Éléments de définition : frais étudiants

Administrator Guide

Cette thème peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des frais étudiants. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les frais étudiants représentent les coûts que Workday affecte aux étudiants. Les éléments de frais étudiants décrivent ce que les étudiants doivent, comme les frais de scolarité ou le logement.

Avantages pour l'entreprise

Vous pouvez calculer le montant dû par les étudiants et présenter les informations. Les frais permettent d'activer le traitement financier en aval, notamment la collecte des règlements étudiants et l'enregistrement de la comptabilité des transactions financières des étudiants.

Vous pouvez configurer des frais étudiants pour qu'ils fonctionnent avec Workday Financial Aid.

Vous pouvez simplifier le rapprochement financier et améliorer la performance en regroupant les transactions de frais étudiants dans des lignes d'écriture agrégées.

Cas d'utilisation

Vous pouvez utiliser les frais étudiants pour :

Affecter des taux de frais différents pour les étudiants de premier cycle et les étudiants diplômés.

Frais de laboratoire à facturer.

Facturer aux étudiants les services liés au campus tels que le logement, les plans de repas et les services de santé.

Enregistrez les amendes pour les retours de bibliothèque en retard.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quel service définit les frais que votre établissement facture aux étudiants ?	Lorsque différents bureaux sont responsables d'établir différents frais, consultez chacun d'eux pour comprendre tous les éléments de frais à configurer dans votre établissement. Exemples : Le registre définit les frais de scolarité, le logement et les frais obligatoires. Les services secondaires définissent les plans de repas. Les services de santé/prévoyance définissent les frais d'assurance-maladie.
D'où proviennent vos frais d'établissement ?	Vous pouvez utiliser les : Frais d'inscription pour facturer les étudiants en fonction du nombre d'unités enregistrées. Exemple : facturer des taux de frais différents pour les étudiants à temps plein et à temps partiel. Affectations d'éléments de frais pour facturer tous les étudiants d'un établissement ou programme d'études (POS) un ensemble de frais commun. Exemple : affectez des frais obligatoires à tous les étudiants de l'université Alma Mater. Frais de cours et frais supplémentaires pour facturer les étudiants pour des cours enregistrés spécifiques. Exemple : liquider les frais de laboratoire pour les étudiants inscrits à une section de BioL-101. Les cours qui comportent des frais ne sont pas comptabilisés dans les frais d'inscription. Les cours ayant des frais supplémentaires peuvent être comptabilisés dans les frais d'inscription lorsqu'ils n'ont pas de frais de cours. Les frais peuvent également provenir d'autres sources. Exemples : Frais de l'accord de recouvrement. Rembourser les frais de recouvrement. Frais imputés manuellement.
Quelle est la structure universitaire de votre établissement ?	Les entités universitaires et les points de vente peuvent hériter des frais basés sur l'inscription et des éléments de frais des établissements supérieurs. Vous pouvez affecter des frais d'inscription supplémentaires et des éléments de frais aux établissements et points de vente subordonné . Vous ne pouvez pas remplacer ou supprimer les frais hérités ou les éléments de frais.
Comment déterminez-vous les dates d'échéance pour les frais étudiants ?	Vous pouvez créez la date d'échéance d'un frais à certains points dans le arrivée. Exemples : 20 jours avant le début d'une période universitaire. 2 jours après l'imputation des frais. Cinq jours du mois.
Comment ajuster les frais de scolarité et les frais lorsqu'un étudiant se désinscrit ou se retire de votre établissement ?	Vous pouvez configurer dans les éléments de frais étudiants si les frais associés peuvent être remboursables et le montant à rembourser. Pour les frais partiellement remboursables, Workday utilise un calendrier d'ajustement des frais pour calculer au prorata les frais de l'étudiant. Le calendrier définit le calcul au prorata au prorata des frais, en fonction du moment de l' événement. Vous pouvez associer des calendriers d'ajustement des frais à des éléments de frais via un groupe de calendriers d'ajustement des frais. Les politiques de période de préparation permettent aux étudiants d'échanger des inscriptions éligibles sans frais financiers. Exemple : lorsqu'une inscription annulée est remplacée par une nouvelle inscription, Workday n'impute pas de calcul au prorata à l'inscription annulée.
Quelles limites voulez-vous définir pour le nombre de fois ou le montant total que vous pouvez facturer aux étudiants ?	Vous pouvez associer des règles pour les agrégats de frais étudiants aux éléments de frais étudiants pour limiter les frais associés. Lorsqu'un étudiant atteint la limite, la règle empêche Workday de lui facturer davantage pour l'élément de frais. Si nécessaire, vous pouvez imputer manuellement des frais qui dépassent la limite.
Quelles limites placez-vous pour le fait que les étudiants tentent des cours ?	Vous pouvez créer une politique pour facturer des frais supplémentaires aux étudiants lorsqu'ils tentent de répéter un cours trop de fois.
De combien de détails devez-vous effectuer le suivi pour la génération de rapports comptables sur les frais étudiants ?	Assurer la coordination avec votre fonction financière lors de la configuration des worktags et des catégories de produit pour les frais étudiants. Analysez la structure financière de votre établissement dans Workday Financial Management et déterminez les conditions requises pour générer des rapports appropriés sur les frais étudiants. Votre établissement peut également avoir besoin de worktags de mise en équilibre.
Quel est le niveau de détail de vos worktags de transaction pour les frais d'enregistrement des étudiants ?	Tenez compte des éléments suivants : Définir un niveau universitaire dans l'élément de frais. Créer des éléments de frais pour différents niveaux universitaires qui sont autrement identiques.
Considérez-vous les frais de scolarité pour l'été comme des produits constatés d'avance?	Lorsque vous avez des critères de constatation de revenus différents pour différentes périodes universitaires, vous devez créer des éléments de frais distincts avec des catégories de produit différentes.
Quels groupes d'étudiants nécessitent, le cas échéant, des réévaluations de frais pour les changements de statut affiliation ?	Vous pouvez configurer Workday de façon à réévaluer les frais d'un étudiant lorsque son affiliation à un groupe d'étudiants change. Exemple : l'étudiant ajoute, abandonne ou change son statut au sein d'une cohorte ou équipe sportives.
Votre établissement permet-il aux étudiants de postuler à l'aide fédérale aux frais non institutionnels ?	Vous pouvez configurer la politique fédérale d'autorisations d'aide aux étudiants dans votre établissement. Cette politique permet aux étudiants d'autoriser les aide financière à appliquer des frais non institutionnels tels que les livres et les fournitures.

