Ajouter une nouvelle liste de vérification

Administrator Guide

Vous devez disposer de l' autorisation
checklists.settings
.

Les listes de vérification sont une fonctionnalité facultative dans Workday VNDLY. Ils vous permettent de configurer des listes de vérification que Workday VNDLY appliquera en fonction de nombreux critères, notamment :

Pays

Subdivision

Région

Emplacement

Catégorie d'emploi

Modèle de mission

Unité de l'organisation

Module

Type d'embauche

Les listes de vérification s'appliquent automatiquement aux missions créées après la date de création de la liste de vérification en fonction des règles que vous sélectionnez. La modification d'une liste de vérification existante n'a aucun impact sur les actions de la liste de vérification existantes.

Dans l'en-tête, sélectionnez

Plus

Paramètres de l'unité légale

Sous

Missions et ordres de travail

, cliquez sur

Listes de vérification

Cliquez sur

Créer une nouvelle liste de vérification

. Pour le formulaire Nouvelle liste de vérification, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
(Facultatif) Ajoutez des critères	Cette option est uniquement disponible pour les sélections Par employé et Par prestataire pour le type Finalisation obligatoire . Il demande à Workday VNDLY de prédire les éléments de la liste de vérification à appliquer à la mission ou au rôle de énoncé des travaux (SOW) en fonction des critères sélectionnés. L'ajout de règles de critère vous permet de créer différentes listes de vérification pour différents domaines géographiques, catégories d'emploi, modèles d'emploi, unité organisation , module et types d'embauche. Si vous ne sélectionnez aucun critère, Workday VNDLY applique cette liste de vérification à chaque mission que vous créez. Les critères sont regroupés en familles de critères et vous ne pouvez sélectionner qu'un seul critère dans chaque famille de critères. Après avoir sélectionné un critère, choisissez une ou plusieurs des options appropriées. Lors de la sélection d'une catégorie d'emploi , unité organisation ou d'un critère de région, Workday VNDLY applique la liste de vérification à la fois aux catégories parents et enfants. Exemple : vous pouvez créer une liste de vérification en utilisant les critères Région pour l'Alibama et l'Arkansas et le Type d'embauche du prestataire et la Catégorie d'emploi Ingénierie. La liste de vérification s'affichera uniquement pour les candidats postulant à des missions de prestataire en ingénierie dans ces deux États. Notez que la liste de vérification s'affichera également pour les emplois correspondants se trouvant dans des unités sous-organisationnelles au sein de la catégorie d'emploi parent Ingénierie .
Synchronisation	Détermine la date d'échéance de cette action de liste de vérification . Pré-intégration : bloque le workflow accueil et intégration si vous ne finalisez pas ou ne refusez pas la liste de vérification. Post-intégration : vous oblige à indiquer le nombre de jours pour l'échéance de la liste de vérification après accueil et intégration du prestataire.
Action requise de la part de	Détermine les rôles responsables de l'exécution de l'action dans Workday VNDLY. Des actions de liste de vérification associées seront ouvertes pour ces rôles. Vous pouvez sélectionner plusieurs rôle. Les rôles incluent : Fournisseur : pour les listes de vérification par ordre de travail et par prestataire , VNDLY envoie une notification aux utilisateurs fournisseurs associés à l'ordre de travail ou au prestataire. Les utilisateurs pour le fournisseur pourront effectuer des actions sur la liste de vérification dès que le fournisseur est sélectionné dans le champ Action requise de début et que les utilisateurs disposent de l' autorisation .admin de la liste de vérification ou de l' autorisation .update de la liste de vérification . Pour les listes de vérification Par fournisseur , VNDLY envoie une notification aux utilisateurs fournisseur s'ils ont été ajoutés à VNDLY. Notez que vous ne pouvez pas appliquer manuellement une action de liste de vérification à un fournisseur pour des listes de vérification par fournisseur . Les utilisateurs fournisseurs peuvent effectuer des actions sur la liste de vérification s'ils disposent de la liste de vérification.admin , de la liste de vérification.update ou de l' autorisation vendor_company.activate . Utilisateurs ayant le marqueur de rôle Équipe de programme dans l'unité organisationnelle : pour les listes de vérification Par ordre de travail et Par prestataire , VNDLY envoie une notification aux utilisateurs ayant le marqueur de rôle Équipe de programme dans le rôle de sécurité associé à leur unité organisation . Si ces utilisateurs disposent de l'autorisation liste de vérification .admin ou de l' autorisation liste de vérification .update , ils pourront intervenir sur la liste de vérification. Pour les listes de vérification Par fournisseur , ces utilisateurs doivent disposer de la liste de vérification.admin , de la liste de vérification.update ou de l' autorisation vendor_company.activate pour effectuer une action. Gestionnaire des ressources : cette option est uniquement disponible pour les listes de vérification Par ordre de travail et Par prestataire . Pour les listes de vérification Par ordre de travail , VNDLY envoie une notification au responsable des ressources associé à l'ordre de travail. Pour les listes de vérification Par prestataire , VNDLY envoie une notification au responsable des ressources associé à l'un des ordres de travail auxquels le prestataire est affecté, y compris les ordres de travail inactifs. Les gestionnaires de ressources pourront effectuer des actions sur la liste de vérification, tant que Gestionnaire des ressources est sélectionné dans le champ Action requise de , ils sont répertoriés comme responsable des ressources sur