Éléments de définition : Workday Strategic Sourcing

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de Workday Strategic Sourcing (WSS). Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

WSS est une plateforme qui rationalise votre processus du sourcing jusqu’au contrat. Vous pouvez créer et gérer les éléments suivants :

Projets.

Événements de sourcing.

Contrats.

Fournisseurs.

Avantages pour l'entreprise

Visibilité et reporting sur les projets de sourcing en cours et terminés.

Processus standardisé pour les équipes de sourcing et leurs parties prenantes.

Possibilité pour les parties prenantes de rester informées quant au statut et à l'avancement des projets.

Possibilité de comparer rapidement les prix proposés par les fournisseurs et de leur envoyer une notification leur indiquant si leur offre est retenue ou non.

Gestion de la communication et des négociations avec les fournisseurs directement dans WSS.

Organisation des obligations contractuelles, y compris les renouvellements, dans un référentiel centralisé.

Meilleur contrôle des approbations avec une visibilité tout au long du processus de sourcing.

Centralisation au même endroit du référencement des fournisseurs, de la collecte d'informations et de l'approbation.

Utilisation du reporting et du répertoire des fournisseurs pour avoir une vue d'ensemble de toutes les activités avec les fournisseurs.

Cas d'utilisation

Gérer de A à Z les processus liés à des projets d'achat et collaborer avec les équipes concernées.

Automatiser les flux d'approbation des contrats et être tenu informé des activités de renouvellement à venir.

Obtenir des analyses quant aux informations clés d'un fournisseur, comme le niveau de risques, lors du référencement d’un fournisseur.

Recueillir le feedback des parties prenantes sur les fournisseurs afin d'améliorer le sourcing.

Questions à se poser

Objet	Questions	Éléments à prendre en compte
Pipeline	Comment souhaitez-vous segmenter l'accès aux projets entre les utilisateurs ?	Vous pouvez configurer des paramètres d'équipe pour les projets de votre pipeline afin d'activer différents niveaux d'accès pour les utilisateurs suivants : Utilisateurs ayant acquis une licence. Parties prenantes.
Pipeline/Contrats	Quels types de projet et de contrat et quels processus votre organisation utilise-t-elle ?	Vous pouvez définir des types de projet et de contrat et des modèles de jalon pour chaque type.
Pipeline	Quels types de projet vos parties prenantes demandent-elles ?	Vous pouvez avoir plusieurs types de projet disponibles pour l'affectation ou une affectation générale pour plusieurs types de demande.
Pipeline/Contrats	Quelles sont les données de projet et de contrat pour lesquelles vous devez effectuer un suivi et générer des rapports ?	Vous pouvez utiliser des champs par défaut et personnalisés dans les types de projet et de contrat que vos parties prenantes et utilisateurs ayant acquis une licence peuvent compléter.
Pipeline	Quel suivi des économies actuelles ou futures devez-vous effectuer ?	Vous pouvez assurer le suivi des économies réalisées sur les projets en définissant des types d'économies dans les paramètres de l'unité légale.
Contrats	Les contrats doivent-ils être approuvés par d'autres parties avant leur conclusion ?	Vous pouvez configurer le déclenchement de flux d'approbation avant qu’un contrat ne devienne actif.
Sourcing	Votre équipe de sourcing utilise-t-elle actuellement des modèles de demandes de prix ou d'appels d'offres pour standardiser les processus ?	Vous pouvez modéliser des événements de sourcing complets, des questionnaires et des feuilles de calcul. La création de modèles pour le texte ou les questions standard posées à l'ensemble de l'organisation dans les demandes de prix ou appels d'offres permet aux responsables du sourcing de créer une base à partir de laquelle définir plus rapidement leurs événements.
Sourcing	Comment les fournisseurs sont-ils informés que des offres sont attribuées ou rejetées ?	Vous pouvez définir des modèles d’e-mail d’attribution ou de rejet. La fonction Synthèse de l'attribution permet d'assurer le suivi des attributions dans Strategic Sourcing pour répondre aux besoins de traçabilité.
Gestion des fournisseurs	Quelles sont les données dont vous devez assurer le suivi dans les profils fournisseurs ?	Vous pouvez effectuer le suivi et générer des rapports sur les données de vos champs personnalisés configurés dans les profils fournisseurs.
Gestion des fournisseurs	Quelles informations collectez-vous pour le référencement initial de chaque fournisseur ?	Vous pouvez créer des modèles de formulaire de référencement dans la bibliothèque de modèles pour standardiser les informations que vous collectez auprès des fournisseurs.
Gestion des fournisseurs	Quel est votre processus d'approbation pour le référencement des fournisseurs ?	Vous pouvez définir les formulaires fournisseurs de manière à ce que les parties concernées évaluent et approuvent les réponses au formulaire avant la finalisation.
Gestion des fournisseurs	Sur quels domaines de performance évaluez-vous les fournisseurs ?	Vous pouvez créer un modèle d'évaluation de la performance pour lancer une évaluation de la performance. Les en-têtes de section du modèle principal déterminent les domaines sur lesquels vous évaluez la performance de tous les fournisseurs.
Gestion des fournisseurs	Comment impliquez-vous le fournisseur dans le processus d'évaluation de la performance ?	Vous pouvez choisir les fournisseurs que vous invitez à participer à une évaluation de la performance créée par vous-même ou par votre équipe.

