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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : mettre à jour l'accès des demandes d'achat à des biens et services

Étapes : mettre à jour l'accès des demandes d'achat à des biens et services

  • Familiarisez-vous avec les groupes de sécurité par segment et la sécurité segmentée.
  • Déterminez si vous devez limiter les segments de données à des groupes d'employés.
Vous pouvez configurer la sécurité par segment pour limiter la disponibilité des biens et services que vos employés peuvent acheter auprès des fournisseurs dans le cadre du processus de demande d'achat. En procédant de la sorte, les employés peuvent uniquement accéder à ce qui est activé pour leur groupe.
La sécurité segmentée requiert de nombreuses tâches de planification. Avec les :
  • Segments de sécurité, les valeurs incluses peuvent appartenir à plusieurs segments ou s'exclure mutuellement.
  • Groupes de sécurité, les employés peuvent faire partie d'un ou plusieurs groupes et avoir accès à un ou plusieurs segments de sécurité.
  1. Créez des segments de sécurité pour les éléments suivants :
    • Catégories de dépense et hiérarchies de catégories de dépense : accédez à la tâche
      Créer un segment de sécurité de catégorie de dépense de demande d'achat
      .
    • Fournisseurs : accédez à la tâche
      Créer un segment de sécurité de fournisseur de demande d'achat
      .
    • Liens fournisseurs : accédez à la tâche
      Créer un segment de sécurité de lien fournisseur
      .
    • Contrats fournisseurs : accédez à la tâche
      Créer un segment de sécurité de contrat fournisseur
      .
    • Entités demandeuses : accédez à la tâche
      Créer un segment de sécurité de l'entité demandeuse des achats
      .
    Workday axe la sécurité segmentée sur l'utilisateur connecté et non sur le demandeur affecté à la demande d'achat.
    Sécurité : domaine
    Procurement Segmented Setup
     dans le domaine fonctionnel System.
  2. Accédez au rapport
    Configuration de la sécurité des segments de demande d'achat
    .
    Définissez et révisez la sécurité segmentée pour les demandes d'achat en un seul endroit en utilisant cet espace de travail. Les employés associés au segment peuvent sélectionner ces valeurs. Créez suffisamment de segments pour couvrir chaque accès de sécurité unique. Exemple : créez des segments différents pour les cadres, les responsables et les salariés. Workday vous recommande de les créer du moins restrictif au plus restrictif.
    1. Cliquez sur le bouton
      Ajouter un segment
       et sélectionnez le type.
    2. Pour vos sélections, tenez compte des éléments suivants :
      Champ
      Description
      Catégorie de dépense
       et
      Hiérarchie de catégories de dépense
      Contrôle les catégories de dépense et les hiérarchies disponibles dans les demandes d'achat, notamment :
      • Biens et services ad hoc (via le lien
        Demander des articles hors catalogue
         ).
      • Lignes de demande d'achat d'articles d'achat (via le lien
        Rechercher dans un catalogue
        ).
      • Lignes de demande d'achat de services liés à un projet (via le lien
        Faire une demande de services liés à un projet
        ).
      Les hiérarchies intègrent toutes les hiérarchies enfants et leurs catégories de dépense. Workday limite les articles d'achat via leur association à des catégories de dépense et hiérarchies.
      Fournisseur
      Contrôle les fournisseurs accessibles dans les demandes d'achat, notamment :
      • Lignes de demande d'achat ad hoc (via le lien
        Demander des articles hors catalogue
         ).
      • Lignes de demande d'achat d'articles d'achat (via le lien
        Rechercher dans un catalogue
        ).
      • Lignes de demande d'achat de services liés à un projet (via le lien
        Faire une demande de services liés à un projet
        ).
      Liens fournisseurs
      Contrôle les liens fournisseurs accessibles dans les demandes d'achat lorsqu'un employé clique sur le lien
      Se connecter à des sites web de fournisseur
       dans une demande d'achat.
      Contrats fournisseurs
      Contrôle les catalogues accessibles dans les demandes d'achat (via le lien
      Rechercher dans un catalogue
      ). Faites votre sélection parmi les contrats contenant des articles sur catalogue.
      Entité demandeuse
      Contrôle les valeurs d'en-tête de la demande d'achat que Workday renseigne à partir des informations de l'entité demandeuse. Vous pouvez également utiliser les entités demandeuses pour limiter l'affichage des articles dans le catalogue pour les entités associées.
  3. Accédez à la tâche
    Create Security Group
    .
    Créez les groupes de sécurité à associer aux segments de sécurité (si les groupes existants ne répondent pas à vos besoins). Vous pouvez créer des groupes en fonction de critères tels que le site, le rôle, l'emploi ou l'organisation. Vous pouvez également affecter des utilisateurs spécifiques à un groupe de sécurité par utilisateur.
    • Sélectionnez le
      domaine fonctionnel
      Procurement
      .
    • Sélectionnez la règle de sécurité.
    • Supprimez le groupe de sécurité par défaut
      All Users
      .
    • Ajoutez vos groupes de sécurité par segment. Leurs membres n'auront accès qu'aux valeurs incluses dans les segments de sécurité associés.
  7. Testez les modifications apportées à la règle de sécurité.
    Connectez-vous avec l'identité d'un utilisateur différent pour chaque segment et vérifiez qu'ils ont accès uniquement aux articles associés à leurs groupes de sécurité par segment. Vous pouvez :
    • Tester les catégories de dépense et les fournisseurs en utilisant le lien
      Demander des articles hors catalogue
       dans une demande d'achat.
    • Tester les catégories de dépense, les fournisseurs et les contrats fournisseurs en utilisant le lien
      Rechercher dans un catalogue
       dans une demande d'achat.
    • Tester les catégories de dépense et les fournisseurs en utilisant le lien
      Faire une demande de services liés à un projet
       dans une demande d'achat.
    • Tester les liens fournisseurs en utilisant le lien
      Se connecter au site web d'un fournisseur
       dans une demande d'achat.
Pendant le processus de demande d'achat, les employés peuvent uniquement sélectionner les biens et services auxquels ils ont accès, en fonction des groupes de sécurité par segment auxquels ils appartiennent.
  • Sécurité segmentée par catégorie de dépense
     : autorise les acheteurs ayant un rôle IT à accéder à toutes les catégories de dépense, mais empêche tous les autres employés d'accéder au matériel.
  • Sécurité segmentée par fournisseur
     : empêche le contrôleur d'accéder aux fournisseurs informatiques, mais autorise l'acheteur à y accéder.
  • Sécurité segmentée par liens fournisseurs
     :
    • Autorise les acheteurs de la région Ouest à se connecter aux sites de fournisseurs de cette région.
    • Autorise les acheteurs de la région Nord-est à se connecter aux fournisseurs de cette région.
  • Sécurité segmentée par contrats fournisseurs
     :
    • Autorise les employés de la région Ouest à accéder uniquement aux catalogues de cette région.
    • Autorise les employés de la région Nord-est à accéder uniquement aux catalogues de cette région.
Pour supprimer des segments de sécurité :
  • Utilisez la tâche
    Supprimer un segment de sécurité des achats
    .
  • Supprimez le segment du groupe de sécurité par segment auquel il appartient.
Concept : groupes de sécurité