Étapes : gérer les adhésions aux cohortes d'étudiants pour les dossiers universitaires

Créez des cohortes d'étudiants.

Confirmez ou demandez l'accès aux dossiers universitaires des étudiants dont vous souhaitez gérer l'affiliation.

Vous pouvez gérer à quel moment et quels étudiants appartiennent à vos cohortes, en veillant à ce que l'affiliation représente bien l'objectif des cohortes au fil du temps. La gestion de l'affiliation à une cohorte vous aide à :

Organiser de manière flexible et précise vos populations étudiantes afin de mieux les aider.

Vous assurer que Workday applique le traitement en aval aux bons étudiants.

Exemple : vous pouvez appliquer des calculs de manière sélective uniquement aux étudiants dont le dossier de reporting fait partie de manière active d'une cohorte à la date de début standard de la période universitaire.

Vous pouvez :

Ajoutez un étudiant à une ou plusieurs cohortes.

Ajouter plusieurs étudiants à une cohorte.

Retirer un étudiant d'une ou de plusieurs cohortes.

Retirer plusieurs étudiants d'une cohorte.

Modifier lorsque le statut d'affiliation de l'étudiant dans la cohorte change.

Créez des ensembles de cohortes en fonction de types de cohorte.

Actualiser manuellement les cohortes en fonction de critères afin que l'affiliation n'inclue que les étudiants qui répondent aux critères.

Appliquer des remplacements temporaires aux affiliations pour les cohortes par critère.

Lorsque vous ajoutez manuellement des étudiants à une cohorte fondée sur des critères, Workday applique les modifications comme des valeurs de remplacement. Vous pouvez spécifier des remplacements temporaires en sélectionnant une date de début et de fin pour ajouter ou supprimer un étudiant. Workday n'évalue plus le dossier universitaire par rapport aux critères d'inclusion ou de retrait de la cohorte après les dates que vous avez indiquées.

Un étudiant est un membre actif d'une cohorte uniquement si un ou plusieurs de ses dossiers universitaires font actuellement partie de la cohorte.

Ajouter un étudiant aux cohortes

Accédez à la tâche

Ajouter un étudiant à une cohorte

Sélectionnez cette option lorsque l'étudiant commence à adhérer aux cohortes sélectionnées.

Pour spécifier un remplacement temporaire, sélectionnez une option pour ajouter l'étudiant

Par date spécifique

Workday évalue l'étudiant pour l'affiliation à la cohorte en fonction de critères après la date que vous avez sélectionnée.

Pour les étudiants ayant plusieurs dossiers universitaires, sélectionnez uniquement ceux que vous souhaitez ajouter.

Sécurité : domaine Manage: Student Cohort Membership for Academic Records
dans le domaine fonctionnel Academic Advising.

Retirer un étudiant des cohortes

Accédez à la tâche

Retirer un étudiant de la cohorte

Sélectionnez cette option lorsque l'étudiant n'appartient plus aux cohortes sélectionnées.

Pour spécifier un remplacement temporaire, sélectionnez une option pour supprimer l'étudiant

finalisé au plus tard le

Workday évalue l'étudiant à retirer de l'adhésion à la cohorte en fonction de critères après la date que vous avez sélectionnée.

Pour les étudiants ayant plusieurs dossiers universitaires, sélectionnez uniquement ceux que vous souhaitez supprimer.

Sécurité : domaine Manage: Student Cohort Membership for Academic Records
dans le domaine fonctionnel Academic Advising.

Ajouter ou retirer plusieurs étudiants à une cohorte

Accédez au rapport

Rechercher des dossiers universitaires

Vous pouvez filtrer les résultats par facette.

Sécurité : domaine Reports: Academic Records
dans le domaine fonctionnel Student Records.

Sélectionnez les étudiants renvoyés par la recherche, tous ou un à un.

Cliquez sur

Ajouter des dossiers universitaires à la cohorte

Retirer des dossiers universitaires de la cohorte

Sécurité : domaine Manage: Student Cohort Membership for Academic Records
dans le domaine fonctionnel Academic Advising.

