimite fatturazione. - (Facoltativo) Per rivedere l'importo totale dell'estrazione dei premi nella lettera di credito, accedere alla schedaTotali assegnazione.La schedaTotali assegnazionecontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Limite fatturazioneIl sistema limita l'importo del prelievo in base alle seguenti impostazioni nell'intestazione del premio:- Valore sostitutivo limite fatturazione.
- Importo autorizzato, quandoil valore sostitutivo limite fatturazionenon è definito.
Il limite di fatturazione nel piano di fatturazione, se definito, non si applica ai prelievi con lettera di credito. - (Facoltativo) Per rivedere l'importo totale prelevato per le aziende nella lettera di credito, accedere alla schedaTotali azienda.
Il processo aziendale
Evento di prelievo lettera di credito
indirizza la transazione ai seguenti step:
Step | Dettagli |
|---|---|
Rivedere l'utilizzo della lettera di credito
| Questo step consente al responsabile della valutazione di immettere un importo da prelevare diverso dall'importo predefinito.
Una volta che il responsabile valutazione ha approvato questo step, è possibile contattare lo sponsor e richiedere il pagamento. |
Registrazione richiesta di estrazione
| Questo step consente di registrare:
|
Registrare l'importo ricevuto per l'utilizzo della lettera di credito
| Questo step consente di immettere l'importo e la data del pagamento ricevuto.
È possibile immettere un Importo totale ricevuto diverso dall'Importo totale prelevato solo quando la definizione del processo aziendale contiene lo step Rettifica importo ricevuto dopo questo step. |
Rettifica importo ricevuto
| Questo step consente di rettificare l'importo ricevuto in ogni riga di assegnazione in modo che corrisponda all'importo totale del pagamento ricevuto. Il sistema inoltra a questo step solo quando l'importo totale ricevuto immesso è diverso dall'importo totale prelevato.
Prima di procedere, assicurarsi che:
|
Il sistema applica il pagamento per il prelievo solo dopo:
- Stepdi approvazione
- Lo stepRettifica importo ricevutoquando non è presente lo stepApprovazione.
- Registrare l'importo ricevuto per lo step di utilizzo della lettera di creditoquando non è presente lo stepApprovazioneoRettifica importo ricevuto.
Nell'imputazione di pagamento, il sistema:
- Crea il pagamento cliente e il deposito cliente corrispondenti.
- Applica il pagamento cliente alle fatture di assegnazione.
- Crea la contabilità per il prelievo.
È possibile accedere ai seguenti report:
- ReportLetter of Credit Drawper esportare i dati per i report di terze parti.
- L'attivitàPianificazione registrazione prelievi lettera di creditoper pianificare prelievi futuri di lettere di credito.
Per annullare un evento di prelievo di una lettera di credito dopo averlo inoltrato, accedere all'evento del processo aziendale
Evento di prelievo lettera di credito
da Mie attività in Archivio
. Dal menu delle azioni correlate di Prelievo lettera di credito
nella scheda Dettagli
, selezionare . È possibile annullare solo un evento di prelievo avviato.