Concept : ajuster et annuler des frais étudiants

Ajustements automatiques des frais

Lorsque Workday affecte des éléments de frais aux étudiants, il :

Compare les nouveaux frais aux frais déjà imputés au compte étudiant.

Impute toute différence (positive ou négative) en tant qu'ajustement à la période actuelle.

Le montant initial des frais avec la date d'échéance initiale reste dans les transactions sur le compte. L'ajustement peut avoir une date d'échéance différente.

Workday utilise vos règles d'imputation comptable et règle d'imputation dimensions pour :

Générez la comptabilisation.

Associez les worktags appropriés.

Imputer les écritures aux livre appropriés.

Ajustements manuels des frais

Vous pouvez ajuster manuellement les montants de frais et les dates d'échéance imputés au compte d'un étudiant avec la tâche

Créer un ajustement de frais étudiants

(sécurisé via le domaine
Student: Manage Charge Processing
), à laquelle vous accédez en sélectionnant

Student Frais

Adjustment

dans le menu des actions associées des frais.

Lorsque vous soumettez le modifier/changer, Workday:

Recalcule les soldes des comptes étudiants.

Applique de nouveau les règles de priorité des paiements.

Génère des écritures comptables.

Frais de verrouillage

Vous pouvez verrouiller ou déverrouiller les frais tout en les régularisant manuellement. Lorsque vous verrouillez des frais, Workday ne peut pas les ajuster, même si des activités étudiants affectant des frais étudiants ont lieu.

Exemple : si vous affectez des frais manuellement, Workday les verrouille. Vous devez déverrouiller automatiquement les frais pour que Workday les ajuste automatiquement lorsque l'étudiant change de programme d'études.

Annulation des frais étudiants

Vous pouvez annuler les frais enregistrés par erreur. L'annulation de frais annule également tous les ajustements associés. Les frais annulés ne s'affichent pas sur les comptes étudiants ou les relevés étudiants et Workday ne les inclut pas dans les montants dus.

Vous ne pouvez pas annuler des frais qui :

Dans un plan de paiement ou une convention de recouvrement.

Non approuvées.

Rembourser les frais de recouvrement.

Passages en pertes.

Lorsque vous regroupez des écritures, au lieu de créer des écritures de contrepassation pour les frais initiaux et chacun de ses ajustements, Workday:

Impute une seule écriture d'ajustement.

Utilise le type de transaction Annulation des frais pour que le montant total des frais et de ses ajustements précédents soit égal à zéro USD.

Insère le nouvel ajustement d'annulation dans son propre groupe de transactions de frais étudiants .

Si vous annulez des frais dont le solde est déjà égal à 0 USD, Workday ne crée pas de nouvelle écriture.

Pour annuler des frais, accédez à la tâche

Annuler des frais étudiants

(sécurisé via le domaine
Manage: Student Charges - Cancel
) en sélectionnant

frais étudiants

Annuler

dans le menu des actions associées des frais étudiants.

Annuler et réévaluer tous les frais étudiants dans une période universitaire

Lorsque vous antidatez une inscription ou qu'un étudiant change son programme d'études ou son lieu de résidence, Workday:

Annule et réévalue tous les frais pour la période universitaire.

N'ajuste pas les frais existants.

Ces modifications doivent avoir lieu avant et à la date de début standard de la période universitaire.

Vous pouvez annuler et réévaluer manuellement tous les frais des enregistrements de période financière des étudiants à l'aide de la tâche

Annuler et réévaluer des frais étudiants

(sécurisé via le domaine
Manage: Student Charges - Cancel
).

Vous pouvez annuler tous les frais en cochant la case à cocher

Annuler les frais uniquement

dans la tâche

Annuler et réévaluer des frais étudiants

(sécurisé via le domaine
Manage: Student Charges - Cancel
).