Éléments de définition : règlements étudiants

Administrator Guide

Cette thème peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des règlements étudiants. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les règlements étudiants correspondent à l'argent que les étudiants paient directement pour leurs frais étudiants. Les types de paiement suivants peuvent également satisfaire les frais étudiants :

Attributions d'aide financière .

Contrats de organisme de financement étudiant .

Exonérations de frais étudiants .

Avantages pour l'entreprise

Les règlements étudiants permettent aux étudiants de régler les frais imputés à leurs comptes. Vous pouvez :

Définissez les modes de paiement que vous acceptez.

Définir des priorités entre les paiements du application.

Indiquez les frais auxquels s'appliquent les paiements.

Cas d'utilisation

Définir les règlements étudiants à appliquer à certains frais étudiants avant d'autres, en fonction de la priorité des paiements. Exemple : vous pouvez d'abord lettrer des paiements sur les frais de scolarité, puis sur le logement ou la réservation.

Activer des options en ligne pratiques pour le règlement des soldes de compte étudiant.

Assurer l'intégration avec des fournisseurs tiers pour permettre aux étudiants et à leurs proxys d'effectuer des paiements par carte de crédit.

Appliquez des bourses d'études aux frais étudiants et informez-les du service aide financière afin qu'il puisse les inclure dans les packages aide financière pour les étudiants.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quelles options de paiement souhaitez-vous offre aux étudiants ?	Vous pouvez permettre aux étudiants de choisir parmi : Modes de paiement, par exemple Espèces , Chèque ou Carte de crédit . Catégories, telles que Paiement général ou Frais de scolarité .
Comment souhaitez-vous que les étudiants paient les frais ?	Vous pouvez autoriser les étudiants à : Effectuer des paiements pour des frais individuels, tels que le logement, les frais de scolarité ou les amendes de la bibliothèque. Payer les frais spécifiques séparément des autres frais.
Envisagez-vous d'activer les paiements par carte de crédit pour les frais étudiants ?	Vous pouvez activer les paiements par carte de crédit en utilisant un fournisseur tiers.
Quelles sont vos priorités en matière de paiement et de frais ?	Dans Workday, les groupes de priorité contrôlent à la fois la priorité des différents règlements étudiants et leurs frais. Workday recommande de créer des groupes de priorité supplémentaires pour plusieurs éléments de paiement qui ne s'appliquent qu'à des frais spécifiques, plutôt qu'un groupe de priorité pour plusieurs éléments de paiement. Workday Student utilise également des groupes de priorité pour : Éléments d'attribution Contrats de financement Éléments de refus
Votre établissement utilise-t-il la mise en équilibre par worktag ?	Vous pouvez configurer la mise en équilibre par worktag pour votre environnement client. La mise en équilibre par worktag affecte le worktag de mise en équilibre obligatoire à la contrepartie des écritures pour toutes les transactions financières qui utilisent des règles de mise en équilibre. La plupart des établissements utilisent Fonds comme worktag de mise en équilibre principal. Si votre environnement client utilise la mise en équilibre par worktag, vous devez : Configurez la mise en équilibre par worktag avant de créer des transactions dans Workday Finances Étudiants. Définissez un worktag de mise en équilibre par défaut pour les règlements étudiants excédentaires, car ces derniers hériter pas des worktags de mise en équilibre des transactions associées. Une fois que vous avez activé la mise en équilibre par worktag, vous ne pouvez plus la désactiver.

Recommandations

Imputer les règlements étudiants excédentaires à un compte distinct pour les règlements étudiants en compte . Ce compte distinct vous permet de suivre les trop-perçus et de lancer des remboursements aux étudiants.

Traitez vos paiements de bourse d'études privés à l'aide de la tâche

Record Student Private Sponsor Payment

. Ces transactions sont automatiquement transmises à l'aide financière, qui s'ajoute automatiquement au total de l'aide financière pour l'étudiant.

Actions requises

Associer toutes les entités universitaires à une unité légale. Cette association vous permet d'imputer les règlements étudiants dans les écritures comptables opérationnelles et d'exécuter des rapports sur les paiements.

Limites

Workday Student :

Nécessite un fournisseur tiers pour les paiements par carte de crédit et la gestion de trésorerie.

Ne prend pas en charge les paiements fournisseurs tiers via des périphériques mobiles.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Finances Étudiants :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Manage: Student Payment - Cancel Manage: Student Payment Adjustment Processing Manage: Student Payment Processing	Les utilisateurs peuvent afficher, traiter, ajuster et annuler les règlements étudiants.
Process: Student Payment/Settlement	Les utilisateurs peuvent afficher et régler les règlements étudiants.
Reports: All Student Payment Transaction Types Reports: Student Payments	Les utilisateurs peuvent générer des rapports sur les règlements étudiants.
Manage: Student Deposits Manage: Student Deposit - Cancel Reports: Student Deposits	Les utilisateurs peuvent déposer des règlements étudiants, ainsi qu'annuler et générer des rapports sur les dépôts.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement de règlement étudiant	À configurer pour enregistrer les règlements étudiants dans Workday.
Événement de dépôt étudiant	À configurer pour déposer les règlements étudiants dans Workday.

Reporting

Rapports	Éléments à prendre en compte
Rechercher des dépôts étudiants	Les utilisateurs peuvent afficher les informations du dépôt, notamment les éléments suivants : Compte bancaire Date de paiement Référence Statut Montant total
Rechercher des éléments de règlement étudiant	Les utilisateurs peuvent rechercher des éléments de règlements étudiants en fonction du nom et du type de réception .
Rechercher des règlements étudiants	Les utilisateurs peuvent afficher les paiements imputés aux comptes étudiants ainsi que les attributs du paiement, notamment les éléments suivants : Montant Date Type de paiement Étudiant
Règlements non lettrés pour les types de transaction de règlement étudiant	Utilisez ce rapport pour afficher les montants de règlements non lettrés et identifier les règlements complètement lettrés par type de transaction, notamment : Avoirs Paiements de décaissement Règlements étudiants Exonérations de frais étudiants

Intégrations

Services web	Éléments à prendre en compte
Get Student Payments	Les utilisateurs peuvent récupérer des règlements étudiants spécifiques ou tous les règlements étudiants.
Import Student Application Fee Payments	Les utilisateurs peuvent charger simultanément un grand nombre de paiements des frais de application pour les étudiants.
Import Student Payments	Les utilisateurs peuvent charger un grand nombre de règlements étudiants à la fois.
Put Student Payment Item	Les utilisateurs peuvent créer un nouvel élément de règlement étudiant ou mettre à jour un élément de règlement étudiant existant.
Soumettre un règlement étudiant	Les utilisateurs peuvent enregistrer un nouveau règlement étudiant pour des frais.

Relations et interactions

Les règlements étudiants interagissent avec les composants suivants de Workday Financial Management :

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Unités légales	Workday impute la comptabilisation des règlements étudiants à l'unité légale de l' unité légale entité universitaire pour l'élément de paiement.
Structure de la comptabilité générale	Workday utilise la structure comptable d'une unité légale dans les écritures opérationnelles pour imputer les règlements étudiants sur le bon compte.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.