Recommandations

Créez des noms et des descriptions explicites pour les éléments de frais étudiants . Évitez les acronymes et les raccourcis, tels que le Tuit pour les frais de scolarité. Lorsque les étudiants révisent les transactions de leur compte, des éléments de frais descriptifs peuvent les aider à comprendre leurs frais plus facilement.

Limiter les éléments de frais des étudiants à une seule origine. Ne réutilisez pas d'éléments de frais étudiants multi-origines. Exemple : n'utilisez pas le même élément de frais comme frais d'inscription et comme affectation d'un élément de frais. Si nécessaire, copiez les éléments de frais à utiliser dans des origines distinctes.

Actions requises

Les établissements doivent avoir :

Unité légale associée à l'imputation des frais étudiants dans les écritures comptables opérationnelles et à la génération de rapports sur ces frais.

Élément de frais pour la récupération du remboursement avant que vous ne puissiez décaisser aide financière, les paiements ou les contrats de organisme de financement .

Limites

Workday ne prend pas en charge les calculs fondés sur des périodes universitaires non standard pour les éléments de frais que vous affectez à des entités universitaires, des programmes d'études ou des domaines de programme . Les frais associés à ces frais sont toujours imputés aux périodes universitaires standard.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaines suivants dans le domaine fonctionnel Finances Étudiants :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Manage: Federal Student Aid Authorizations	Les utilisateurs affectés peuvent accéder aux tâches et rapports associés à l'autorisation fédérale d'aide aux étudiants.
Manage: Student Charge Processing	Les utilisateurs affectés peuvent traiter des frais étudiants.
Manage: Student Charge Adjustment Processing	Les utilisateurs affectés peuvent ajuster des frais étudiants.
Self-Service: Finances Étudiants	Les étudiants peuvent afficher leurs frais étudiants.
Set Up: Student Frais	Les utilisateurs affectés peuvent configurer des éléments de frais étudiants .

Processus de gestion

Vous pouvez utiliser la tâche

Appliquer des frais étudiants

pour imputer et approuver manuellement des frais pour un étudiant de manière ad hoc. La tâche lance le processus de gestion
Événement de frais étudiants
, ce qui vous permet de sélectionner une date d'échéance, un montant, des worktags et d'autres détails différents de :

Ce que Workday affecte avec la tâche Affecter des frais étudiants de nuit.

