Éléments de définition : établissements multiples
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration pour un environnement client avec plusieurs établissements. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
De quoi s'agit-il
Vous pouvez activer la collaboration et le partage de ressources entre plusieurs établissements lorsque vous les définissez dans un seul environnement client.
Les établissements peuvent être des universités, des universités ou d'autres établissements d'enseignement supérieur. Les établissements ne sont pas des campus, des niveaux universitaires ou d'autres caractéristiques au sein d'un seul établissement d'enseignement supérieur ou d'université.
Avantages pour l'entreprise
Lorsque vous gérez plusieurs établissements avec des populations et des missions distinctes au sein du même environnement client, vous pouvez :
- Partager les ressources. Exemple : les membres du personnel qui travaillent dans plusieurs établissements à la fois.
- Standardiser les pratiques de traitement et de sécurité dans tous les établissements.
- Créez une expérience cohérente pour les étudiants qui fréquentent plusieurs établissements.
- Générer facilement des statistiques et des rapports à l'échelle du système.
Cas d'utilisation
- Plusieurs établissements sous l'identité d'une même organisation ou marque.
- Système à l'échelle de l'état avec plusieurs établissements, tels que des universités Community dans le système Board of Regents.
- Un accord de indiquées dans le type de projet entre des établissements complètement distincts qui leur permet de collaborer et de partager des ressources.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
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Quelle est la structure universitaire de votre système ? | Vous pouvez définir votre système et vos établissements dans Workday. Voir : Concept : structure universitaire. Un système est une entité universitaire supérieure à tous vos établissements. Exemples : regroupements, organisations génériques, identités de marque ou conseil d'administration. Vous désignez des entités universitaires existantes en tant qu'établissements. Lorsque vous désignez une entité universitaire en tant qu'établissement, certaines fonctionnalités changent. Exemple : les entités universitaires peuvent partager des éléments d'attribution d'aide financière, alors que les établissements ont besoin de leur propre ensemble d'éléments d'attribution d'aide financière. Les établissements peuvent s'agréger dans :
Vos établissements peuvent avoir une ou plusieurs entités universitaires. Ces entités universitaires peuvent être des universités, des services, des enseignants ou d'autres organisations au sein d'un établissement. |
Quel niveau de contrôle votre système a-t-il sur chaque établissement ? | Dans Workday, certaines configurations se situent au niveau d'un environnement client, d'autres au niveau d'un établissement. Vous pouvez utiliser des configurations au niveau de l'établissement, telles que les règles et les calendriers universitaires, afin d'activer la diversité et l' lorsque l' joint entre les établissements. Vous pouvez :
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Quelles sont les exigences réglementaires pertinentes en matière de partage et de séparation des données entre vos établissements ? | Les systèmes comportant plusieurs établissements doivent respecter les réglementations en matière de partage de données, telles que les exigences FERPA. L'utilisation de la sécurité par rôle dans Workday peut vous aider à garantir la conformité. Les réglementations et les règles du système que vous devez respecter peuvent affecter la façon dont vous configurez votre environnement client. Exemples : stratégies de packages d'aide financière et critères d'admission pour les établissements qui se font concurrence. |
De quels droits d'accès les salariés ont-ils besoin ? | Vous pouvez contrôler le niveau d'accès dont disposent les membres du personnel et des enseignants dans leur établissement d'origine et dans d'autres établissements. Vous pouvez accorder des accès qui :
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Recommandations
Pour plus d'efficacité, nous vous recommandons d'utiliser une approche basée sur le système en premier lieu lorsque vous configurez votre environnement client. Si vous déterminez d'abord les configurations partagées, vous gagnerez du temps lors de la définition des configurations pour chaque établissement.
Exemple : votre système définit les configurations définies et les établissements implémentent ces configurations avec les personnalisations appropriées.
Exemple : créer des processus de gestion au niveau d'un système que les établissements peuvent copier. Lorsque les établissements configurent leurs propres processus de gestion, ils doivent uniquement mettre à jour les configurations manquantes au lieu de créer des processus de gestion de toutes pièces.
Actions requises
Votre environnement client doit inclure les produits Workday actuellement utilisés par votre système, tels que Workday HCM et Financial Management.
Votre environnement client a également besoin que les établissements :
- Ont la même organisation de regroupement.
- Que vous avez configurées comme unités légales distinctes dans Workday.
- Respecter des contraintes de sécurité strictes, telles que requises par la réglementation FERPA.
- Ont différents codes d'établissement fédéral. Exemple : codes OPID et Branche.
- Attribuer l'aide financière fédérale par établissement.
En outre, chaque établissement de votre environnement client doit :
- Être des entités légales distinctes définies par le gouvernement.
- Effectuer un reporting fédéral et national indépendant au niveau de l'établissement.
- Fournir aux étudiants un compte pour chaque établissement auquel ils sont inscrits.