Sélectionnez une

cohorte d'étudiants

Pour indiquer un remplacement temporaire pour l'ajout ou le retrait de dossiers universitaires, sélectionnez une option pour

Par date spécifique

Consulter la notification sur la page des notifications.

Explorez en détail les résultats des dossiers universitaires que Workday a ajoutés ou supprimés avec succès.

Attribuer un rôle de recouvrement de cohorte

Vous pouvez autoriser d'autres administrateurs à créer des cohortes, en fonction des types de cohorte. À cette fin, vous créez un nouveau groupe de sécurité par rôle pour le rôle de groupe de cohortes.

Vous pouvez autoriser un titulaire de rôle dans un ensemble de cohortes à effectuer les actions suivantes :

Créer et mettre à jour des cohortes dans leurs ensembles.

Mettre à jour l'appartenance des étudiants qui appartiennent actuellement à des cohortes dans leurs collection.

Vous pouvez également accorder aux titulaires de rôle les mêmes droits d'accès que ceux que vous avez configurés pour les rôles dans les cohortes en activant le rôle pour les ensembles de cohortes.

Vous pouvez ensuite autoriser les administrateurs à ajouter des étudiants auxquels ils n'ont pas encore accès via un rôle dans la cohorte ou l'ensemble de cohortes. Exemple : configurez l'accès à un rôle dans le domaine Student Data: Student Profile
pour permettre aux administrateurs d'ajouter des étudiants uniquement aux cohortes dont ils sont responsables.

Les administrateurs ayant un rôle dans un ensemble de cohortes peuvent utiliser la tâche

Créer une cohorte d'étudiants pour un ensemble

afin de créer des cohortes uniquement pour les types de cohorte de l'ensemble.

Sécurité : domaine Manage: Student Cohorts in Collections
dans le domaine fonctionnel Academic Advising.

(Facultatif) Replanifier les modifications de l'affiliation d'un étudiant à une cohorte

Accédez à la tâche

Modifier l'adhésion à une cohorte d'étudiants

Replanifiez les modifications existantes apportées à l'affiliation d'un étudiant afin que Workday représente avec précision son statut dans une cohorte au fil du temps.

Sécurité : domaine Manage: Edit Student Cohort Membership for Academic Records
dans le domaine fonctionnel Academic Advising.

(Facultatif) Actualiser l'affiliation à une cohorte en fonction de critères

Sélectionnez

Promotion d'étudiants - Mettre à

jour l'affiliation d'une cohorte

dans le menu des actions associées d'une cohorte d'étudiants fondée sur des critères.

Pour les cohortes basées sur des critères, mettez à jour l'affiliation de sorte que seuls les étudiants qui correspondent actuellement aux critères appartiennent à la cohorte.

Workday :

Met immédiatement à jour l'appartenance à la cohorte.

Conserve le statut d'affiliation des dossiers universitaires que vous avez déjà appliqués comme remplacements.

Sécurité : domaine Manage: Edit Student Cohort Membership for Academic Records
dans le domaine fonctionnel Academic Advising.

Workday applique les traitements que vous configurez en fonction des changements d'affiliation aux cohortes. Exemple : Workday met à jour les dossiers universitaires auxquels vos titulaires de rôles de cohorte peuvent accéder. Les autorisations que vous accordez aux rôles dans les cohortes permettent uniquement d'accéder aux dossiers universitaires actuels dans la cohorte.

Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour vérifier les modifications apportées à l'affiliation aux cohortes :

Étudiants actifs dans la cohorte

sur le profil de la cohorte d'étudiants pour les modifications d'affiliation que vous avez planifiées d'appliquer immédiatement ou par le passé.

Affectations d'affiliation à une cohorte future

sur le profil d'une cohorte d'étudiants manuelle pour les changements d'affiliation que vous avez planifiés à une date future.

Remplacements des affectations d'affiliation à une cohorte

dans le profil d'une cohorte d'étudiants fondée sur des critères. Afficher les remplacements dans la colonne

Action

Afficher l'historique de la cohorte d'étudiants

pour chaque étudiant. Afficher les remplacements dans la colonne

Action