Lorsque vous utilisez la tâche manuelle dans le rapport

Exécution des traitements Finances Étudiants par période

Vous pouvez configurer le processus de gestion Événement fédéral d'autorisation d'aide aux étudiants
en tant que sous-processus dans les processus de gestion Événement d'intégration d'étudiants
et Événement d'intégration d'intégrations d'étudiants continus
.

Reporting

Vous pouvez utiliser les rapports suivants et d'autres en fonction des droits d'accès lorsque vous définissez et gérez la fonctionnalité Frais étudiants :

Rapports	Éléments à prendre en compte
Rechercher des calendriers d'ajustement des frais par groupe	Permet de rechercher des calendriers d'ajustement des frais par groupe, année et période universitaire.
Rechercher des calendriers d'évaluation des frais	Permet d'accéder aux calendriers d'évaluation des frais et utilise la source de données Charge Assessment Schedules.
Rechercher des règles de date d'échéance des frais	Permet de rechercher des règles de date d'échéance des frais.
Rechercher des enregistrements de période Finances Étudiants inactifs avec des transactions de frais ou d'exonération actives	Permet d'identifier les étudiants pour lesquels il existe des transactions actives dans des enregistrements de période de Finances Étudiants inactifs.
Rechercher des règles des cumuls de frais étudiants	Permet d'accéder aux règles agrégées pour les frais étudiants dans votre environnement client. Le rapport utilise la source de données du rapport Student Charge Aggregate Rule .
Rechercher des frais étudiants	Permet d'afficher le détail des transactions de frais étudiants , notamment le nom des frais, l'étudiant, la date de la transaction, la date d'échéance, le montant des frais et le montant dû. Vous pouvez explorer (en détail) pour afficher des frais individuels. Nous prévoyons de désactiver l' ancien champ Student for Student Frais dans une prochaine version. Workday vous recommande d'utiliser à la place le champ calculé Student for Student Frais . Vous pouvez mettre à jour vos rapports personnalisés en remplaçant l' ancien champ par la version du champ calculé afin de garantir une stabilité à long terme.
Rechercher des éléments de frais étudiants	Permet de rechercher des éléments de frais étudiants en fonction du type et de la catégorie de produit.
Rechercher des groupes de frais étudiants	Permet de rechercher des groupes de frais étudiants en fonction du nom, de l'entité universitaire et du niveau universitaire.
Rechercher des frais d'inscription d'étudiants	Permet de rechercher des frais d'inscription à l'aide du nom, de l'élément de frais et du calcul du palier de frais pour filtre les résultats.
Afficher les affectations de frais étudiants	Permet d'afficher les affectations de frais pour une entité universitaire et un niveau ou un programme d'études pour une période universitaire. Ce rapport inclut les éléments de frais et leur héritage.

Intégrations

Vous pouvez utiliser les opérations de service web suivantes pour importer et exporter des frais étudiants et des éléments de frais :

Service web	Description
Extraire les frais étudiants	Fournit des informations sur les frais et répertorie les ajustements effectués au niveau des frais.
Get Federal Student Aid Authorization Policies	Fournit avec les politiques fédérales d'autorisation d'aide aux étudiants au niveau de l'établissement.
Frais d'importation pour les étudiants	Permet de charger un grand nombre de frais étudiants et de traiter la tâche par petits lots
Import Student Charge Aggregate Beginning Balances	Permet de charger les soldes des frais d'ouverture pour les éléments de frais avec une règle d'agrégation pour les frais étudiants.
Put Federal Aid Authorizations Policy	Permet de créer ou de mettre à jour les politiques d'autorisation fédérale d'aide aux étudiants au niveau de l'établissement.
Put Student Charge Item	Permet de créer ou de mettre à jour des éléments de frais étudiants.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Workday Financial Management	Les frais étudiants doivent : Unités légales des entités universitaires associées. Une structure comptable pour générer les écritures opérationnelles. Worktags. Catégories de produit.
Inscription des étudiants	Workday utilise le nombre d'unités de facturation auxquelles un étudiant s'inscrit pour calculer les frais étudiants.
Décaissements d'aide financière	Lorsque vous tenez compte des paiements aide financière prévus en référence aux frais étudiants, les étudiants peuvent mieux estimer ce qu'ils devront une fois leurs décaissements aide financière . Vous pouvez également configurer Workday pour qu'il tienne compte de l'aide anticipée sur les désinscriptions souples d'inscription pour les soldes échus. Chaque établissement doit avoir un élément de frais pour la récupération du remboursement pour que vous puissiez décaisser aide financière.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Niveau suivant : démystification des périodes de travail des étudiants