- Inscrire les étudiants avant qu'ils ne puissent s'inscrire à des cours dans cet établissement.
- Empêcher les inscriptions d'autres établissements de consulter les cours suivis dans votre établissement.
- Conférer les diplômes par établissement.
Avant l'implémentation, vous devez également identifier les étudiants qui ont fréquenté plusieurs établissements et planifier la manière de compiler ces dossiers sous un dossier de personne. Cela concerne les étudiants :
- Qui sont actifs ou inactifs. Son dossier d'employé doit également figurer sous le dossier de personne.
- A des dossiers universitaires historiques. Ces dossiers sont inclus dans un dossier d'étudiant historique.
Limites
Les environnements clients ayant plusieurs établissements ne peuvent pas opérer comme un seul établissement. Vous pouvez configurer plusieurs établissements au sein d'un système pour qu'ils interagissent à différents points, mais ils ne peuvent pas opérer comme un seul établissement. Par exemple, les étudiants des établissements du conseil d'administration peuvent suivre des cours dans d'autres établissements de ce système lorsque vous configurez chaque établissement pour :
- Permet d'activer le recrutement, l'admission et l'imputation des étudiants dans plusieurs établissements.
- Aider les étudiants à lancer des transferts de crédits afin qu'ils reçoivent les crédits dans leur établissement d'origine.
Définition de l'environnement client
Dans le menu des actions associées d'une entité universitaire, accédez à la tâche
Modifier la désignation d'un établissement d'entité universitaire
pour créer des établissements pour votre environnement client. Lorsque votre environnement client contient plusieurs établissements, Workday considère qu'il s'agit d'un environnement client multi-établissements.Sécurité
Configurez le domaine
Set Up: Institution Designation
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Academic Foundation pour permettre aux utilisateurs appropriés de désigner des entités universitaires en tant qu'établissements.Lorsque vous configurez des groupes de sécurité dans un environnement client avec plusieurs établissements, nous vous recommandons d'effectuer les opérations suivantes :
- Définir des groupes de sécurité avec des rôles limités, afin de configurer le nombre d'accès que les utilisateurs peuvent avoir et de protéger vos établissements de tout accès non autorisé. Exemples : registres d'événements, subordonnés et directeurs d'aides financières.
- Affecter un nombre limité de salariés à des rôles non limités. Ces groupes de sécurité ont un accès au niveau du système. Exemples : administrateur de la sécurité, administrateur des processus de gestion et administrateur des calculs.
Processus de gestion
Vous pouvez configurer les processus de gestion pour avoir des configurations partagées entre tous les établissements ou au niveau de l'établissement. Les processus de gestion propres à un établissement peuvent nécessiter une configuration de sécurité supplémentaire.
Certains processus de gestion doivent être propres à un établissement. Exemple : les processus de gestion d'aide financière doivent être indépendants pour tous les établissements.
Reporting
Vous pouvez utiliser le rapport
Rechercher une configuration de niveau d'entité universitaire
pour afficher toutes les entités universitaires de votre environnement client, y compris celles désignées comme établissements. Vous pouvez consulter ce rapport lorsque vous établissez la structure universitaire de votre système.Lorsque vous créez des rapports, prévoyez de consolider les données de plusieurs établissements dans un seul rapport afin de garantir la cohérence du reporting.
Intégrations
Lorsque vous créez des intégrations, tenez compte des éléments suivants :
- Lorsque vous pouvez partager des informations au niveau d'un établissement ou du système. Exemples : déclaration fiscale et entrepôts de données.
- Les intégrations pouvant être standardisées et consolidées entre les établissements.
- Les services tiers existants que vous pouvez consolider ou conserver dans votre système. Exemple : processeurs de paiement en ligne.
- En créant des intégrations d'aide financière distinctes pour chaque établissement de votre environnement client.
Relations et interactions
Identifiants universels | Les identifiants universels vous permettent de créer le même identifiant pour les étudiants, les salariés et les salariés qui fréquentent actuellement vos établissements. Les identifiants universels peuvent également vous aider à gérer les personnes occupant plusieurs rôles dans différents établissements. |
Aide financière | Configurez et sécurisez les éléments d'attribution qui nécessitent des demandes de prêt par établissement. Exemple : prêts PLUS et prêts de variantes. La configuration de ces éléments d'attribution pour des entités universitaires spécifiques peut entraîner des résultats inattendus. Si vous voulez que les utilisateurs puissent regrouper l'aide financière pour les étudiants, affectez-les à un rôle qui dispose au moins d'un accès Afficher aux bourses étudiantes. |
Les identifiants universels vous permettent de créer le même identifiant pour les étudiants, les salariés et les salariés qui fréquentent actuellement vos établissements. Les identifiants universels peuvent également vous aider à gérer les personnes occupant plusieurs rôles dans différents établissements.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.