Recommandations

Pipeline et contrats: Créez au moins une équipe disposant d'un accès complet à l'ensemble des projets.
Limitez les champs du formulaire d'affectation au strict minimum pour qu’il soit facile et rapide à soumettre par les parties prenantes.
Vous pouvez choisir de rendre plusieurs projets et contrats disponibles pour l’affectation ou de créer un formulaire d'affectation pour leur organisation. Si votre projet ou formulaire d'affectation ne compte que quelques champs personnalisés, déplacez tous les champs dans Détail du projet.
Utilisez des champs sous conditions pour réduire le nombre de types de contrat et de projet requis.
Réduisez au strict minimum le nombre de passages manuels au statut Actif (pour les projets) et au statut En cours (pour les contrats) par les membres de l’équipe.
Utilisez des jalons pour signaler les approbations obtenues pendant qu'un projet a le statut Actif ou qu'un contrat a le statut En cours.
Utilisez des modèles de jalons pour gérer les tâches dont une partie prenante autre que le propriétaire doit être responsable ou à des fins de reporting.
Pour des rapports plus explicites, gérez les catégories et sous-catégories avec des champs personnalisés dépendants à sélection unique plutôt qu’avec un champ de catégorie par défaut. Le champ de catégorie par défaut ne vous oblige pas à sélectionner une sous-catégorie, et lorsqu'un utilisateur sélectionne une sous-catégorie, le champ de catégorie ne s’affiche pas dans le rapport.
Utilisez la synchronisation bilatérale des parties prenantes par défaut pour les projets Strategic Sourcing, sauf si un cas d'utilisation spécifique nécessite une synchronisation unilatérale, voire aucune synchronisation.
Sourcing: Suivez les champs personnalisés d'un événement au niveau du projet afin de garantir la disponibilité des données de sourcing pertinentes dans les rapports sur le projet.
Créez au moins un modèle d'événement à partager avec
Toute l'unité légale
. Ce modèle fournit une base que les utilisateurs peuvent modifier et compléter pour leurs événements individuels.
Utilisez des sections incluant des conditions et des questions requises sous conditions lorsque vous créez des modèles d'événement, afin de réduire la quantité d'informations à remplir par les fournisseurs.
Diminuez le nombre de modèles d'événement partagés avec certains groupes de parties prenantes pour minimiser le suivi administratif.
Gestion des fournisseurs: Utilisez des sections incluant des conditions et des questions requises sous conditions lorsque vous créez des modèles de formulaire, afin de réduire la quantité d'informations à recueillir auprès des fournisseurs.
Limitez au strict minimum le nombre de questions du formulaire fournisseur que vous mappez à un profil fournisseur pour faciliter et simplifier l'affichage des profils fournisseurs.
Pour les informations de référencement que vous renseignez en interne aujourd'hui, suivez les champs dans un projet plutôt que dans un modèle de formulaire.
Utilisez des champs personnalisés plutôt que des balises dans un profil fournisseur. Ces champs permettent de standardiser la terminologie pour tous les fournisseurs et de mettre à jour les données par le biais d'outils d'import des données.

Actions requises

Aucun impact.

Limites

Aucun impact.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Dans le domaine fonctionnel Integrations : Integration Build Integration Configure	Vous pouvez transférer les données de sourcing entre Workday et WSS à l'aide d'une intégration.
Security Configuration dans le domaine fonctionnel System.	Vous pouvez définir l'authentification unique pour WSS.

Processus de gestion

Aucun impact.

Reporting

Rapports ou tableaux de bord	Description
Aperçu du pipeline	Tableau de bord principal des projets offrant un récapitulatif de vos projets et des économies.
Tableau de bord des événements	Tableau de bord principal des événements offrant un récapitulatif de vos événements et des dépenses.
Tableau de bord des contrats	Tableau de bord principal des contrats offrant un récapitulatif de vos contrats.
Rapports personnalisés	La page Rapports vous permet de créer des rapports à partir des données que vous sélectionnez.

Intégrations

Type d'intégration	Description
Connecteur Supplier	Permet de référencer les fournisseurs et de transférer les informations sur les fournisseurs entre WSS et Workday.
Intégration d'attribution selon demande d'achat	Automatise le processus de création des demandes d'achat dans Workday à partir des attributions dans WSS.

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.