l'ordre de travail particulier et ils ont la liste de vérification.admin ou la liste de vérification.mettre à jour autorisation. Administrateur : pour tous les types de liste de vérification , VNDLY envoie une notification à tous les rôles d'administration des clients. Pour les listes de vérification par employé et par prestataire , ces administrateurs pourront effectuer des actions s'ils disposent de l' autorisation .admin de la liste de vérification ou de la liste de vérification . Pour les listes de vérification par fournisseur , tous les administrateurs du client disposant de l' autorisation liste de vérification.admin ou liste de vérification .update pourront effectuer des actions. Prestataire : cette option est uniquement disponible pour les listes de vérification Par ordre de travail et Par prestataire lorsque le champ Synchronisation est défini sur Post-intégration . VNDLY envoie une notification au prestataire. Les prestataires pourront effectuer des actions sur la liste de vérification tant que le prestataire est sélectionné dans le champ Action requise de début et qu'ils ont l'autorisation .admin de la liste de vérification ou l' autorisation .update de la liste de vérification . Vous devez également activer le paramètre Allow contractors to manage checklist actions dans votre environnement client ( More Company Settings Jobs & Work Orders Checklists Configuration ). Cela garantit que les prestataires peuvent accéder à la page Gérer les actions de la liste de vérification et afficher l'onglet Liste de vérification sur l'ordre de travail. Utilisateurs de l'équipe de programme : pour les listes de vérification Par ordre de travail et Par prestataire , VNDLY envoie une notification aux utilisateurs répertoriés dans le champ Utilisateurs de l'équipe de programme sur la mission ou l'ordre de travail. Ces utilisateurs peuvent effectuer des actions sur la liste de vérification s'ils disposent de l' autorisation liste de vérification.admin ou de la liste de vérification .update . Pour les listes de vérification Par fournisseur , VNDLY envoie une notification aux utilisateurs spécifiés dans la mission. Ces utilisateurs peuvent effectuer des actions sur la liste de vérification s'ils disposent de la liste de vérification.admin , de la liste de vérification.update ou de l' autorisation vendor_company.activate .
Masquer pour	Workday VNDLY masquer les actions de la liste de vérification du côté sélectionné de l' application. Si obligatoire, vous pouvez cocher les deux cases . Les membres de équipe de programme, les administrateurs et les utilisateurs du MSP peuvent voir toutes les actions de la liste de vérification et ne sont pas bloqués par la sélection du client .
(Facultatif) Définition d'un champ personnalisé	Permet d'ajouter des champs personnalisés aux listes de vérification par ordre de travail, par prestataire et par fournisseur. Une fois ajoutés, les champs personnalisés s'affichent dans les actions de la liste de vérification pour les utilisateurs qui sont invités à les effectuer. Voir Ajouter des champs personnalisés aux actions de la liste de vérification .
Date d'expiration	Détermine la durée de validité d'une action de liste de vérification avant que vous deviez la mettre à jour. Sélectionnez l' option appropriée pour l'action de liste de vérification : Jamais : l'élément n'expire jamais. Date spécifique de l'année : l'article expirera à une date spécifique chaque année. La date de renouvellement des actions associées est fondée sur la prochaine occurrence de cette date après la dernière date de fin de l'action. Date d'expiration saisie par l'utilisateur pour l'action : l'action entraînera la saisie d'une date d'expiration par le propriétaire de l'action. La date d'expiration n'est pas calculée et repose sur la valeur saisie par l'utilisateur.
(Facultatif) Notifier lorsque l'expiration approche	Sélectionnez ce paramètre pour configurer une ou plusieurs notifications qui rappellent aux utilisateurs qu'un élément de la liste de vérification arrive à expiration. Vous pouvez configurer les notifications de rappel par le nombre de jours avant expiration et les rôles à notifier. Voir Définir plusieurs notifications d'expiration de liste de vérification .
(Facultatif) Données supplémentaires	Ajoutez des informations utiles à afficher pour les utilisateurs. Ce texte peut aider les utilisateurs à sélectionner la bonne liste de vérification. Il s'affiche pour chaque action de la liste de vérification dans les pages de la liste des actions de la liste de vérification et pour chaque onglet des exigences de la liste de vérification d'emploi.

Lorsque vous traitez avec différentes exigences régionales, vous pouvez créer différentes listes de vérification pour différents lieux de travail et catégories d'emploi.

Cet exemple décrit comment créer une liste de vérification de conformité obligatoire pour tous les prestataires d'emploi d'ingénierie en Californie et en Oregon. Si l' option

Par prestataire

est sélectionnée, les prestataires de ces domaines de travail ne doivent remplir cette liste de vérification qu'une seule fois.

Champ	Valeur
Type de liste de vérification	Conformité
Finalisation obligatoire	Par prestataire
Critères	Subdivisions : Californie et Oregon
Critères	Catégories d'emploi : Ingénierie

Si votre énoncé des travaux prévoit que les prestataires doivent fournir un identifiant valide spécifique pour une désignation de l'emploi spécifiée dans des régions de travail spécifiques, vous pouvez définir les identifiants comme suit :

Champ	Valeur
Type de liste de vérification	Identifiants
Finalisation obligatoire	Par prestataire
Critères	Subdivisions : USA, Louisiane, Texas
Critères	Modèle de mission : [ désignation de l'emploi souhaité sélectionné]
Critères	Module : Énoncé des travaux
Critères	Type d'embauche : Prestataire