Factures annulées

Vous pouvez annuler les factures que vous avez créées par erreur dans Workday VNDLY. L'annulation d'une facture entraîne l'annulation de la facture sans la supprimer, en conservant ses enregistrements historiques pour les audits futurs.

Workday VNDLY propose un paramètre permettant de générer de nouveaux fichiers de factures lorsqu'une facture est annulée, en affichant les éléments de transaction annulés. Le paramètre est disponible dans l'en-tête, sélectionnez

Paramètres supplémentaires

de l'unité légale

. Dans la section

Comptabilisation

, cliquez sur

Facture et paiements

. Sous la section

Général

, activez l'option

L'annulation de la facture génère un fichier de facture

. Si cette option est activée, l'annulation d'une facture génère un fichier de facture détaillé des transactions annulées. Si cette option est désactivée, Workday VNDLY ne générera pas de fichier de facture annulé et si vous avez certaines configurations telles que SFTP, le fichier ne sera pas envoyé à tous les systèmes et intégrations configurés en aval.

Exemple : vous pouvez annuler une facture lorsque :

Les taxes n'ont pas été calculées correctement.
Les lignes n'ont pas été correctement créées et doivent être supprimées.
Les règles de regroupement de factures ne regroupent pas les lignes comme prévu.

Lorsque vous annulez une facture, Workday VNDLY :

Verrouillez la facture et faites passer le statut à
Annulé
.
Consigner l'auteur et la date de l'annulation de la facture dans le journal d'activité.
Mettre à jour les budgets associés pour refléter les montants réels facturés.
Rendez les lignes associées disponibles pour la facturation de nouveau.
Générer un nouveau fichier de facture affichant les éléments de transaction annulés (si vous avez activé le paramètre).

Pour chaque facture annulée, Workday VNDLY crée automatiquement une facture de crédit pour compenser le montant de la facture dans le reporting. La facture de crédit garantit également que des informations de crédit précises sont transmises à toutes les intégrations Workday. Les factures de crédit ont le même numéro de facture que la facture d'origine, avec -VOID ajouté à la fin et le statut

Annulé du crédit

. Exemple : INV0000001-VOID.