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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-06-28
Automatiser les affectations (Intake)

Automatiser les affectations (Intake)

Vous pouvez automatiser l'affectation des contrats et des projets en définissant des règles pour affecter des demandes à des utilisateurs spécifiques. Le titulaire devient alors le responsable du contrat ou du projet créé correspondant. L'automatisation de l'affectation permet à votre équipe des achats de gérer elle-même les affectations de projets et de demandes de contrat.
Vous pouvez redéfinir la priorité et modifier vos règles, et corriger toutes les règles qui doivent être réaffectées en raison de changements dans votre organisation.
  1. Accédez à :
    • automatisation
      Affectation des nouveaux projets
       depuis le menu
      Paramètres
      .
    • automatisation
      Affectation des nouveaux contrats
       depuis le menu
      Paramètres
      .
  2. Cliquez sur
    Créer une nouvelle règle
    .
    Vous pouvez affecter des contrats ou des projets à des utilisateurs actifs occupant un rôle de
    Responsable du sourcing
     ou un rôle plus important.
    Lorsque vous désactivez des utilisateurs ou que vous mettez à jour les responsabilités des parties prenantes, les règles d'affectation devront sans doute être revues. Lorsque Strategic Sourcing ne peut pas affecter une demande à un utilisateur, celle-ci prend le statut Non affectée et Strategic Sourcing envoie une notification aux administrateurs.
    Lorsque vous saisissez plusieurs utilisateurs dans le champ
    Alors envoyer à…
    , vous devez sélectionner un modèle de routage pour déterminer la façon dont Strategic Sourcing sélectionne le responsable du sourcing.
    Option Description
    Séquentiel
    Affecte les demandes d'affectation aux propriétaires du sourcing selon l'ordre indiqué dans le champ
    Alors envoyer à
     .
    Exemple : vous créez une règle de routage des affectations avec 3 utilisateurs répertoriés dans l'ordre suivant : Marcus, Alex et Sarah. Lorsque vous recevez quatre demandes d'affectation, Strategic Sourcing les achemine comme suit :
    • Marcus reçoit la première demande.
    • Alex reçoit la deuxième demande.
    • Sarah reçoit la troisième demande.
    • Marcus reçoit la quatrième demande.
    Répartition à parts égales
    Affecte les demandes d'affectation en fonction du nombre de projets ou de contrats pour lesquels ils sont actuellement propriétaires du sourcing.
    Affectation par équipe
    Permet de définir des autorisations pour tous les utilisateurs que vous ajoutez à la règle.
  3. (Facultatif) Glissez et déposez les règles pour les réorganiser.
    Strategic Sourcing vérifie les règles en commençant par le haut.
Les formulaires d'affectation qui correspondent à vos règles génèrent une affectation dans le pipeline et les contrats, et une notification est envoyée à l'utilisateur.